Para mejorar la eficiencia de uso medios tecnicos, se establecen reglas uniformes para el procesamiento de documentos y sus detalles, se lleva a cabo la unificación de la composición, las formas de los documentos y los procesos para trabajar con documentos. Si en cada organización los pedidos, los contratos y los certificados se redactan de diferentes maneras, el trabajo con los documentos será significativamente complicado. Por lo tanto, para reducir el número de formularios utilizados, se han desarrollado formularios de documentos unificados (UFD). Son un conjunto de atributos dispuestos en un orden determinado.
El orden de los detalles en el documento está determinado por las tareas para cuya solución se crea este documento. Existen requisitos y reglas uniformes para la elaboración de documentos de gestión, independientemente de si se trata de una empresa estatal o comercial; qué tipo de actividad realiza la empresa; El trabajo de oficina se realiza mediante tecnología informática o de forma tradicional. El cumplimiento de las reglas uniformes para el papeleo asegura: fuerza legal de los documentos; preparación y ejecución de documentos de alta calidad y oportuna; organización de la búsqueda operativa de documentos
Cualquier documento consta de varios elementos, por ejemplo, fecha, texto, firma. En el trabajo de oficina, estos elementos se denominan requisitos. Cada tipo de documento (pedido, carta) tiene un cierto conjunto de detalles. El estándar establece el conjunto máximo de atributos utilizados en los documentos de gestión. Al compilar un documento específico, no es necesario utilizar todos los detalles. Como ya se mencionó, el número y orden de ubicación de los requisitos depende de las tareas para cuya solución este documento destinado a.
Lista de requisitos:
Atributos variables constantes (de 1 a 8) (de 9 a 30):
01. Emblema del estado Federación Rusa colocado en documentos en blanco de acuerdo con el Reglamento sobre el emblema estatal de la Federación de Rusia.
02. El escudo de armas de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia se coloca en formularios de documentos de conformidad con actos legales sujetos de la Federación de Rusia.
03. El logotipo de la organización o la marca registrada se coloca en el membrete de las organizaciones de acuerdo con la carta. El emblema no se reproduce si el formulario ya tiene el escudo de armas de la RUz o el escudo de armas del sujeto de la RUz.
04. El código de organización se asigna al Clasificador de empresas y organizaciones de todos los republicanos (OKPO). Por lo general, OKPO se coloca en los membretes oficiales que se proporcionan a las organizaciones gubernamentales.
05. El número de registro estatal principal de la empresa se coloca de acuerdo con los documentos emitidos por las autoridades fiscales.
06. El número de identificación del contribuyente (DCI / STIR) se coloca de acuerdo con los documentos emitidos por las autoridades fiscales;
07. El código del formulario del documento se coloca de acuerdo con el clasificador de la documentación de gestión;
Encima del nombre de la organización, indique el nombre abreviado de la organización matriz (si corresponde) y, en ausencia del nombre abreviado, el nombre completo de la organización matriz.
El nombre abreviado de la organización se da en los casos en que está consagrado en los documentos constitutivos de la organización. El nombre abreviado se coloca debajo del nombre completo entre paréntesis. Los documentos de las sociedades anónimas indican el tipo de corporativización: sociedad anónima abierta o cerrada. Un nombre en un idioma extranjero se reproduce en los casos en que está consagrado en la carta y se coloca debajo del nombre en el idioma del estado.
Requisitos variables
09.Los datos de referencia sobre la organización son: dirección postal, números de teléfono y otra información que decida la organización (números de fax, cuentas bancarias, dirección de correo electrónico, etc.).
10. El nombre del tipo de documento es un atributo importante. Está escrito en mayúsculas y está adherido a todos los documentos, excepto letras (excluyendo CARTA DE GARANTÍA).
11. La fecha del documento es la fecha de su firma o aprobación, para el acta - la fecha de la reunión o la adopción de la decisión, para el acto - la fecha del evento.
La fecha del documento está redactada en números arábigos en la siguiente secuencia: día, mes, año (28/05/2014)
También se permite el siguiente diseño de fecha: año, mes, día (27/08/2014)
En documentos regulatorios y financieros, se permite una forma verbal-digital de formatear la fecha, mientras que no se colocan comillas.
por ejemplo:
12. El número de registro del documento consiste en su número de serie (por ejemplo, número de orden 45), que, a discreción de la organización, puede complementarse con índices:
casos según la nomenclatura; divisiones estructurales; funcionarios nombres de tipos de documentos, etc.
por ejemplo:
3 - el número de la unidad estructural;
С - secretaría;
2 - número de caso según la nomenclatura;
45 - número de serie del documento.
45 - número de serie del documento;
BG-Boris Gromov;
2 - número de caso por nomenclatura.
En los documentos recopilados conjuntamente por varias organizaciones, los números de registro se colocan con una barra diagonal en el orden de los autores del documento (de izquierda a derecha).
Este requisito se completa al redactar una carta de respuesta.
14. El lugar de compilación o publicación del documento se indica si es difícil determinarlo mediante los detalles "Nombre de la organización" y "Datos de referencia sobre la organización".
15. El destinatario se indica en las letras. El destinatario pueden ser organizaciones, sus divisiones estructurales, funcionarios o particulares. Al dirigir un documento a una organización, su nombre y el nombre de la unidad estructural se indican en el caso nominativo. El cargo de la persona a quien va dirigido el documento se indica en el caso dativo.
El conjunto máximo de la variable "Destinatario" consta de las siguientes partes: el nombre de la organización; subdivisión estructural; cargo, apellido e iniciales; El atributo "Destinatario" está impreso en la parte superior derecha de la hoja del documento. En un documento no se indican más de cuatro destinatarios. Si hay más destinatarios, se compila una lista de correo.
16. El sello de aprobación del documento se coloca en la esquina superior derecha del documento.
Cuando un documento es aprobado por un funcionario, el sello de aprobación debe constar de la palabra APROBADO (sin comillas), el nombre del cargo de la persona que aprueba el documento, la firma personal, su transcripción y la fecha de aprobación.
Cuando un documento es aprobado por resolución, decisión, orden, protocolo, el sello de aprobación consta de la palabra APROBADO, el nombre del documento en el caso nominativo, su fecha y número.
17. La resolución la escribe el titular directamente en el documento e incluye:
El apellido del artista intérprete o ejecutante (a quien se confía la interpretación);
Período de ejecución;
Firma del gerente y fecha de firma.
18. El título del texto incluye un resumen del documento. El título puede responder preguntas:
¿Sobre qué (sobre quién)? (escrito con mayúscula)
por ejemplo:
Sobre el tiempo de entrega de los productos.
Sobre el departamento académico
¿Qué? (¿quién?) (escrito en minúscula)
por ejemplo:
Acto de aceptación de productos
INSTRUCCIONES DE OFICINA del gerente de la oficina
19. Una marca de control es puesta por un funcionario o una unidad que controla la ejecución de documentos. La marca de control se indica en el campo del documento junto al título con la letra "K", la palabra o sello "CONTROL".
20. El texto del documento es el elemento principal del documento.
Por lo general, el texto consta de dos partes:
La primera parte indica los motivos, fundamentos, finalidades de la elaboración del documento.
La segunda parte contiene conclusiones, propuestas, pedidos, etc.
21. La nota sobre la presencia de la solicitud, a la que se hace referencia en el texto, está redactada de la siguiente manera:
Apéndice: durante 7 años. en 2 copias.
Si el documento tiene un archivo adjunto, pero no se menciona en el texto, indique su nombre, el número de hojas y el número de copias. Si hay varias aplicaciones, están numeradas, por ejemplo:
Apéndice: 1. Lista de precios para el 14.05. 2000 2 i. En 1 copia.
22. La firma incluye el nombre del cargo de la persona que firmó el documento (indicando la organización, si el documento no está redactado en un formulario), firma personal y su descifrado.
Este requisito incluye el nombre del cargo de la persona que firma el documento (completo, si el documento no está redactado en un formulario, y abreviado en un documento redactado en un formulario), firma personal y su transcripción.
por ejemplo:
Director del Instituto Tecnológico y de Diseño sistemas automatizados Firma de la gerencia N.A. Ivanov o Director del Instituto Firma N.A. Ivanov
Cuando un documento es firmado por varios funcionarios, sus firmas se colocan una debajo de la otra en la secuencia correspondiente al cargo que ocupan.
por ejemplo:
Firma del Director de Planta V.V. Petrov
Firma del Contador Jefe V.M. Semenov
Cuando un documento está firmado por varias personas de igual rango, sus firmas se colocan al mismo nivel.
por ejemplo:
Viceministro de Comunicaciones de la Federación de Rusia Viceministro de Transporte de la Federación de Rusia
Firma A.A. Petrov Firma A.V. Smirnov
Los documentos redactados por la comisión indican no las posiciones de las personas que firman el documento, sino sus deberes como parte de la comisión de acuerdo con la distribución.
por ejemplo:
Presidente de la Comisión Signature N.V. Petrov
Miembros de la Comisión Firma K.M. Smirnova
Firma de S.P. Matveev
Firma V.A. Filatov
23. El sello de firma consta de la palabra ACORDADO, el nombre del cargo de la persona con quien se pacta el documento (incluyendo el nombre de la organización), firma personal, su decodificación y fecha.
por ejemplo:
ACORDADO
Jefe del departamento regional
educacion publica
Firma E.Ya. Petrov
24. Documento de aprobación de visa.
La aprobación del documento se elabora con una visa, que incluye la firma del aprobador, una transcripción de la firma (iniciales, apellido) y la fecha. Si es necesario, indique la posición del aprobador.
Las visas se colocan en la última hoja del original. documento administrativo, en copia del documento enviado (carta). Es posible emitir visas de un documento administrativo en una hoja separada. La visa se encuentra debajo del requisito de "Firma".
25. El sello certifica la autenticidad de la firma del funcionario en los documentos. En los documentos que certifiquen los derechos de los funcionarios, fijando los hechos de las transacciones financieras y comerciales relacionadas con el movimiento de inventarios y valores monetarios, así como específicamente previstos por los actos jurídicos, la firma del responsable debe estar certificada por un sello ( sello, redondo). El sello debe colocarse de tal manera que capture parte del título del cargo de la persona que firmó el documento.
26. Es necesaria una marca en la certificación de la copia para certificar la conformidad de la copia del documento con el original.
La marca contiene:
Inscripción de confirmación "Verdadero";
Cargo de la persona que certificó la copia;
Firma;
Descifrado de firmas;
Fecha de aseguramiento.
Para la certificación de los documentos más importantes, se coloca un sello. La notación en la certificación de la copia se encuentra debajo de la variable "Firma".
27. La nota sobre el intérprete incluye el apellido, nombre, patronímico del intérprete del documento y su número de teléfono. La marca se coloca en el anverso o, si no hay espacio, en el reverso de la última hoja del documento en la esquina inferior izquierda.
28. La nota sobre la ejecución del documento y su dirección en el caso incluye: breve información sobre la ejecución, el número del caso en el que se almacenará el documento, firma y fecha.
Una nota sobre la ejecución del documento y su dirección en el caso debe estar firmada y fechada por el albacea del documento o el jefe de la unidad estructural en la que se ejecutó el documento.
29. La marca en la recepción del documento en la organización contiene el número de serie y la fecha de recepción del documento.
La marca se coloca en el margen inferior de la primera hoja del documento.
30. El identificador de la copia electrónica del documento incluye el nombre del archivo, la fecha y otros datos de búsqueda establecidos por la organización.
Esta marca es útil para excluir volver a ingresar el documento en la PC; búsqueda rápida de un documento por nombre de archivo; identificación de la persona que ingresó el documento en la computadora.
La marca se coloca en la esquina inferior izquierda (encabezado y pie de página) de cada hoja del documento.
Cada documento tiene un conjunto individual de detalles, que refleja sus características y propósito en el proceso de gestión. Al mismo tiempo, los detalles separados son absolutamente obligatorios para cada documento, independientemente de su tipo y variedad. La ausencia de tales detalles en el documento lo priva de fuerza legal. Los requisitos obligatorios para todos los ORD incluyen: nombre de la organización, fecha del documento, número de registro, texto, firma.
Al redactar documentos, los detalles se agrupan en tres partes principales, en las que cualquier documento se puede dividir condicionalmente: encabezado, sustancial, formato.
Encabezamiento parte: este es el comienzo del documento, que contiene información sobre la organización (el autor del documento) y datos primarios sobre el documento en sí (detalles 01-16).
Formación parte: un conjunto de detalles que confirman la autenticidad del documento y la confiabilidad de la información que contiene (detalles 21-24). En la parte de formalización del documento, también hay marcas auxiliares de oficina en los documentos, que facilitan el trabajo con ellos (detalles 25-29).
La parte principal del documento es, por supuesto, significativa, es decir, texto o tabla, cuestionario, que refleje el significado y propósito del documento para el cual fue compilado.
Un estudio de la práctica de las organizaciones modernas muestra que no todos los transportistas de papel con información registrada pueden llamarse documentos. Y la razón principal de esto, como regla, es la ausencia o el diseño incorrecto de ciertos detalles del documento. En este sentido, cada especialista que trabaje con documentos oficiales debe conocer bien las reglas para el diseño de todas las inscripciones previstas por GOST R 6.30-97 sobre documentos organizativos y administrativos, así como las formas de organizar los detalles de la ORD y los tamaños de los campos asignados a ellos (ver Diagramas 1 y 2).
Esquema 1. La disposición angular de los detalles del ORD (GOST R 6.30-97, p. 11).
Esquema 2. Disposición longitudinal de los detalles ORD (GOST R 6.30-97, p. 12).
Los requisitos de los documentos se aplican, por regla general, en el anverso de una hoja de papel (registro de una cara), aunque GOST R 6.30-97 permite imprimir documentos utilizando el reverso de la hoja.
El papeleo bilateral es conveniente para redactar documentos con períodos de almacenamiento cortos (hasta 10 años). Documentos sujetos a almacenamiento a largo plazo, es mejor redactarlos en un lado de la hoja, lo que garantiza un mayor grado de seguridad del soporte de papel de la información.
De conformidad con el reglamento "Sobre el emblema estatal de la Federación de Rusia" reproducción Emblema del estado RF es obligatorio:
en membretes y sellos
en los membretes de los órganos centrales de la federación poder Ejecutivo
en membretes de otras autoridades ejecutivas
02 - Escudo de armas de la Federación de Rusia
El escudo de armas de una entidad constituyente de la Federación de Rusia se coloca en los formularios de documentos de las autoridades representativas y ejecutivas de las entidades constituyentes de la Federación de Rusia. El uso del escudo de armas está regulado por las regulaciones(leyes, estatutos, etc.) de los súbditos de la Federación.
El escudo de armas de una ciudad, región de la Federación de Rusia se coloca en los formularios de documentos de las autoridades representativas y ejecutivas de la ciudad y la región y está regulado por los actos normativos de las ciudades y regiones de la Federación de Rusia.
03 - El logo o marca comercial de la organización
El emblema o marca comercial de la organización (marca de servicio) se coloca en los formularios de los documentos de acuerdo con la ley de la Federación de Rusia "Sobre marcas comerciales, marcas de servicio y denominaciones de origen de productos". La imagen del emblema se coloca en el membrete de la organización de acuerdo con los documentos constitutivos (estatuto, estatuto). El emblema no se reproduce si en el formulario se coloca el emblema estatal de la Federación de Rusia o el emblema de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia.
04 - Código de organización
El código de organización se anota de acuerdo con el Clasificador de Empresas y Organizaciones de toda Rusia (OKPO). Para órganos el poder del Estado y administración, el código se coloca de acuerdo con el Clasificador de Organismos de Administración y Poder del Estado de toda Rusia (OKOGU). El código es un elemento de identificación electrónica de un documento y sirve para agilizar la transmisión de información documentada a través de canales de comunicación electrónica y para reducir posibles errores que surgen al transmitir nombres largos y difíciles de organizaciones.
05 - Número de registro estatal principal (ogrn) de una entidad legal
Número de registro estatal principal entidad legal adherido de acuerdo con los documentos emitidos por las autoridades fiscales.
06 - Número de identificación del contribuyente / código de motivo de registro (número de identificación del contribuyente / puesto de control)
El número de identificación del contribuyente / código de motivo de registro se anota de acuerdo con los documentos emitidos por las autoridades fiscales.
07 - Código de formulario del documento
El código del formulario del documento se adjunta de acuerdo con el Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia (OKUD). El código de formulario del documento sirve para acelerar la transmisión de información documentada a través de canales de comunicación electrónica y para reducir posibles errores. El OKUD contiene los nombres y designaciones de código de las formas unificadas de documentos incluidos en los Sistemas Unificados de Documentación (USD).
08 - Nombre de la organización
El nombre de la organización es una designación colectiva del autor del documento y debe corresponder al nombre consagrado en sus documentos constitutivos. Encima del nombre de la organización, indique el nombre abreviado o completo de la organización matriz, si corresponde. El nombre en un idioma extranjero se reproduce en los casos en que está consagrado en los documentos constitutivos de la organización y se encuentra debajo del nombre en ruso o a la derecha del mismo.
Se indica el nombre de la sucursal, departamento territorial, oficina de representación, unidad estructural, funcionario si son los autores del documento y se encuentran debajo del requisito "Nombre de la organización".
Si dos o más organizaciones preparan un documento, no se redacta en formularios. En este caso, los nombres de las organizaciones se ordenan de acuerdo con el rango. Si organizaciones del mismo rango, sus nombres se encuentran en el mismo nivel, de lo contrario, el nombre de la organización inferior se encuentra debajo del nombre de la organización superior.
Ministerio de Educación
región de Moscú
REGIONAL DE MOSCÚ
INDUSTRIAL Y ECONÓMICO
UNIVERSIDAD
TRABAJO DEL CURSO
Sobre la disciplina "Trabajo de oficina"
Tema "Reglas para el diseño de los detalles del documento de acuerdo con GOST R 6.30-2003"
Realizado
grupo P-1
Konova Elena
Jefe A.O. Goryunova
1. Introducción............................................... ............................................... 3
2. Detalles de los documentos de gestión y reglas para su ejecución ... 5
2.1. Reglas para el diseño de los detalles de la parte del encabezado ............... 8
2.2. Reglas para el registro de detalles de la parte principal ...................... 26
2.3. Normas para la elaboración de los detalles de la parte emisora .............. 29
3. Conclusión ............................................... ........................................... 41
4. Lista de literatura usada ............................................ . ........ 43
5. Aplicación ............................................... .......................................... 44
1. Introducción
Desde el 1 de julio de 2003, se introdujo GOST R 6.30-2003 - "Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para trámites ".
La publicación de la norma es de gran importancia, en primer lugar, para la unificación del diseño de documentos, lo que debería facilitar el intercambio automatizado de información y documentación. La aplicación del estándar no solo aumentará la cultura general de preparación de documentos, sino que también asegurará su vigencia legal, ya que el estándar nombra los detalles requeridos y determina el orden de su redacción.
En el nuevo estándar, el sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (USORD) es un sistema de documentación utilizado en cualquier organización, institución o empresa.
El uso de USORD está regulado por GOST R 6.30 - 20031 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para trámites ".
GOST se aplica a los documentos organizativos y administrativos previstos por el USORD (en adelante, documentos), - decretos, órdenes, órdenes, decisiones, protocolos, actos, cartas que registran decisiones sobre cuestiones administrativas y organizativas, así como cuestiones de gestión, interacción, apoyo y regulación de actividades:
Órganos federales de poder estatal de una entidad constituyente de la Federación de Rusia, incluidas las entidades constituyentes de la Federación de Rusia, que, junto con el ruso como idioma estatal, tienen órganos de autogobierno local;
empresas, organizaciones y sus asociaciones, independientemente de la forma organizativa y jurídica del tipo de actividad.
Esta norma internacional especifica:
la composición de los requisitos;
requisitos para el registro de datos;
requisitos para la producción, contabilidad, uso y almacenamiento de formularios con la reproducción del emblema estatal de la Federación de Rusia, los emblemas de las entidades constituyentes de la Federación de Rusia.
En los apéndices del GOST especificado, se dan los diagramas de diseño de los requisitos del documento organizativo y administrativo, es decir formulario de muestra del OSA con diferentes opciones para la ubicación de los detalles, muestras de formularios de documentos.
2. Detalles de los documentos de gestión y reglas para su ejecución.
Norma estatal R6.30-2003 “Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo ”establece la composición de los detalles de los documentos, los requisitos para el diseño de documentos de gestión, que fijan decisiones de cuestiones administrativas y organizativas, cuestiones de gestión de las autoridades estatales, empresas, organizaciones, sus asociaciones, independientemente de la organización y legal forma y tipo de actividad.
En la preparación y ejecución de documentos, se utilizan los siguientes detalles:
01 - Emblema estatal de la Federación de Rusia;
02 - escudo de armas de la entidad constitutiva de la Federación de Rusia;
03 - el emblema de la organización o marca comercial (marca de servicio);
04 - código de organización;
05 - número de registro estatal principal (OGRN) de una entidad legal;
06 - número de identificación del contribuyente / código motivo del registro (TIN / KPP);
07 - código de formulario del documento;
08 - nombre de la organización;
09 - datos de referencia sobre la organización;
10 - nombre del tipo de documento;
11 - fecha del documento;
12 - número de registro del documento;
14 - lugar de compilación o publicación del documento;
15 - destinatario;
16 - sello de aprobación del documento;
17 - resolución;
18 - encabezamiento del texto;
19 - nota sobre el control;
20 - texto del documento;
21 - marca sobre la presencia de la solicitud;
22 - firma;
23 - sello de aprobación de documentos;
24 - visa de aprobación de documentos;
25 - impresión impresa;
26 - una marca en la certificación de una copia;
27 - nota sobre el intérprete;
28 - una marca en la ejecución del documento y su dirección en el caso;
29 - marca en la recepción del documento en la organización;
30 - identificador de la copia electrónica del documento.
Algunos tipos de documentos pueden redactarse a mano (declaraciones, notas explicativas, etc.), pero generalmente los documentos oficiales se elaboran utilizando varios dispositivos de impresión.
Al hacer documentos, en formularios o en hojas de papel, se establecen los siguientes márgenes (al menos):
- izquierda y arriba - 20 mm;
- derecha e inferior - 10 mm.
Al ordenar los detalles del documento, se utilizan ocho posiciones de tabulador, ocho puntos de control, luego de lo cual comienzan a redactar los detalles del documento. En este caso, el recuento se realiza desde el borde del margen izquierdo de la hoja.
. ..... .......... ....... ....... ....... ....... .......
5ud 16ud 24ud 32ud 40 ud 48ud 56ud
0ª tabulación (margen izquierdo)
- nombre de la compañía;
- datos de referencia sobre la organización;
- nombre del tipo de documento;
- lugar de compilación o publicación del documento;
- encabezamiento del texto;
- texto (excepto el comienzo de los párrafos);
- marcar sobre la presencia de la aplicación;
- el nombre del puesto en la "firma" requerida;
- sello de aprobación (excepto para decodificar la firma);
- una marca en la certificación de una copia (excepto para el descifrado de la firma);
- marca sobre el artista intérprete o ejecutante;
- el segundo sello de aprobación (excepto para decodificar la firma).
1a tabulación (5 trazos desde el margen izquierdo)
- el comienzo de los párrafos del texto (incluidos los numerados).
2da posición del tabulador (16 trazos desde el borde del margen izquierdo)
- número de registro del documento;
3ra posición del tabulador (24 trazos desde el borde del margen izquierdo)
- utilizado al compilar tablas.
4ta posición del tabulador (32 trazos desde el borde del margen izquierdo)
- destinatario (cada elemento del requisito está impreso en una línea separada).
Quinta posición del tabulador (40 trazos desde el borde del margen izquierdo)
- sello de aprobación (excepto para decodificar la firma);
- sello que restringe el acceso al documento;
- el segundo sello de aprobación (excepto para decodificar la firma).
6ta tabulación (48 trazos desde el margen izquierdo)
- decodificación de la firma en la variable "firma";
- transcripción de la firma en el sello de aprobación;
- transcripción de la firma en el segundo sello de aprobación.
Séptima posición del tabulador (56 trazos desde el borde del margen izquierdo)
- numeración de títulos en la tabla;
- la palabra "copiar" al hacer copias de documentos;
- código de organización;
- código de formulario del documento.
2.1. Reglas para el diseño de detalles de la parte del encabezado.
Al preparar documentos, es necesario tener en cuenta los requisitos de los estándares para la composición y el diseño de cada detalle del documento.
Emblema del estado de la Federación de Rusia (apoyos 01).
Este atributo se muestra en el margen superior del documento, desplazado desde el borde de la hoja 3 mm en el centro de la zona para la ubicación de los atributos 01, 02, 03:
con una variante angular de la ubicación de los requisitos en el centro de la zona, igual a 15mmX73mm;
con la ubicación longitudinal de los requisitos - en el centro de la zona igual a 15mmX165mm.
La imagen reproducida del Emblema del Estado de la Federación de Rusia debe corresponder exactamente a la imagen establecida por la legislación vigente. El emblema estatal de la Federación de Rusia se coloca en los formularios de los documentos de los órganos e instituciones estatales determinados por el Decreto del Presidente de la Federación de Rusia.
Tales organizaciones e instituciones incluyen: Asamblea Federal, El Gobierno de la Federación de Rusia, el Tribunal Constitucional de la Federación de Rusia, el Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia, los órganos centrales del poder ejecutivo federal, tribunales federales, Fiscalía de la Federación de Rusia, Banco Central de la Federación de Rusia, Comisionado de Derechos Humanos, Cámara de Cuentas, Comisión Interdepartamental de Protección secretos de estado, así como misiones diplomáticas, oficinas consulares y otras misiones oficiales de la Federación de Rusia en el exterior, organismos gubernamentales.
El emblema estatal de la Federación de Rusia se coloca en los formularios de documentos de acuerdo con el Federal ley constitucional"Sobre el emblema estatal de la Federación de Rusia" (Legislación recopilada de la Federación de Rusia, 2000, Nº 52, Parte I, artículo 5021).
Escudo de armas de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia (apoyos 02).
El escudo de armas se representa en los membretes de las instituciones y organizaciones solo en los casos previstos por la ley. El emblema estatal de la Federación de Rusia se coloca en los formularios de los documentos de los órganos e instituciones estatales determinados por el Decreto del Presidente de la Federación de Rusia y de conformidad con el Reglamento sobre el Emblema del Estado de la Federación de Rusia. El escudo de armas de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia se coloca en membretes. organizaciones gubernamentales de conformidad con los actos jurídicos de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia. Estas son las formas de ministerios y departamentos, así como de instituciones que están en su vigencia, independientemente de su ubicación. La imagen reproducida debe cumplir estrictamente con la imagen que establece la legislación vigente.
La imagen del escudo de armas con la disposición longitudinal de los detalles estará en el centro del campo superior, y con la disposición angular de los detalles, en la parte izquierda del campo superior por encima de la mitad de la línea con el nombre. de la organización del autor. Los formularios con la imagen del emblema estatal de la Federación de Rusia y los emblemas de las entidades constituyentes de la Federación de Rusia son productos impresos sujetos a contabilidad.
La quinta sección especial de la norma está dedicada al procedimiento para la producción, contabilidad, uso y almacenamiento de formularios con la reproducción del emblema estatal de la Federación de Rusia y los emblemas de una entidad constituyente de la Federación de Rusia.
Al solicitar formularios con el escudo de armas de la Federación de Rusia, debe recordarse que el Gobierno de la Federación de Rusia ha emitido una Resolución "Sobre la racionalización de la producción, uso, almacenamiento y destrucción de sellos y formularios con la reproducción del Emblema del Estado de la Federación de Rusia "el escudo de armas de la Federación de Rusia se lleva a cabo únicamente mediante la impresión ... empresas que tienen licencias emitidas por el Comité de la Federación de Rusia para la Impresión para un tipo de actividad existente y certificados de la disponibilidad de técnicas y capacidades tecnológicas para la fabricación de este tipo de productos con el nivel de calidad adecuado ”.
Logotipo de la organización o marca registrada (utilería 03).
En el membrete, especialmente para organizaciones comerciales, el logotipo de la organización o la marca comercial (marca de servicio) se coloca de acuerdo con el estatuto (Reglamento sobre la organización). Es una imagen gráfica simbólica que refleja la dirección de actividad de una organización, empresa o firma. Muy a menudo, una marca registrada ( marca comercial empresas). Puede consistir en letras iniciales diseñadas gráficamente del nombre de la empresa o en una imagen que refleje la dirección principal de su actividad. El tamaño del logo no está limitado.
El emblema no se puede colocar en un membrete si ya se ha reproducido en él el emblema estatal de la Federación de Rusia o el emblema de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia.
El emblema facilita la búsqueda de un documento, le permite determinar inmediatamente de quién se recibió el documento (si es un corresponsal habitual) y mejora la apariencia estética del formulario. Sin embargo, el logo no puede reemplazar el nombre de la organización. Por nuestro lado, el emblema se encuentra en el campo superior del formulario sobre la mitad del nombre de la organización del autor, o en el margen izquierdo del formulario al nivel del nombre de la organización.
La marca comercial y la marca de servicio se muestran en el membrete de conformidad con los requisitos de la Ley de la Federación de Rusia. Una marca registrada es una designación que puede distinguir bienes y servicios de ciertos individuos de bienes y servicios similares de otras personas jurídicas o personas físicas.
Una marca puede registrarse a nombre de una entidad legal, así como a un individuo que realiza actividad empresarial... Las designaciones verbales, pictóricas, volumétricas y de otro tipo o sus combinaciones pueden registrarse como marcas comerciales. Se puede registrar una marca en cualquier color o combinación de colores. No está permitido registrar marcas que consistan únicamente en designaciones que sean: emblemas estatales, banderas y emblemas, nombres oficiales de estados, emblemas, nombres abreviados o completos de organismos internacionales intergubernamentales, marcas de control oficial, garantía y ensayo, sellos, premios, etc. Estas designaciones pueden incluirse como elementos no protegidos en una marca, si existe el consentimiento de la autoridad competente pertinente o de su titular. Reglas de zona y ubicación marca comercial en los membretes son los mismos que en el emblema.
Código de organización (variable 04).
El código de organización se anota de acuerdo con el Clasificador de Empresas y Organizaciones de toda Rusia (OKPO). Todas las empresas y organizaciones registradas en el territorio de la Federación de Rusia tienen un código OKPO. El código OKPO se puede poner en el formulario del documento de antemano, por ejemplo, cuando se produce mediante un método tipográfico.
Cada organización (entidad legal) debe estar registrada, tener su propio código de acuerdo con el Clasificador de Organizaciones y Empresas de toda Rusia (OKPO). Entonces, por ejemplo, cualquier organización (entidad legal) en Moscú debe estar registrada en la Cámara de Registro de Moscú, tener un certificado de que está incluido en el registro, después de lo cual el Comité de Estadísticas de la Ciudad de Moscú asigna a la organización un código OKPO. El código es un número de ocho dígitos, el último dígito del cual está impreso con un espacio, por ejemplo, el código de la Politécnica de Moscú es 0509876 5. Cada dígito en el código tiene una cierta carga informativa, indica que la organización pertenece a un determinada industria, hasta cierto nivel en una determinada industria, tipo de actividad, etc., etc.
El código de la organización, al igual que el código del formulario del documento, se coloca en los formularios del documento después de la variable "Nombre de la organización" (en los formularios generales) o después de la variable "Datos de referencia de la organización" en los membretes oficiales). El código de la organización es una especie de confirmación de la legalidad de la organización: el autor del documento. El código también es necesario cuando se introducen tecnologías informáticas para el procesamiento de la información.
El número de registro estatal principal (OGRN) de una persona jurídica (requisito 05).
El número de registro estatal principal (OGRN) de una entidad legal se coloca de acuerdo con los documentos emitidos por las autoridades fiscales.
Número de identificación del contribuyente / código de motivo de registro (requisito 06).
El número de identificación del contribuyente / código de motivo de registro (TIN / KPP) se coloca de acuerdo con los documentos emitidos por las autoridades fiscales.
Código de formulario del documento (atributo 07).
El código del formulario del documento se adjunta de acuerdo con el Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia (OKUD). Debe corresponder al código de la forma unificada del documento contenido en una sección específica del clasificador.
El código OKUD se usa con menos frecuencia y se coloca solo en documentos unificados, cuyo nombre se incluye en el clasificador de documentación de gestión de toda Rusia, por ejemplo:
· 0222152 - mesa de personal;
· 0276030 - programa de vacaciones;
0221052 - descripción del trabajo.
El código OKUD se coloca a la derecha del código de la organización. En una forma general, el código de forma del documento se imprime al redactar un tipo específico de documento.
Nombre de la organización (requisito 08).
En el documento, encontramos, en primer lugar, el autor del documento, es decir. el nombre de la organización o unidad estructural que preparó el documento. El autor del documento también puede ser un funcionario que tenga un formulario oficial. Las formas de las divisiones estructurales o de un funcionario se diseñan solo si el jefe de la división o un funcionario tiene derecho a firmar. En la mayoría de los casos, solo se indica en el formulario el nombre de la organización del autor, pero, además, una autoridad superior (el nombre de un ministerio o departamento, en organizaciones comerciales, el nombre de un consorcio o un grupo industrial y financiero) puede También se indicará encima en letras más pequeñas esta organización.
La autoridad superior se indica únicamente en las formas de aquellas empresas u organizaciones que tienen subordinación directa o administrativa.
Por ejemplo:
Ministerio de General
y profesional
educación
Estado ruso
Universidad Humanitaria
El nombre de la organización del autor (empresa, firma, comisión, etc.) debe cumplir siempre con los requisitos establecidos por la legislación, los documentos reglamentarios y constitutivos, es decir. dado con una indicación de la forma organizativa y jurídica de acuerdo con el nombre establecido por los actos jurídicos (carta, estatuto, convenio constitutivo).
Se da un nombre abreviado solo si está consagrado en el documento constitutivo. El nombre abreviado de la organización se coloca debajo del nombre completo.
Si en el documento constitutivo se repitió el nombre de la organización en un idioma extranjero, se reproduce en el formulario con el nombre en ruso.
Se indica el nombre de la sucursal, departamento territorial, oficina de representación, unidad estructural de la organización si es el autor del documento y se ubica debajo del nombre de la organización ".
Las entidades constituyentes de la Federación de Rusia, que tienen un idioma nacional junto con el ruso, imprimen el nombre de su organización (así como la dirección o el lugar de preparación del documento en una forma común) en dos idiomas: nacional y ruso. en el mismo nivel de la forma longitudinal.
El nombre de la parte estructural se indica con mayor frecuencia en documentos internos, durante la fabricación de los cuales los requisitos del formulario se redactan a máquina. Por ejemplo, en actas, informes o notas explicativas.
Datos de referencia sobre la organización (requisito 09).
Cuanto más completo sea este requisito, menos preguntas tendrá el destinatario a la hora de comunicarse con esta organización.
Las direcciones postales y telegráficas se indican de acuerdo con los requisitos establecidos en el Reglamento Postal del Ministerio de Comunicaciones.
Este requisito incluye:
Dirección postal, cuyos elementos se indican en la secuencia establecida por las Reglas para la prestación de servicios postales, aprobadas por el Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia. Según las normas internacionales, la dirección postal se indica en la siguiente secuencia: primero, el número de la casa, el nombre de la calle, luego la ciudad, el nombre del estado o condado, el código postal y el nombre del país. La Federación de Rusia también se está moviendo hacia un sistema internacional de escritura de direcciones;
Números de teléfono y otra información a discreción de la organización (números de teléfono, télex, faxes, correo electrónico y páginas www (si las hubiera), números de cuentas bancarias).
Este requisito se indica únicamente en los membretes oficiales, ya que la carta implica correspondencia y la dirección de la organización autora se coloca en el membrete.
Las cuentas bancarias se indican solo si se utiliza un formulario con una variante longitudinal de la ubicación de los detalles, ya que la información sobre una cuenta bancaria ocupa una cantidad significativa y, por regla general, no cabe en un formulario con una variante de esquina.
Al redactar una carta en un formulario sin especificar una cuenta bancaria, si es necesario, indicándola, la información al respecto se proporciona al final del texto, por ejemplo: “Garantizamos el pago. Nuestro número de cuenta 40603810900071733211 en KB "Most-Bank" c / c 30101810700000000705 BIK 044583705 INN 7701113887 "... Si es necesario, indique la dirección postal del formulario.
Nombre del tipo de documento (atributo 10).
El nombre del tipo de documento debe corresponder a la competencia de la organización y al contenido de la acción de gestión.
El nombre del tipo de documento no se indica en la carta oficial.
Este requisito se encuentra en el formulario del documento detrás del requisito que indica el nombre de la organización (desde la posición 0 del tabulador). Decora los atrezzo en mayúsculas (INFORME, PEDIDO, CONTRATO, etc.). Está permitido imprimir el nombre А К Т en letras mayúsculas seguidas.
Está regulado por la carta (reglamento de la organización) y debe corresponder a los tipos de documentos previstos por la USORD. No se indica la letra “nombre del tipo de documento”.
En forma de un tipo específico de documento, este requisito se coloca después del nombre de la organización: el autor del documento.
Fecha del documento (atributo 11).
La fecha es un atributo obligatorio de cualquier documento. Hay solo unas pocas fechas en el documento, pero tienen diferentes propósitos y registran las etapas de trabajo con el documento.
La fecha principal es la fecha de firma del documento, aprobación o la fecha del evento registrado en él. Para documentos internos: pedidos, instrucciones, certificados, memorandos, etc. la fecha en el formulario es la fecha de la firma. Para el envío de documentos, la fecha del formulario es simultáneamente la fecha de firma y envío. La fecha del protocolo o acto es la fecha del evento registrado por estos documentos. Para los documentos aprobados, por ejemplo, instrucciones, planos, la fecha del documento es la fecha de su aprobación, que se coloca en el sello de aprobación del documento.
Se debe utilizar el método digital de registro de la fecha si la fecha se ingresa en el formulario en el lugar indicado por la línea del requisito 11, bajo los requisitos 09 o 10, según el tipo de formulario.
La fecha del documento está redactada en números arábigos en la secuencia: día del mes, mes, año. El día del mes y el mes están formateados con dos pares de números arábigos separados por un punto; año - en cuatro números arábigos.
Está permitido emitir fechas de acuerdo con las reglas internacionales, previendo la secuencia inversa de números: 2003.06.05.
Siempre es necesario escribir sobre si la cifra en un mes o en un día es menor que 10. Una fecha formateada digitalmente es conveniente para el procesamiento automatizado de la información contenida en un documento. De la misma forma, la fecha está estampada con otros detalles.
Permitido es una forma verbal y digital de formatear la fecha. Se utiliza con mayor frecuencia en el texto de normativas y documentos financieros, Por ejemplo 05 de junio de 2003 Para una serie de documentos oficiales, también existe la fecha de su publicación y la fecha de entrada en vigor del documento.
La fecha debe ser puesta por la persona que firma o aprueba el documento. Si los autores del documento son varias organizaciones (dos o más), entonces la fecha de la firma más reciente (última) se considera la fecha del documento.
Todas las etapas de registro y procesamiento del documento también están fechadas. Con base en estas fechas, puede determinar dónde ocurrió el retraso en el trabajo con los documentos. Por lo tanto, la fecha es parte integral de los siguientes detalles: sello de aprobación, visa de aprobación.
Número de registro del documento (requisito 12).
El número de registro de un documento es su designación digital condicional (a veces alfanumérica), que se coloca durante el registro. Hay un lugar para ello en el formulario del documento junto a la fecha. El registro se lleva a cabo de manera descentralizada por grupos de documentos, generalmente en divisiones estructurales donde se crean y ejecutan. Por ejemplo, documentos contables están registrados en el departamento de contabilidad, los pedidos para la actividad principal, en la oficina, para el personal, en el departamento de personal. Los elementos obligatorios de la variable "Número de registro de un documento" son su número de serie durante todo el año (de enero a diciembre). Solo en instituciones educativas, la numeración de documentos internos se puede realizar por curso académico.
El número de registro de los documentos entrantes y salientes, además del número de serie, se complementa con mayor frecuencia símbolo(índice) de la unidad estructural o del albacea que redactó el documento, el corresponsal, el clasificador de los asuntos de actividad, el lugar de almacenamiento del documento y el número del caso según la nomenclatura, donde el documento (o se archiva una copia del documento enviado). Por ejemplo: 02 – 15/79 , donde 02 es el índice de la unidad estructural (por ejemplo, contabilidad), 15 es el número de caso según la nomenclatura, 79 es el número de serie del documento enviado.
Al registrar las apelaciones de los ciudadanos, el número de registro de serie se complementa con la primera letra del apellido, por ejemplo, K-15, G-45.
En los documentos elaborados conjuntamente por varias organizaciones, se colocan los números de registro de serie asignados al documento por cada autor. Se colocan en el orden de los autores en el documento (de izquierda a derecha) mediante una barra, por ejemplo: 21/16/34.
En el caso de una disposición angular de detalles, el número de registro se ubica desde la segunda posición del tabulador en una línea con la fecha del documento.
Un requisito importante es un enlace al número y fecha del documento al que se da la respuesta. Este requisito se copia íntegramente del formulario del documento de iniciativa, al que se escribe la respuesta e incluye su número de registro saliente y fecha.
Una vez recibido el documento de respuesta, de acuerdo con este requisito, es necesario recoger una copia del documento de iniciativa en el que está redactada la respuesta, adjuntarla a la respuesta recibida y solo ponerla a trabajar en conjunto. En este caso, inmediatamente habrá información completa: cómo y qué escribieron, y si la solicitud o propuesta se tuvo en cuenta en su totalidad.
Una carta de servicio puede no tener un título del texto si el autor hace una referencia al número y la fecha del documento recibido.
Hasta 1972, esta información se indicaba en las primeras líneas del texto del documento de respuesta, ahora esta información se indica de forma breve en el lugar de los apoyos 13.
Lugar de elaboración o publicación del documento (apoyos 14).
En el formulario general, en el lugar donde se coloca la referencia al número y fecha del documento entrante en el membrete, se indica el lugar donde se redactó el documento. (A menudo se imprime de antemano). Este requisito se elabora de acuerdo con la división administrativo-territorial de Rusia. Sin embargo, este atributo no indica si la ubicación geográfica está incluida en el nombre de la organización. Por ejemplo, JSC Permskie aviamotors no indica la ciudad de Perm en su nombre, y JSC Sharikopodshipnik debería indicar Moscú. Debe recordarse que la letra g (ciudad) no se coloca antes de la indicación de las ciudades de Moscú y San Petersburgo. Frente al resto de asentamientos, se anota la denominación abreviada del pueblo, ciudad, etc. Por ejemplo, la ciudad de Oryol, el pueblo de Zheleznodorozhny, etc.
En el caso de la disposición angular de los detalles, la marca sobre el lugar de compilación o publicación del documento se ubica desde la posición 0 del tabulador después del número y la fecha del documento.
Destinatario (apoyos 15).
Es igualmente importante conocer el orden de dirección del documento. Abordar, es decir Se hace una indicación del destinatario al que se destina la información documental en documentos enviados a otras organizaciones o personas, remitidos a la dirección (declaraciones, informes y notas explicativas) y transferidos a unidades estructurales (pedidos, instrucciones).
El "destinatario" requerido puede consistir como máximo en los siguientes partes componentes:
Ø nombre de la institución, organización (en el caso nominativo);
Ø nombre de la unidad estructural (en el caso nominativo);
Ø indicación de la posición del destinatario (en el caso dativo);
Ø apellido e iniciales (en el caso dativo, las iniciales se indican después del apellido, por ejemplo: Stepansky A.D.);
Ø dirección postal.
Cada una de las partes constituyentes especificadas del destinatario se imprime en una nueva línea. La distancia entre ellos es un interlineado de 1,5. La longitud de la línea máxima no debe exceder los 9-10 cm y está limitada por el borde derecho caja de texto... No se utilizan signos de puntuación (puntos y comas).
La composición de la variable "destinatario" varía en función del destinatario y del tipo de documento que se redacta. Entonces, para los documentos internos, solo se indica el nombre de la unidad estructural o el jefe al que se envía el documento. En este caso, el nombre de la organización o unidad estructural se incluye en el título del puesto. Por ejemplo:
Director de base
Sokolova V.N.
Dirigiendo la nota al responsable de la unidad estructural, le indicamos:
Jefe del Departamento de Marketing
Feoktistov P.S.
La posición del destinatario y su apellido se indican solo si se sabe quién se ocupa específicamente de este tema. Esto aumenta la eficacia de llevar el documento al ejecutante. Al enviar documentos a personas titulares de títulos (militares o científicos), estos títulos se indican antes del apellido. Por ejemplo:
Estado ruso
Universidad humanitaria
Instituto Histórico y de Archivos
Cabeza silla
profe. A.P. Logunov
En las respuestas a solicitudes de particulares, quejas y solicitudes de ciudadanos, se debe indicar la dirección postal. Por ejemplo:
113556, Moscú, st. Flor
45, apto. 35
Fialkova A.V.
La dirección postal completa es indicada por el autor del documento si se envía a un corresponsal único, lo que facilita el trabajo de la expedición de la institución o del secretario para el procesamiento y envío de correspondencia. Por ejemplo:
Editor responsable
revista "Money"
103863, GSP, Moscú, st. Polianca, 1/8
Al enviar un documento a un grupo de organizaciones similares, se indica el destinatario de forma generalizada. La mayoría de las veces se trata de documentos dirigidos a organizaciones subordinadas. Por ejemplo:
Directores de escuela
Al enviar un documento autoridades superiores las autoridades, departamentos y corresponsales permanentes no reciben una dirección postal.
Se permite centrar cada línea del atributo "Destinatario" en relación con la línea más larga. Por ejemplo:
Se recomienda colocar no más de 4 destinatarios en un documento. Si hay más, se elabora una lista de correo y solo se indica una dirección específica en cada documento. La lista de correo la crea la persona que preparó el documento. La palabra "copia" no se coloca delante del segundo, tercer y cuarto destinatario. La indicación de varios destinatarios en el documento tiene como objetivo informar a cada destinatario sobre las instituciones y personas a las que se envió este documento al mismo tiempo.
Los accesorios se encuentran en la esquina superior derecha del documento (desde la cuarta posición del tabulador).
Las partes constitutivas de la variable "Destinatario" se imprimen en líneas separadas a 2 intervalos.
Si la parte componente del atributo no disminuye en una línea, se imprime en un intervalo.
El sello de firma del documento (apoyos 16).
Un sello de aprobación es una forma especial de poner en vigor un documento. Se coloca en algunos tipos de actos, contratos, instrucciones y otros documentos.
Los documentos son aprobados por el responsable de la organización o la publicación del documento administrativo, que tiene la misma fuerza legal.
Cuando un documento es aprobado por un funcionario, el sello debe constar de la palabra APROBADO (sin comillas), el cargo de la persona (incluido el nombre de la organización) que aprueba el documento, la firma personal, la decodificación de la firma y la fecha. de aprobación. Por ejemplo:
APROBADO
Director General de JSC "Real"
I. S. Vinogradov
25.12.03
Si el documento es aprobado por un documento administrativo (decisión, orden, protocolo), entonces el sello consta de la palabra APROBADO (sin comillas), el nombre del documento aprobatorio en el caso nominativo, su fecha y número. Por ejemplo:
APROBADO POR
Protocolo reunión general
accionistas
de 15.01.03 No. 1
Se permite centrar elementos en relación con la línea más larga en el atributo "Firma de aprobación del documento", por ejemplo:
Cuando un documento es aprobado por resolución, decisión, orden, protocolo, el sello de aprobación consta de la palabra APROBADO (APROBADO, APROBADO o APROBADO), el nombre del documento aprobatorio en el caso instrumental, su fecha, número. Por ejemplo:
APROBADO POR
decisión de la junta general
accionistas de fecha 05.04.2003 No. 14
APROBADO POR
Por orden de VNIIDAD
de fecha 05.04.2003 No. 82
El sello de aprobación del documento se encuentra en la esquina superior derecha del documento desde la quinta posición del tabulador (la decodificación del apellido en el cuello se realiza desde la sexta posición del tabulador). Cuando un documento es aprobado por varios funcionarios, los sellos se ubican en el mismo nivel (desde las posiciones cero y quinta del tabulador).
La aprobación autoriza el contenido del documento o extiende su efecto a un cierto círculo de personas y organizaciones.
Si el documento es aprobado por otro documento, entonces se indica el nombre del documento de aprobación en el caso nominativo, su fecha y número.
Resolución (apoyos 17).
Resolución: "una inscripción en un documento, hecha por un funcionario, y que contiene la decisión adoptada". Fija el orden del encabezado con respecto al tema reflejado en el documento. La calidad de la tarea y la puntualidad de la ejecución dependen de la especificidad y claridad de la resolución y de la elección correcta del ejecutante. Se imponen a la resolución los mismos requisitos que a cualquier documento administrativo: claridad, concreción, brevedad. La resolución consta de los siguientes elementos: texto, firma, fecha. Por su naturaleza, el texto de la resolución puede ser de dos tipos. Resoluciones que contengan una solución al problema o una indicación del orden de preparación del mismo. En el segundo caso, el texto de la resolución debe contener tres partes: a quién se le confía - el apellido e iniciales del ejecutante, lo que se le encomienda - la naturaleza y el procedimiento para resolver el problema, el plazo de ejecución. Por ejemplo:
Filimonova P.S.
Contacta con el departamento de transporte
y preparar el cronograma de entrega para el 08/05/03
Firma personal 28/07/03
El apellido del intérprete en el caso dativo se coloca al comienzo del texto, la asignación se formula en forma indefinida del verbo con un objeto directo, las fechas en la resolución están digitalizadas.
Si se indican varios artistas intérpretes o ejecutantes en la resolución, la persona indicada en primer lugar es responsable de la ejecución del documento y organiza el trabajo de los demás intérpretes que participan, bajo la dirección del director, en la resolución del problema. Las iniciales del artista se indican después del apellido (como al dirigirse).
Se ha hecho una adición fundamental al diseño de la "Resolución" requerida para los nuevos estándares: "Se permite emitir una resolución en una hoja separada". Desafortunadamente, la norma no estipula los casos en que una resolución en forma de instrucción se escribe en una hoja de papel separada. Probablemente, esto se puede recomendar cuando no hay espacio libre en el documento o la resolución se vierte en un documento administrativo separado.
En el documento, la resolución generalmente se coloca entre el atributo "Destinatario" y el texto del documento.
El secretario transfiere la resolución al formulario de registro y, a menudo, es la base para llevar el documento a control. En este caso, el plazo para la ejecución del documento se toma de la resolución.
Encabezado al texto (apoyos 18).
Una vez terminado de redactar el texto del documento, se le formula un encabezado, que es un elemento obligatorio de cualquier documento ejecutado en formato A4, independientemente del tipo, contenido y finalidad del documento. El título es gramaticalmente consistente con el nombre de la especie. Refleja de forma breve, clara y clara el contenido principal del documento. El título suele responder a la pregunta "¿sobre qué?", "¿Sobre quién?" y está formulado usando un sustantivo verbal. Por ejemplo: Carta - Sobre la apertura de una empresa; Contrato - Sobre la entrega de contenedores; Posición - Sobre contabilidad etc.
Pero en documentos como protocolos, instrucciones, actos, reglas de encabezado, responde a la pregunta de quién (qué). Por ejemplo: descripción del puesto - subsecretario; actas - reuniones de la junta; acto - aceptación de la sala; reglas - horario de trabajo, etc.
El encabezado lo escribe la persona que preparó el documento. Se ubica en la esquina superior izquierda del documento encima del texto y facilita enormemente el procesamiento del documento y trabajar con él, ya que sin leer el texto completo, puede hacerse una idea del contenido y enviar el documento para su ejecución. . Sin título, se permite la elaboración de documentos breves realizados en formato A5 (148x210): notificación, telegramas.
El encabezado se ubica después de los atributos "Fecha" y "Número de registro", antes del texto del documento (desde la posición 0 del tabulador). La línea del encabezado tiene hasta 28 caracteres. Los títulos largos se colocan en varias líneas (interlineado de 1 línea). El período no se coloca al final del título. El título está separado de ambos lados por 3 intervalos.
En los membretes de las organizaciones, el lugar para el encabezado generalmente se indica mediante la restricción para el borde de la zona de accesorios.
Marca de control (variable 19).
Este requisito lo coloca un funcionario que examina los documentos o los empleados de oficina que controlan la ejecución de los documentos.
Si el documento requiere ejecución y está bajo control, se marca en el control con la letra "K" (control) o la palabra "Control" en el margen izquierdo del documento en el nivel del título. Este requisito debe ser visto mientras se realiza la ejecución del documento, pero no es necesario cuando se termina el trabajo del documento, se archiva en el archivo y no se puede leer la información colocada en el margen izquierdo. Esta marca se puede aplicar con un sello de goma o se puede escribir a mano con un lápiz rojo, azul o verde brillante.
Su propósito es recordarle al ejecutante que el documento está siendo controlado.
2.2. Reglas para el registro de detalles de la parte principal.
Texto del documento (apoyos 20).
El texto del documento está redactado en el idioma estatal de la Federación de Rusia o en los idiomas estatales de las entidades constituyentes de la Federación de Rusia de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia y las entidades constituyentes de la Federación de Rusia.
Al compilar un texto en forma de cuestionario, los nombres de las características del objeto caracterizado deben ser expresados por un sustantivo en el caso nominativo o una frase con un verbo en segunda persona en el plural del tiempo presente o pasado (“have ”,“ Propios ”o“ eran ”,“ eran ”, etc.). Las características expresadas verbalmente deben ser coherentes con el nombre de las características.
Las columnas y filas de la tabla deben tener un título expresado como sustantivo en el caso nominativo. Los subtítulos de las columnas y las filas deben ser coherentes con los títulos. Si la tabla está impresa en más de una página, las columnas de la tabla deben estar numeradas y solo los números de estas columnas deben imprimirse en las páginas siguientes.
El texto conectado generalmente consta de dos partes. En la primera parte, indique los motivos, fundamentos, propósitos de la elaboración del documento, en la segunda (final) - decisiones, conclusiones, solicitudes, propuestas, recomendaciones. El texto puede contener una parte final (por ejemplo, pedidos: una parte administrativa sin una declaración; cartas, declaraciones: una solicitud sin explicación).
En el texto de un documento preparado sobre la base de documentos de otras organizaciones o documentos publicados previamente, se indican sus detalles: el nombre del documento, el nombre de la organización - el autor del documento, la fecha del documento, el número de registro del documento, el título del texto.
Si el texto contiene varias decisiones, conclusiones, etc., se puede dividir en secciones, subsecciones, párrafos, que se enumeran con números arábigos.
En los documentos (orden, orden, etc.) de organizaciones que operan bajo el principio de individualidad, así como documentos dirigidos a la dirección de la organización, el texto se expresa en primera persona del singular (“ordeno”, “supongo ", "Pregunto").
En los documentos de los órganos colegiados, el texto se presenta en primera persona del plural ("ordenamos", "decidimos").
El texto del protocolo se presenta en tercera persona del plural (“escuchó”, “habló”, “decidió”, “decidió”).
En los documentos que establezcan los derechos y obligaciones de las organizaciones, sus divisiones estructurales (reglamentos, instrucciones), así como aquellos que contengan descripción, valoración de hechos o conclusiones (acto, certificado), utilizar la forma de presentación del texto de una tercera persona. , singular o plural ("el departamento realiza funciones", "La asociación incluye", "la comisión ha establecido").
Las siguientes formas de presentación se utilizan en cartas:
En la primera persona del plural ("envíe por favor", "envíe para consideración");
En primera persona del singular ("considérelo necesario", "por favor resalte");
De la tercera persona del singular ("el ministerio no se opone", "VNIIDAD lo considera posible").
Marca de disponibilidad de la aplicación (requisito 21).
Una marca en la presencia de un archivo adjunto nombrado en el texto de la carta se hace de la siguiente manera:
Aplicación: 5 litros. en 2 copias
Si la carta tiene un archivo adjunto que no se menciona en el texto, indique su nombre, el número de hojas y el número de copias; si hay varias aplicaciones, están numeradas, por ejemplo:
Apéndice: 1. Apéndice sobre la Oficina Regional de Crédito para
5 l. en 1 copia.
2. Reglas para la preparación y ejecución de documentos de la Oficina.
Préstamo autonómico por 7 litros. en 2 copias.
Si los archivos adjuntos están encuadernados, no se indica el número de hojas.
Si se adjunta otro documento al documento, que también tiene anexos, la marca en la presencia del adjunto se hace de la siguiente manera:
Adjunto: carta de Rosarkhiv de fecha 05.06.2003 No. 02-6 / 172 y adjunto a la misma, solo 3 páginas.
Si la solicitud no se envía a todas las direcciones indicadas en el documento, se hace una marca sobre su presencia de la siguiente manera:
Apéndice: en 3 l. en 5 copias. solo a la primera dirección.
En el apéndice del documento administrativo (decretos, órdenes, órdenes, reglas, instrucciones, reglamentos, decisiones) en su primera hoja en la esquina superior derecha escriben "Apéndice No." indicando el nombre del documento administrativo, su fecha y registro. número, por ejemplo:
Apéndice No. 2
a la orden de Rosarkhiv
de fecha 05.06.2003 No. 319
Se permite imprimir la expresión "APÉNDICE No." en mayúsculas, así como centrar esta expresión, el nombre del documento, su fecha y número de registro relativo a la línea más larga, por ejemplo:
|
APÉNDICE No. 2 a la orden del Ministerio de Salud de Rusia de fecha 05.06.2003 No. 251 |
2.3. Reglas para el registro de detalles de la parte emisora.
Firma (apoyos 22).
Este es uno de los datos obligatorios que proporcionan la composición del documento de certificación.
El requisito de "Firma" incluye:
- el nombre del cargo de la persona que firmó el documento (completo, si el documento no está redactado en el formulario del documento, y abreviado - en el documento redactado en el formulario). El nombre de la posición se imprime desde el borde del margen izquierdo (posición cero del tabulador);
- firma personal;
- decodificación de la firma (iniciales, apellido. No se hace el espacio entre ellos, se sustituye por puntos). La decodificación se da sin comillas ni corchetes, desde la 6ª posición del tabulador, siempre al nivel de la última línea del nombre de la posición. Por ejemplo:
Vicepresidente de la Asociación
Empresas regionales Firma personal de A.A. Borisov
o en un membrete
Vicepresidente Firma personal A.A. Borisov
Se permite en la variable "Firma" centrar el nombre del cargo de la persona que firmó el documento con respecto a la línea más larga. Por ejemplo:
Director ejecutivo
CJSC "Socio" Firma personal N.A. Fedorov
Al redactar un documento con membrete del funcionario, la posición de esta persona no se indica en la firma.
Cuando un documento es firmado por varios funcionarios, sus firmas se colocan una debajo de la otra en la secuencia correspondiente al cargo que ocupan, por ejemplo:
Director del Instituto Firma personal M.V. Larry
Firma personal del contador jefe Z.V. Maryash
Al firmar un documento por varias personas de igual rango, sus firmas se colocan en el mismo nivel, por ejemplo:
Subdirector Subdirector
para el trabajo científico para el trabajo científico
Firma personal de Y. G. Demidov Firma personal de K. I. Ignatiev
Al firmar un documento conjunto, la primera hoja no se redacta en un formulario.
En los documentos redactados por la comisión, por ejemplo, los actos están firmados por todos los miembros de la comisión. Al mismo tiempo, no son los cargos de las personas que firman el documento lo que se indica, sino sus deberes como parte de la comisión de acuerdo con la distribución. La primera es siempre la firma del presidente de la comisión, y luego las firmas de todos los miembros de la comisión en orden alfabético, por ejemplo:
Presidente del Comité Firma personal V.D. Banasyukevich
Miembros de la Comisión Firma personal de A.N. Sokov
Firma personal A.S. Krasavin
Firma personal de O. I. Ryskov
Como regla general, solo se firma la primera copia del documento. Se firman dos o más copias si se trata de un documento conjunto (acuerdo, contrato). El número requerido (de dos o más copias) se firma si el documento es un acto especial de verificación, revisión, etc. - por el número de personas u organizaciones que necesitan proporcionar este acto.
Todas las copias del documento, en el que se colocan las firmas originales, tienen igual fuerza legal.
El documento debe estar firmado por el mismo funcionario cuyo nombre se adhiere a la decodificación. El documento pierde fuerza legal si es firmado por otro funcionario con una barra o un bolígrafo atribuido a las letras "actuando", "a favor", etc. antes del correo.
En ausencia de un gerente (vacaciones, enfermedad), se debe designar un gerente interino (interino) por orden y la firma en el documento en tales casos se redacta indicando su cargo real y apellido, por ejemplo:
Y sobre. Director de la firma personal del Instituto A.K. Averkin
En relación con el uso de medios modernos de transferencia de información, los firma digital... Las características de su uso también están reguladas por la legislación vigente, en particular Ley Federal"Sobre la información, informatización y protección de la información".
Sello de aprobación de documentos (apoyos 23).
La aprobación es una consideración preliminar de un borrador de documento preparado. La aprobación se realiza con el fin de comprobar la conformidad del contenido del texto con la legislación vigente, regulaciones esta rama de actividad, comprobando la veracidad del documento, valorando la calidad de la solución a las cuestiones planteadas en el mismo.
Cada una de estas áreas es verificada (o evaluada) por las organizaciones o funcionarios relevantes, dependiendo de su competencia. Entonces, la coordinación del documento con el servicio legal (abogado) de la organización tiene como objetivo verificar el cumplimiento de la legislación y normativa vigente, coordinación con el servicio de soporte documental - verificar la corrección del documento. Si el borrador del documento toca cuestiones monetarias y financieras, entonces el proyecto debe coordinarse con una organización superior o con un departamento financiero, etc. Además, el borrador del documento debe ser coordinado con aquellos órganos, funcionarios que deben cumplir con los temas especificados en el borrador del documento.
Como ya se señaló, el documento se puede coordinar con otras organizaciones (aprobación externa), así como con los funcionarios que encabezan los servicios y departamentos dentro de la organización (aprobación interna). Para la aprobación externa, se utiliza el sello de aprobación de documentos, para internos, una visa de aprobación de documentos.
La aprobación externa se puede realizar de dos formas:
- acuerdo con un funcionario específico;
- aprobación, realizada con la ayuda de otro documento (carta, protocolo, etc.).
La composición del sello de aprobación en el primer caso incluye:
- palabras ACORDADAS, impresas en mayúsculas, sin comillas;
- el cargo de la persona con quien se acordó el documento (incluido el nombre de la organización);
- firma personal;
- transcripción de la firma (iniciales, apellidos);
- fechas de contrato.
Por ejemplo:
ACORDADO
Rector de la Academia Financiera
bajo el Gobierno de la Federación de Rusia
Firma personal A.G. Gryaznov
fecha
Si la aprobación se realiza por carta, protocolo, etc., el sello de aprobación se redacta de la siguiente manera:
ACORDADO
Carta de la Academia Rusa
Ciencias Médicas
de fecha 05.06.2003 No. 430-162
ACORDADO
Acta de la reunión del Consejo de Administración
Estado ruso
compañía de seguros "Rosgosstrakh"
de fecha 05.06.2003 No. 10
El cuello correspondiente se encuentra debajo de la firma desde el margen izquierdo (posición de tabulador cero). Si hay dos barras de alineación, la segunda barra se dibuja a la derecha de la primera, pero desde la quinta posición del tabulador. Si es necesario emitir un mayor número de sellos de aprobación, es aconsejable elaborar una hoja de aprobación separada, que debe indicar que se trata de una hoja de aprobación, se da el nombre del tipo de documento, se da su título. Las barras de acuerdo en dicha hoja están dispuestas en dos filas.
Visas de aprobación de documentos (requisito 24).
La aprobación de documentos se elabora con una visa de aprobación de documentos (en adelante, visa), que incluye la firma y la posición del documento de autorización, un descifrado de la firma (iniciales, apellido) y la fecha de la firma. Por ejemplo:
Firma personal A.S. Orlov
fecha
Si hay comentarios sobre el documento, la visa se emite de la siguiente manera:
Notas adjuntas
Jefe del Departamento Jurídico
Firma personal A.S. Orlov
fecha
Los comentarios se expresan en una hoja separada, firmada y adjunta al documento.
Para un documento, cuyo original permanece en la organización, las visas se colocan en la parte inferior del reverso de la última hoja del documento original.
Para un documento, cuyo original se envía desde la organización, las visas se colocan en la parte inferior del anverso de la copia del documento que se envía.
Es posible emitir un documento de visa en una hoja de aprobación separada.
Permitido, a criterio de la organización, la aprobación hoja por hoja del documento y sus anexos.
Borradores de documentos preparados antes de firmar en algunos casos estar de acuerdo con instituciones interesadas, divisiones estructurales, funcionarios individuales.
Esto se hace para verificar los actos reglamentarios y apropiados, es, en esencia, una evaluación del proyecto.
La reconciliación tiene lugar interna y externamente.
La coordinación externa, según el contenido del documento, puede realizarse con órganos subordinados y no subordinados, si el contenido del documento afecta sus intereses, con organismos de investigación, organismos públicos, órganos de control estatales y departamentales y autoridades superiores.
La aprobación externa de un documento se puede formalizar mediante un protocolo de aprobación o discusión de un documento borrador, un certificado, pero con mayor frecuencia sello de aprobación de documento.
En caso de desacuerdo con el documento, la presencia de comentarios y adiciones al proyecto, se indica en una hoja separada. En este caso, la visa se emite de la siguiente manera:
Se adjuntan notas.
Descifrado personal
firma firma
fecha
El lugar de la visa está debajo de la firma o en el margen izquierdo del documento en la última hoja de la copia que se dejará en la institución. Para los documentos internos, esta es la primera copia, para los enviados desde la institución, la segunda.
Borradores de documentos administrativos: órdenes, instructivos, decisiones de órganos colegiados, si se supone que deben ser replicados, suelen estar endosados en el reverso de la última hoja de la primera copia del documento.
La institución debe tener una lista de los documentos más importantes indicando las personas cuyas visas se requieren para su registro. Es aconsejable proporcionar dicha lista en el apéndice de las instrucciones para el trabajo de oficina.
Si hay una red informática, el texto del documento se puede coordinar simultáneamente con varios especiales sin imprimirlo en papel.
Impresión de sello (apoyos 25).
Para certificar la autenticidad, se estampa la firma del responsable. En las instituciones, por regla general, los sellos son de dos tipos: un sello oficial (o su equivalente en las organizaciones comerciales) y varios simples. El sello oficial es redondo, la imagen del Escudo de Armas se da en el centro y el nombre completo de la institución se indica a lo largo de la circunferencia. Requisitos para el sello de sociedades anónimas en la descripción en la cláusula 6, artículo 2 de la Ley Federal “Sobre Sociedades Anónimas”: “La empresa debe tener un sello redondo que contenga su razón social completa en ruso y una indicación en su ubicación. El sello también puede indicar el nombre de la empresa en cualquier idioma extranjero o el idioma de los pueblos de la Federación de Rusia ". El sello oficial o equivalente en las agencias gubernamentales se coloca en los originales de los documentos que requieren certificación especial: contratos, documentos relacionados con la recepción de dinero y valores materiales (poderes, cheques, órdenes bancarias, etc.), que acredite la identidad, antigüedad, titulaciones (pasaporte, libro de trabajo, diploma, etc.).
La impresión del sello certifica la autenticidad de la firma del funcionario en los documentos que certifican los derechos de las personas que fijan hechos relacionados con los recursos financieros, así como en otros documentos que proporcionan la certificación de una firma genuina.
El documento está certificado con el sello de la organización.
Una marca en la certificación de una copia (requisito 26).
Las copias de documentos se utilizan a menudo en actividades de gestión. Como regla general, la primera copia del documento está firmada y el resto no tiene una firma personal en el atributo "Firma". Copias requeridas para familiarizarse con el documento en otras divisiones estructurales de la organización subordinadas a la organización, copias de documentos salientes (cartas de servicio, por ejemplo) deben permanecer en el archivo de la organización; Se pueden entregar copias a los ciudadanos para proteger sus derechos e intereses (por ejemplo, una copia de una orden de despido). Incluso si la copia se realizó mediante copia por fax, debe haber una garantía de que cumple con el original. Ciertos tipos de documentos solo pueden ser certificados por un notario. Pero aquellas copias de documentos organizativos y administrativos que son creadas por organizaciones deben certificarse poniendo el requisito de "Firma":
La inscripción final "Verdadero" (sin comillas) desde la posición cero del tabulador;
El nombre del cargo de la persona que certificó la copia, firma personal, transcripción de la firma (iniciales, apellido). Esta información indica en la siguiente línea debajo de la palabra "Verdadero" también desde la posición cero del tabulador;
La fecha de aseguramiento está estampada bajo el título del puesto.
Por ejemplo:
Correcto
Inspector de recursos humanos Firma personal T.S.Levchenko
fecha
Se permite certificar una copia del documento con un sello determinado a criterio de la organización. Entonces, por ejemplo, si se envía una copia a organizaciones subordinadas, se certifica con un simple (sello administrativo); si se entrega a un ciudadano para proteger sus intereses en los tribunales, se certifica con un sello oficial.
El procedimiento para emitir copias y las reglas para su registro en la organización deben estipularse en las instrucciones para el trabajo de oficina de la organización.
Marca de artista (utilería 27).
En los documentos que proceden de grandes instituciones, se coloca una marca que indica el nombre del empleado que elaboró el documento, con su número de teléfono. Dicha marca permite, si es necesario, contactar rápidamente al contratista que conoce bien todos los matices del problema y puede brindar toda la información que le interesa. Dado que la marca implica un llamamiento al artista intérprete o ejecutante, es aconsejable indicar no solo el apellido, sino también el nombre completo y el patronímico. Esto facilitará la comunicación y ayudará a establecer un contacto cortés con el artista.
Esta marca se encuentra en el lado izquierdo del margen inferior, tanto en el anverso como en el reverso de la última hoja del documento. Por ejemplo:
Turovskaya
Olga Nikolaevnr
422 00 00
Sin embargo, GOST R 6.30-2003 le permite poner esta marca sin especificar el nombre y el patronímico, por ejemplo:
Mikhalev
157 98 06
Al colocar este requisito, se siguen las siguientes reglas: si el documento se va a reproducir, la marca se indica solo en el anverso de la última hoja del documento (de lo contrario, deberá realizar copias de ambas caras de la hoja ).
En los documentos que requieren una contabilidad especial, debajo del apellido del intérprete, se indica el número de copias realizadas.
En los documentos con un sello de restricción de acceso, no solo se indica el número de copias, sino también la dirección de cada una. Por ejemplo:
Babushkina
Elena Mikhailovna
933 00 00
copias No. 1 - a la dirección
copias No. 2 - al departamento No. 3
copias No. 3 - en el negocio 13
Una marca en la ejecución del documento y su dirección en el caso (requisito 28).
La nota final del documento es la nota de ejecución. Se coloca inmediatamente después de la solución de la pregunta planteada en el documento, o la dirección de la respuesta.
La marca de finalización indica que se completó el trabajo en el documento. Después de poner esta marca, el documento se archiva en el archivo. La marca puede incluir una referencia a la fecha y número del documento que acredite su ejecución, o en ausencia de tal documento, breve información sobre la ejecución, la palabra "En el negocio", el número de este caso, firma y fecha. Firma y fecha la marca del ejecutante que trabajó con el documento o del responsable de la unidad estructural. Este atributo siempre se coloca en la primera hoja del margen inferior en la parte izquierda. De acuerdo con el esquema dado en GOST R 6.30-2003, los puntales deben colocarse sobre el campo inferior en un área igual a 16x94 mm. Sin embargo, en la práctica sucede a menudo que esta área está ocupada por texto mecanografiado, por lo que la marca de ejecución se coloca en el margen inferior del documento. Por ejemplo:
El problema se resolvió por teléfono a O.A. Pavlova 15.07.03.
En el negocio 02-15.
S. Ivanov. 16.07.03
La respuesta esta dirigida
13.05.03 № 03-12/113
En el negocio 12-04
S. Ivanov 14.05.03
Decidido en una reunión de la junta.
Acta de directorio de 14 de noviembre de 2003 No. 15
En los negocios 01-10
S. Ivanov 15.11.03
Una marca en la recepción del documento por parte de la organización (requisito 29).
Al recibir el documento, se le coloca la primera marca, registrando el hecho y la hora de su recepción en esta organización. Según GOST R 6.30-2003, consta de la fecha de recepción y el número de serie entrante. Si la marca se hace con un dispositivo de sello especial o manualmente con un sello de goma, también puede contener el nombre abreviado de la organización donde se recibió el documento.
La fecha de recepción es una característica de búsqueda importante y el punto de partida del plazo para la ejecución del documento recibido. A partir de esta fecha, el documento es considerado en el trabajo de la institución y la institución es responsable del documento recibido. El número de cuenta entrante se puede utilizar para buscar un documento en el trabajo de oficina y, además, se utiliza para registrar el número de documentos recibidos por mes, trimestre, año. Se recomienda marcar el recibo del documento en el margen inferior del documento.
Para los documentos recibidos por fax o correo electrónico, la fecha y hora de su recepción se registran automáticamente.
Este atributo se coloca en la parte inferior de la primera hoja del documento a la derecha del atributo 28 en un área igual a 16x30 mm.
El identificador de la copia electrónica del documento (requisito 30).
Si un documento se crea en una computadora o se ingresa en la base de datos de la organización (en la memoria de la PC), a menudo es necesario encontrarlo rápidamente para usarlo en trabajos futuros. Este atributo está configurado para facilitar la búsqueda de un documento y contiene la siguiente información:
Nombre del archivo;
Código de operador;
Otros datos de búsqueda.
Por ejemplo:
DEPARTAMENTO / PRIKAZ / IVANOV.DOC
158 20 12 2000
DEPARTAMENTO - directorio;
PRIKAZ- subdirectorio;
IVANOV. Doc - Nombre del archivo.
GOST R 6.30-2003 determina la ubicación del requisito en la esquina inferior derecha del documento en un área igual a 16x51 mm, pero no indica en qué hoja del documento. Para usar en el trabajo y controlar la entrada de información en la memoria de la PC, esta marca generalmente se coloca en cada hoja del documento.
Los requisitos establecidos por GOST R 6.30-2003 para el registro de detalles están dirigidos no solo al uso de tecnologías modernas para la creación y procesamiento de documentos organizativos y administrativos, sino también a garantizar la fuerza legal de estos documentos. Pero como ya se ha señalado, los 30 detalles no se utilizan simultáneamente en un documento. Un documento oficial de un tipo separado tiene un conjunto establecido de detalles ubicados en una secuencia determinada, el llamado formulario de documento. Además, las organizaciones, según su nivel y competencia, tienen derecho a emitir ciertos tipos de documentos organizativos y administrativos. Por lo tanto, para garantizar la fuerza legal de los documentos, es necesario conocer no solo los requisitos generales para el registro de datos, sino también el propósito de la creación. cierto tipo documento, un conjunto de detalles característicos del mismo, características de la construcción del texto, características del acuerdo, firma y aprobación del documento, el procedimiento para su entrada en vigor, la duración de su vigencia, el procedimiento para su modificación, adición o cancelación.
3 ... Conclusión
La corriente Instrucción típica está destinado a las autoridades ejecutivas federales y no refleja las características específicas de las sociedades anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada. La instrucción debe consolidar las disposiciones fundamentales en el campo del mantenimiento de registros, ayudar a los profesionales a resolver correctamente tareas tan importantes como:
consideración preliminar de los documentos entrantes, su registro y búsqueda adicional utilizando tecnologías de información modernas;
organización de ejecución de documentos y asistencia metodológica a ejecutores en la preparación de respuestas;
almacenamiento operativo de documentación en papel y soporte electrónico.
Particularmente grave es el problema de preparar documentos organizativos y administrativos y darles fuerza legal.
El estándar estatal para OSA adoptado este año (GOST R 6.30-2003) es ahora de naturaleza recomendatoria y esto plantea muchas preguntas: cómo aplicar este documento; en qué medida adherirse a sus instrucciones; qué tan graves pueden ser las consecuencias legales de las desviaciones de los requisitos del GOST, especialmente en situaciones complejas, controvertidas y de conflicto; ¿Es posible redactar documentos sin observar las disposiciones de la norma, etc.
Estas preguntas las hacen constantemente los secretarios que asisten a seminarios y consultas sobre la práctica de realizar trabajos de oficina en organizaciones y empresas.
Las reglas para la elaboración de los detalles de los documentos requieren un estudio más profundo en los siguientes temas:
explicación de su significado legal;
el procedimiento de aprobación y acuerdo de documentos;
el uso de varios tipos de sellos y la correcta colocación de sus impresiones en los documentos;
solicitud de firmas facsímil, sustitución de la firma del ausente
la cabeza con la firma de otro funcionario;
requisitos para los textos de los documentos;
uso del reverso del documento para configurar los detalles.
Bibliografía
1. "Práctica de trabajo con documentos en la organización" T.V. Pechnikova, A.V. Pechnikova
2. "Redacción y ejecución de documentos oficiales" ed. profe. TELEVISIÓN. Kuznetsova
3. "Norma estatal de la Federación de Rusia"
4. "Trabajo de oficina" L.A. Romanin
5. "Trabajo de oficina" V.M. Mandritsa, M.V. Semenov
Anexo 1
ESTADO DE MOSCÚ
UNIVERSIDAD
08.11.2004 No. 215® / k
Personal
LEBEDEVA Galina Vasilievna para el puesto de jefa. en labor educativa a partir del 09.11.2004 con un salario acorde a la tabla de dotación de personal.
Motivo: declaración de G.V. Lebedeva, contrato laboral No. 65 de fecha 08.11.2004.
PROVEER:
DOTSENKO Marina Alexandrovna, profesora de inglés, otras vacaciones a partir del 15.11.2004 durante 24 días hábiles.
Motivo: declaración de M.A. Dotsenko, calendario de vacaciones para 2004.
LIBERAR:
MALAKHOVA Svetlana Vladimirovna, profesora de filosofía, desde el cargo desempeñado desde el 15.11.2004 hasta en su propia de conformidad con el artículo 31 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia.
Razón: la declaración de S.V. Malakhova.
Diputado Director K. V. Ryabov
Universidad
Apéndice 2
Ministerio de Educación de la Federación de Rusia
ESTADO RUSO
UNIVERSIDAD HUMANITARIA
23.12.2001 № 124
Acerca de proporcionar estudiantes
literatura educativa
De acuerdo con la orden del Ministro de 18 de diciembre de 2001 No. 214 "Sobre la provisión de literatura educativa a los estudiantes"
ORDENO:
1. El jefe de la biblioteca Stalyarova G.N. organizar una verificación de la recopilación de fondos de literatura educativa y redactar un certificado de disponibilidad de libros de texto, material didáctico, desarrollos metodológicos en todas las disciplinas impartidas en la universidad, antes del 28.12.2001.
2. Los jefes de departamento deberán presentar al jefe de biblioteca listas de literatura educativa (indicando el número de copias), que deberán ser adquiridas para brindar a los estudiantes las disciplinas veneradas por el departamento, antes del 05.01.2002.
3. En el departamento de contabilidad de la universidad, asigne fondos a la biblioteca para la compra de literatura educativa (contador jefe responsable Pavlov VG).
4. El control de la ejecución de la orden se confiará al jefe del departamento educativo IP Goryunov.
Rector de la Universidad Yu.A. Afanasyev
Familiarizado con el pedido:
Apéndice 3
Ministerio de Educación
Federación Rusa
ESTADO RUSO
UNIVERSIDAD HUMANITARIA
EXTRACTO DEL PEDIDO
23.12.2001 № 124
Acerca de proporcionar estudiantes
literatura educativa
De acuerdo con la orden del Ministerio de 18 de diciembre de 2001 No. 214 "Sobre la provisión de literatura educativa a los estudiantes"
ORDENO:
1. Los jefes de departamento deberán presentar al jefe de biblioteca listas de literatura educativa (indicando el número de copias), que deben ser adquiridas para proporcionar a los estudiantes las disciplinas leídas por el departamento antes del 05.01.2002.
2. En el departamento de contabilidad de la universidad, asigne a la biblioteca los fondos necesarios para la compra de literatura educativa (contador jefe responsable Pavlov VG).
Rector Yu.N. Afanasyev
Universidad
Secretaria A.O. Goryunova
Antes de este GOST era GOST R 6.30-97
Tabulador: un dispositivo que le permite detener la máquina de escribir en posiciones específicas.
Un accesorio es un elemento separado de un documento de servicio.
Ley de la Federación de Rusia de 25 de octubre de 1991 No. 1807-1 "Sobre las lenguas de los pueblos de la Federación de Rusia"
La lista de documentos en los que se coloca el sello oficial se incluye en el apéndice del GSDOU.
Negocios desde cero
