Las actividades de las instituciones se registran en diferentes tipos documentos. De acuerdo con la legislación vigente, las organizaciones, instituciones y empresas privadas emiten estatutos, reglamentos, instrucciones, dotación de personal. Todos estos tipos conforman un grupo de documentos organizacionales.
Documentos organizativos: un conjunto de documentos interrelacionados que regulan la estructura, las tareas, las funciones de la empresa, la organización de su trabajo, los derechos, deberes y responsabilidades de la gerencia y los especialistas de la empresa.
gerencial
De acuerdo con el clasificador de documentación de gestión de toda Rusia, el grupo documentos administrativos incluye:
resoluciones;
soluciones;
pedidos;
pedidos.Cada tipo de documento administrativo está destinado a documentar las actividades de instituciones y organizaciones de diferentes niveles de gobierno o gobierno, empresas, organizaciones de formas organizativas y legales no estatales. La elección de un tipo específico para documentar las actividades administrativas depende del estatus y la competencia de un funcionario, del procedimiento para tomar una decisión de gestión (unipartita o colectiva).
El primer líder emite órdenes y da instrucciones.
Los directores adjuntos, los jefes de las grandes divisiones estructurales emiten órdenes e instrucciones.
El procedimiento para considerar el asunto sobre la base del principio de colegialidad prevé la publicación de documentos tales como resoluciones y decisiones.
La preparación de los documentos administrativos puede confiarse a uno o más ejecutantes (funcionarios, divisiones estructurales). Para desarrollar documentos regulatorios complejos y responsables, se practica crear grupos de trabajo, comisiones y atraer una amplia gama de especialistas entre profesionales y científicos. El requisito principal para los artistas es suficiente competencia, alta profesionalidad, conocimiento profundo del problema de gestión.
Legal
Los documentos organizacionales y legales son base legal actividades de la organización y contienen disposiciones basadas en las normas ley administrativa y vinculante.1
La actividad organizacional de la institución se registra en documentos organizacionales y legales que contienen reglas, normas, disposiciones que determinan el estado de la organización, su competencia, estructura, personal y composición oficial, el contenido funcional de la organización en su conjunto, sus divisiones y empleados, sus derechos, deberes, responsabilidades y otros aspectos.2
Los documentos organizativos y legales deben ser aprobados por un organismo autorizado: una organización matriz, el jefe de esta organización, un órgano colegiado (por ejemplo, una junta general de accionistas, una junta directiva, etc.) o el jefe de una unidad estructural - dependiendo del tipo y variedad del documento. Los documentos organizacionales pueden ser aprobados directamente por el jefe, por un documento administrativo del jefe (por orden o instrucción) o por un cuerpo colegiado. La fecha del documento legal es la fecha de su aprobación.3
Desde el punto de vista de la validez, los documentos organizacionales y legales son intemporales: son válidos hasta que sean cancelados o hasta que se aprueben nuevos (la excepción es la plantilla, que se desarrolla y aprueba anualmente). A medida que cambie la naturaleza de las actividades de la institución y la organización del trabajo, se podrán modificar los documentos organizacionales y legales, para lo cual el titular expide un documento administrativo (orden o instrucción). En caso de reorganización de actividades, se elaboran y aprueban nuevos documentos organizativos y legales.4
El procedimiento para realizar cambios o revisarlos depende del tipo de organización documentos legales.5
La dirección de una institución o unidad desarrolla documentos organizacionales y legales con la participación del servicio legal y especialistas calificados que conocen bien el trabajo de la institución.6
El texto de la mayoría de los documentos organizacionales y legales consta de secciones con sus propios encabezados y divididos en párrafos y subpárrafos, numerados en números arábigos.7
En el proceso de preparación, los documentos organizacionales y legales deben necesariamente pasar por el procedimiento de coordinación (aprobación) con todos los departamentos y personas interesadas, el servicio legal (abogado), los jefes adjuntos de la organización o uno de los adjuntos a cargo de la correspondiente dirección de las actividades de la organización.8
Los documentos organizacionales y legales incluyen el estatuto, escritura de constitución, reglamento sobre la organización, reglamento sobre la unidad estructural, reglamento sobre el colegiado (cuerpo deliberativo) de la organización, reglamentos, dotación de personal, instrucciones, descripciones de puestos.
Tipos
Los documentos organizativos están representados por estatutos, reglamentos, incluidos los de las divisiones estructurales, instrucciones, incluidas las descripciones de puestos, reglas.
Formulario de documento organizativo:
detalles permanentes de la forma "única":
- emblema (03);
— nombre de la organización (06);
- nombre del tipo de documento (08) (CARTA o REGLAMENTO o INSTRUCCIÓN o REGLAS);
- detalles variables del formulario "único":
- fecha (09);
- número de registro (10);
- lugar de compilación o publicación del documento (12);
— título (17)1;
- texto (19);
- una marca sobre la presencia de una solicitud (20) 2;
- firma (21);
- sello de aprobación (22) o visado (23);
- sello de aprobación (15);
- junta (24).
Carta
Carta: un conjunto de reglas que rigen las actividades de organizaciones, instituciones, sociedades y ciudadanos, su relación con otras organizaciones y ciudadanos, derechos y obligaciones en un área determinada controlado por el gobierno, actividad económica o de otro tipo. Se aprueban estatutos de empresas, instituciones y organizaciones. autoridades superiores(ministerios, administraciones de sujetos de la federación), carta entidad legal es aprobado por sus fundadores (participantes) y está sujeto a registro estatal según el orden establecido. La carta se refiere a los documentos constitutivos obligatorios para la creación de organizaciones comerciales no gubernamentales. Los requisitos generales del procedimiento para su preparación, ejecución y contenido se encuentran en la primera parte del Código Civil. Federación Rusa.
La estructura del texto de la carta varía según su variedad. El estatuto de la organización incluye: disposiciones generales, metas y objetivos, derechos, actividades, propiedad, administración, reorganización y liquidación.El estatuto de una sociedad anónima contiene secciones: disposiciones generales, capital social, procedimiento operativo, derechos, administración, contabilidad e informes, distribución de ganancias, otros ahorros, terminación de actividades.
Posición
Reglamento - un acto legal que determina el procedimiento para la formación, estatus legal, derechos, obligaciones, organización del trabajo de una institución, unidad estructural (servicio).
El reglamento sobre la organización incluye secciones: disposiciones generales; tareas principales; funciones; derechos y obligaciones; administración; relaciones y conexiones; control, verificación y auditoría de actividades; reorganización y liquidación.
La estructura del texto de la disposición sobre la unidad estructural (servicio) no está definida normativamente. Una estructura bastante estable, desarrollada por la práctica, tiene disposiciones sobre divisiones que tienen las siguientes secciones: disposiciones generales, tareas principales, funciones, derechos y obligaciones, responsabilidades, relaciones.
Un grupo separado de disposiciones se compone de disposiciones que regulan la totalidad de las relaciones organizativas, laborales y de otro tipo sobre un tema específico.Instrucción
Instrucción: un acto legal que contiene reglas que rigen los aspectos organizativos, científicos, técnicos, tecnológicos, financieros u otros aspectos especiales de las actividades de instituciones, organizaciones, empresas, sus divisiones, servicios, funcionarios. De naturaleza instructiva son tipos de documentos tales como reglas, reglamentos, etc.
La instrucción comienza, por regla general, con la sección " Provisiones generales”, en la que se indica la finalidad de su publicación, los ámbitos de distribución, el procedimiento de uso y otra información de carácter general.
El texto de la instrucción debe contener una redacción clara con palabras de comando como "debería", "debería", "necesario", "tiene derecho", "no permitido", "recomendado", "prohibido", etc. El texto de la instrucción se presenta de un tercero ("el contratista debe presentar los documentos para su firma junto con los materiales en base a los cuales se prepararon") o en forma impersonal ("el período de almacenamiento de documentos está determinado por el Lista").
Se elabora una descripción del trabajo para cada empleado de una institución (organización).
Los documentos organizacionales son documentos que establecen el procedimiento para crear una organización y su trabajo, organizando actividad colectiva dentro de la organización. A pesar de que los documentos organizacionales ocupan un lugar pequeño en el volumen total de documentación, juegan un papel importante en las actividades de la organización. La existencia real de cualquier organización comienza con la introducción de documentos organizativos. Tienen mayor fuerza legal y pueden ser utilizados en caso de resolución de conflictos.
En cuanto a su contenido, los documentos organizacionales son documentos complejos, son de gran volumen. Suelen ser elaborados por un departamento o una comisión especial (elegida o nombrada) con la participación de abogados. Después de discutir y acordar el texto del documento, son firmados por el responsable de la organización y aprobados. Los documentos organizacionales tienen un período de validez prolongado, se procesan solo en caso de reorganización, desarrollo de una nueva dirección en la empresa.
Los tipos de documentos organizativos incluyen principalmente estatutos, reglamentos, reglas, instrucciones, estructura y dotación de personal, dotación de personal.
La carta es un documento que define la estructura, el procedimiento de formación, la competencia de la organización, sus funciones y derechos, tareas, procedimiento de trabajo. Es el principal documento organizativo en las actividades de instituciones, organizaciones y empresas de diversas formas organizativas y jurídicas. Todas las empresas estatales, municipales, privadas, asociaciones públicas funcionan sobre la base del estatuto (por ejemplo: el estatuto de una sociedad deportiva voluntaria, el estatuto de una sociedad anónima, el estatuto de una empresa estatal unitaria, etc.).
Como documento organizativo, la carta es tan importante que los requisitos para el texto para varias de sus variedades se establecen en orden legislativo. Por ejemplo, de conformidad con la Ley Federal "Sobre Bancos y Actividades Bancarias", el acta constitutiva del banco debe contener, además del nombre del banco y su ubicación, una lista de las operaciones y transacciones bancarias en curso; información sobre la división del capital autorizado; información sobre el sistema de órganos de dirección, incluidos los órganos ejecutivos y los órganos de control interno; información sobre el orden de su formación y sus poderes.
Los charters pueden ser estándar e individuales. Se elaboran estatutos modelo para una serie de empresas homogéneas y se elaboran estatutos individuales sobre la base de ellos.
El texto de la carta supone la presencia de las siguientes secciones:
1. Disposiciones generales.
2. Las funciones principales de la empresa.
3. Derechos y obligaciones.
4. Liderazgo.
5. Relaciones y conexiones.
6. Actividades industriales y económicas, comerciales.
7. Bienes y fondos.
8. Control, verificación y revisión.
9. Reorganización o liquidación.
10. El procedimiento para la formación de la propiedad (o capital autorizado, emisión y distribución de acciones).
11. El procedimiento para la distribución de utilidades.
12. El procedimiento para la formación de una organización, el procedimiento para administrar y terminar actividades.
13. Órganos de gobierno (estructura organizativa interna).
El reglamento se define como un documento organizacional y legal que establece el estatus, lugar en el sistema de gestión, estructura interna, procedimiento de formación, funciones, competencia, reglas básicas para las actividades de la organización, sus divisiones estructurales, así como las organizaciones subordinadas. El reglamento puede determinar la organización del trabajo y las funciones principales del sistema de organismos estatales (estas son las disposiciones generales sobre los ministerios de la Federación Rusa), un organismo (por ejemplo, el Reglamento sobre el departamento general de la administración regional, etc.), unidad estructural, comisión, etc. Sobre la base de la posición, por regla general, trabajan las organizaciones presupuestarias, las autoridades y las administraciones. Pero también las estructuras comerciales que actúan sobre la base de la carta pueden desarrollar regulaciones para sus sucursales, oficinas de representación y departamentos.
Las disposiciones son:
general - se desarrollan para organizaciones homogéneas;
Estándar: generalmente opera dentro de la misma industria, un sistema, aprobado por autoridades superiores;
individual: se desarrollan sobre la base de los estándar, reflejan los detalles este cuerpo o un funcionario, son aprobados por los jefes de la organización y las empresas.
El texto del reglamento incluye los siguientes apartados:
1. Disposiciones generales - el nombre oficial exacto de la organización (completa y abreviada), el propósito de su creación, el grado de independencia, el órgano de gobierno (o funcionario) a cuya disposición se encuentra esta organización, el supervisor inmediato, la presencia Se indican los sellos y formularios oficiales. También proporciona una lista de los principales materiales legales, normativos, normativos y de orientación que guían a esta organización en sus actividades.
2. Las tareas principales de la organización, la naturaleza y direcciones principales de sus actividades.
3. Estructura: se proporciona una descripción de la estructura organizativa interna, se proporciona una lista de departamentos, se indica la naturaleza de la relación entre ellos, se determina el procedimiento para distribuir responsabilidades entre los empleados.
4. Funciones: se proporciona una descripción completa de las actividades de la organización, lista detallada todas las funciones que deben asegurar la solución de las tareas.
5. Derechos y obligaciones: enumera los derechos y obligaciones necesarios para el desempeño de las funciones, el procedimiento para su implementación (los derechos incluyen: el derecho a solicitar información, el derecho a corresponder, el derecho a representar en autoridades superiores, el derecho a emitir documentos administrativos y reglamentarios, etc.; los deberes incluyen las actividades requeridas para completar las tareas principales). Al establecer los derechos y obligaciones, se enfatiza su cumplimiento con la legislación vigente.
6. Responsabilidad: se establecen los puestos por los cuales el jefe de la organización es personalmente responsable por el incumplimiento de las tareas establecidas.
7. Gestión: establece los principios de gestión de la organización, el procedimiento de nombramiento (despido) para un puesto gerencial, el alcance de la competencia del jefe.
8. Control, verificación y auditoría de actividades - se determina por quién el control, verificación y auditoría de las actividades financieras y actividad económica, su frecuencia o oportunidad, el procedimiento de presentación de documentos finales.
9. Reorganización y liquidación: se establece el procedimiento para la implementación de la reorganización y liquidación de la organización.
El tipo de disposición más común es el Reglamento sobre la unidad estructural. Debe desarrollarse para cada departamento de la organización. Este documento debe fijar las principales funciones y tareas que deben realizar las unidades para realizar tareas comunes. Así, en una sociedad anónima administrada por un directorio, se desarrolla un reglamento del directorio, que fija el estatuto del directorio, la competencia del directorio, el procedimiento para elegir el directorio, las facultades de sus miembros y su duración, el procedimiento de convocatoria y formación del orden del día, el procedimiento de celebración de las reuniones y la adopción de decisiones, la elevación de actas, la responsabilidad de los miembros del consejo de administración y otras cuestiones organizativas.
La regulación también puede entenderse como un conjunto de normas que rigen un determinado ámbito de actividad, por ejemplo, Reglamento sobre la conducta de contabilidad y estados financieros en la Federación de Rusia, Regulaciones modelo sobre el mantenimiento de registros sobre propuestas, solicitudes y quejas de ciudadanos en organismos estatales, empresas, instituciones, numerosos tipos de disposiciones sobre la celebración de diversos concursos, revisiones, etc.
Reglas - este es un documento que establece un cierto orden y uniformidad en la ejecución de cualquier actividad, determinando cómo y en qué secuencia se debe realizar el trabajo en un área determinada.
Según el ámbito de aplicación, las normas se pueden dividir en:
general, relevante para todas las industrias (por ejemplo, normas de seguridad);
Sectoriales, relacionadas con una sola industria (por ejemplo, las Reglas de Admisión a las Instituciones de Educación Superior o las Reglas de Servicios al Consumidor).
Toda organización tiene un reglamento interno de trabajo. En arte. 189 Código de Trabajo La Federación Rusa establece que “el horario laboral de una organización está determinado por las normas laborales internas. Reglamento interno de trabajo - local acto normativo organismo que regula, de conformidad con este Código, el Reglamento Interior y demás leyes federales, el procedimiento para la contratación y despido de empleados, los derechos, obligaciones y responsabilidades fundamentales de las partes contrato de empleo, horario de trabajo, tiempo de descanso, incentivos y sanciones aplicadas a los empleados, así como otras cuestiones normativas relaciones laborales de este empleador.
Normalmente, el Reglamento Interno contiene las siguientes secciones:
1. Disposiciones generales.
2. El procedimiento de contratación y despido de trabajadores.
3. Derechos y obligaciones básicos de los trabajadores.
4. Derechos y obligaciones fundamentales del empresario.
5. Modo de trabajo y descanso.
6. Incentivos para el éxito en el trabajo.
7. Responsabilidad por violación de la disciplina laboral.
Una instrucción es un acto legal emitido por un organismo gubernamental con el fin de establecer normas que rijan los aspectos organizativos, científicos, técnicos, tecnológicos, financieros y otros aspectos especiales de las actividades de instituciones, organizaciones, empresas (sus divisiones y servicios), funcionarios y ciudadanos. (por ejemplo, la Instrucción sobre el mantenimiento de registros en el aparato de la administración de la región de Leningrado, Descripción del trabajo del inspector de control). También se emiten instrucciones para aclarar y determinar el procedimiento para la aplicación de actos legislativos y documentos administrativos (por ejemplo, órdenes).
Al igual que otros tipos de documentos organizativos, las instrucciones pueden ser individuales y estándar. Entonces, al compilar instrucciones para el trabajo de oficina en una organización en particular, se usa Instrucción típica trabajo de oficina en organismos federales poder Ejecutivo. La instrucción se redacta en un formulario común. Se aprueba por acto administrativo especial o directamente por el titular. En el primer caso, la orden o instrucción del jefe determina el momento de la introducción de la instrucción, enumera las medidas necesarias para implementar las recomendaciones de la instrucción e indica los ejecutores responsables.
Un tipo separado de instrucción es una descripción del trabajo, definida como un acto legal que se emite para regular el estado legal y organizacional de un especialista, sus deberes, derechos, responsabilidades y proporcionar condiciones para su trabajo efectivo. Significado descripción del trabajo muy grande. Al desempeñar un papel organizativo, reglamentario y reglamentario, contribuye a una clara delimitación de deberes y derechos entre los empleados, la exclusión del paralelismo en el trabajo y la provisión de interconexión en el trabajo de los empleados que ocupan varios puestos. A menudo se confía en la descripción del trabajo en situaciones de conflicto entre el empleador y el empleado.
La descripción del puesto es desarrollada por el jefe del departamento, los empleados del departamento de personal o un especialista en recursos humanos para cada puesto previsto por la plantilla, excepto para los gerentes cuyas actividades están reguladas por el reglamento. Al desarrollarlo, es necesario confiar en documentos tan fundamentales como el directorio de clasificación de puestos de gerentes, especialistas y otros empleados (se toma la característica de calificación correspondiente).
Código Laboral de la Federación Rusa, así como la posición de la organización y unidad estructural. Las disposiciones principales de la instrucción deben acordarse con el asesor legal, y luego el jefe de la empresa lo aprueba y, al celebrar un contrato de trabajo, se le informa al empleado contra recibo. Todos los cambios en la descripción del puesto deben hacerse por orden especial del jefe.
El texto principal de la descripción del puesto incluye las siguientes secciones:
1. Disposiciones generales. La sección indica el nombre exacto del puesto de acuerdo con la plantilla, el lugar en el sistema de gestión, es decir. el nombre de la unidad estructural y subordinación; se establece el campo de actividad del empleado, el modo de trabajo, el procedimiento para su nombramiento y destitución, reemplazo por puesto durante la ausencia; se determinan los requisitos de formación profesional y experiencia laboral. Además, la sección contiene indicaciones de los principales documentos legislativos, reglamentarios, reglamentarios, metodológicos, organizativos y administrativos por los que se guía el especialista en sus actividades.
2. Funciones y deberes oficiales. Esta sección requiere tantos detalles como sea posible. Aquí, los deberes del empleado se enumeran en la máxima medida, en consonancia con las tareas de la unidad estructural; una lista de tipos de trabajo (en secuencia de principal a secundario) que el empleado debe realizar; se indica la forma de su participación en el proceso de gestión; Se definen las normas éticas que debe cumplir un empleado.
3. Derechos. La sección describe los derechos y poderes de un empleado necesarios para cumplir con sus funciones: el derecho a tomar decisiones sobre una determinada gama de cuestiones, recibir la información necesaria, aprobar o firmar documentos, controlar las acciones de cualquier empleado, etc.
4. Responsabilidad. Esta sección indica las formas de responsabilidad del empleado por los resultados de sus actividades, las funciones que se le asignan; Se establecen tipos de castigos por desempeño inoportuno y de mala calidad por parte de un especialista en funciones oficiales.
5. Relaciones. Esta sección tiene por objeto regular las relaciones laborales entre los funcionarios. Establece el círculo de relaciones oficiales, el procedimiento de presentación de informes, planos y otros documentos, la frecuencia de presentación de documentos, etc.
6. Evaluación del trabajo. Este apartado suele indicar los criterios de puntualidad del trabajo y su calidad, por ejemplo, la ausencia de quejas, reclamaciones, el cumplimiento de los plazos de ejecución de instrucciones de la dirección, etc.
Por regla general, la descripción del puesto finaliza con una indicación del procedimiento para su revisión. La condición para la revisión de la descripción del trabajo puede ser cambios en la estructura de la organización que causaron la redistribución de los deberes de los empleados, cambios en los tipos de trabajo, la introducción de tecnología informática, etc. Pero mucho más a menudo indican el período para revisión o reaprobación obligatoria de las instrucciones (tres años o cinco años).
Los documentos organizacionales también incluyen un documento como la estructura y el personal, un acto legal que regula la composición de las divisiones estructurales y el personal de la organización. Su redacción está prevista en la carta (reglamentos) de la organización. Establece la composición de las unidades (departamentos) y la dotación de personal de cada departamento y de toda la organización en su conjunto. Por lo general, este documento se aprueba por un año calendario, y si se producen cambios durante el curso, se redactan por orden del jefe.
El documento es una tabla, cuyas columnas principales son:
el nombre de la unidad estructural;
el código de la subdivisión estructural;
dotación de personal (por departamento y organización en su conjunto).
En cada organización, independientemente de su forma organizativa y legal, se desarrolla y aprueba una plantilla de personal, un acto legal que establece la dotación de personal de la organización, la composición de los puestos y el monto de la remuneración. La plantilla de personal, como otros documentos, se desarrolla de acuerdo con el estatuto (reglamentos) de la organización. Define las unidades estructurales (nombre y código), las profesiones (puestos), el número de unidades de personal, el salario (tarifa), las asignaciones, el fondo mensual salarios. El documento se redacta de forma unificada. El departamento de planificación y economía y el departamento de personal son los responsables de la elaboración de la plantilla.
La plantilla de personal se aprueba por orden del jefe de la organización. Todos los cambios en la plantilla de personal también se realizan de acuerdo con la orden del jefe de la organización.
La documentación creada en el curso de las actividades de una empresa es extremadamente difícil de clasificar. ¿Qué documentos son organizativos y cuáles administrativos y legales? ¿Cómo presentar el flujo de trabajo en forma de sistemas independientes?
Del artículo aprenderás:
Qué documentos son organizacionales: clasificación funcional
Cada documento que interviene en el trabajo de oficina de la empresa cumple una función específica. ella define proposito especial este o aquel papel de servicio, ayuda a establecer su papel en sistema común flujo de trabajo. Así, por ejemplo, para documentos del grupo organizativo se refiere a la documentación que cumple la función de proporcionar control.
El documento es inherentemente un objeto multifuncional. No sólo capta y transmite información, sino que puede actuar como medio de gestión, contabilidad, regulación de las relaciones jurídicas. La ciencia moderna separa sus funciones generales y especiales. Los generales incluyen: informativo, comunicativo, social y cultural. Para especial - administrativo, contable y legal. Separadamente, por su especificidad, la ciencia estudia la función de una fuente histórica.
La clasificación funcional de la documentación se ha aplicado con éxito en la industria administrativa. Como base, las funciones aplicadas se utilizan con mayor frecuencia, lo que permite determinar con precisión las tareas sociales y prácticas de la documentación. Para crear tal clasificación, se utiliza un método jerárquico: la matriz documental se divide en grupos que actúan como sistemas integrales separados.
Así, por ejemplo, en los formularios de documentación de gestión los sistemas organizativos, legales, administrativos, de referencia y de información y planificación de la institución.
Cada uno de ellos tiene todas las características del sistema:
- dividido en subsistemas;
- tiene relaciones internas y externas;
- caracterizado por la organización interna;
- tiene elementos autónomos;
- capaz de desarrollo
V actividades administrativas las posiciones más importantes están ocupadas por sistemas organizacionales: administrativos, de informes, estadísticos y de planificación. En ellos, de acuerdo con el nivel de gestión, es posible distinguir subsistemas separados, sin embargo, es bastante difícil distinguirlos debido a las estrechas interconexiones.
Todo sistema funcional es un complejo documental que asegura el funcionamiento de las áreas administrativas generales. Existen los siguientes tipos de documentación que forman sistemas independientes:
- Organizacional - administrativo;
- Planificado;
- contabilidad primaria;
- Informes y estadísticas;
- Contabilidad;
- personal;
- Liquidación financiera y monetaria;
- Informes y estadísticas departamentales;
¿Qué documentos son organizativos y legales?
La documentación organizativa y administrativa es un sistema que proporciona el alcance de la gestión. Define las funciones, tareas y derechos de la empresa, establece su estructura, organiza el personal de los departamentos, fija las decisiones de personal y ayuda a controlar los objetos subordinados.
Este sistema consta de dos subsistemas independientes: documentación legal y administrativa. El primer subsistema es documentos organizacionales, incluyendo las reglas, reglamentos y normas de la institución. Establecen su estatus, competencia, construyen una estructura, determinan el número de personal y el contenido de las actividades.
Carta
La Carta es uno de los documentos organizativos y jurídicos más importantes. Es el acto constitutivo de una entidad legal, ya sea una LLC (sociedad de responsabilidad limitada), OJSC (sociedad anónima abierta) o una sociedad. Es el estatuto que regula la relación entre la empresa y sus socios, organismos gubernamentales. También regula las relaciones de los participantes dentro de la sociedad.
La carta son las disposiciones y reglas que ayudan a definir claramente la estructura, los derechos y obligaciones, los detalles de las actividades de una persona jurídica. El procedimiento para su aprobación y registro está determinado por la ley. El estatuto fija el nombre de la empresa, su ubicación y el procedimiento de gestión.
Posición
El Reglamento se refiere a los documentos organizacionales que establecen las reglas de la actividad organizacional. Hay disposiciones típicas e individuales. Los primeros son aprobados por los más altos órganos administrativos, y los segundos se forman sobre su base. Asignar el Reglamento sobre la organización y el Reglamento sobre la unidad estructural. El primero se refiere a los actos constitutivos de la empresa, el segundo determina el estado de sus unidades organizativas.
Reglamento
Un reglamento es un acto jurídico especializado destinado a la aplicación interna. Determina el procedimiento para las actividades de la sociedad y su órgano de dirección, colegiado o consultivo. El reglamento establece el procedimiento para la planificación de las obras, la toma de decisiones de gestión y el procedimiento para su puesta en conocimiento de los ejecutores.
dotación de personal
Este acto interno se refiere a los documentos organizacionales de la empresa, fijando su oficial y fuerza y nómina. El programa refleja la estructura de la empresa y contiene una lista de profesiones y cargos de su personal. Prescribe el número total de empleados, determina el monto de la remuneración e indica sus componentes.
Reglas de orden interno
Los reglamentos internos se encuentran entre los locales obligatorios. regulaciones instituciones Establecen las reglas para la contratación y despido de empleados, definen los derechos y obligaciones del equipo y del empleador. La ley regula el modo de trabajo y el tiempo de descanso, designa incentivos y sanciones.
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- Creación y funcionamiento del archivo de una persona jurídica. Aspectos legales y organizativos
Política contable
Las políticas contables se desarrollan con el fin de regular los métodos y reglas de contabilidad y contabilidad fiscal. Incluye métodos de observación primaria, medición de costos, agrupación actual y generalización de hechos comerciales en términos de actividad económica. Además, le permite evaluar de manera confiable la posición financiera de la organización y el movimiento de sus flujos financieros, para medir los resultados financieros.
¿Qué documentos son organizativos y administrativos?
A documentos organizacionales El carácter administrativo comprende todos los tipos que regulan y coordinan las actividades de la empresa. Son necesarios para la implementación de los objetivos de la institución y obtener el máximo efecto del negocio. Este subsistema está diseñado para documentar las decisiones de gestión enviadas desde la dirección a las unidades organizativas y los empleados. Desde un punto de vista jurídico, los documentos oficiales de este grupo son actos jurídicos que contienen órdenes legalmente autoritativas de los sujetos de gestión. Sus tareas incluyen:
- resolución de problemas y cuestiones en el ámbito de la gestión;
- llevar las decisiones administrativas a las autoridades;
- documentación de relaciones administrativas y jurídicas;
Pedido
Una orden es un acto jurídico dictado por el titular de una institución únicamente en el marco de su poderes oficiales y regular las actividades de la empresa. Se refiere a una amplia gama de personas y es obligatorio. La orden afecta aspectos organizativos, operativos y de personal de las actividades de la empresa. Su ámbito de aplicación se limita a la jurisdicción de la institución a cuya cabeza se suscribe.
Decreto
La resolución se adopta por los órganos colegiados de dirección del nivel superior o central de la jerarquía administrativa con el fin de resolver las tareas prioritarias y más fundamentales y establecer reglas de conducta.
Solución
La decisión se refiere a los documentos organizativos y administrativos emitidos por órganos cuyas actividades se basan en el principio de gestión colegiada (por ejemplo, órganos de administración municipal, juntas de cooperativas, juntas directivas, asambleas de accionistas, etc.)
Disposición
La orden se aplica a actos legales emitido personalmente por el jefe de la empresa (sucursal, división o departamento). El objeto de su publicación es resolver cuestiones operativas. A diferencia de una orden, una decisión tiene un período de validez corto, válido hasta el momento de la ejecución, y concierne a un círculo más reducido de empleados.
indicación
La indicación es de carácter organizativo y metodológico. Se trata de cuestiones relacionadas con el proceso de ejecución de otros documentos organizativos (órdenes, instrucciones, instructivos, etc.). La instrucción contiene las acciones requeridas para que el ejecutante resuelva cuestiones de carácter informativo y metodológico.
Ningún documento organizativo Actúa, ante todo, como portador de información y es un elemento indispensable de la gestión de cualquier empresa, porque asegura la interacción de sus partes. La información sirve como base para tomar decisiones gerenciales efectivas y es una prueba de su implementación, así como una fuente de información para análisis y pronósticos. La legislación en muchos casos obliga a los empresarios a documentar sus actividades. Esto es necesario para fortalecer el estado de derecho y el control. Entendiendo las funciones de uno u otro papel de servicio, podrá estructurar toda la matriz informativa y documental y optimizar al máximo el flujo de trabajo.
Las actividades de las instituciones se registran en varios tipos de documentos. De acuerdo con la legislación vigente, las organizaciones, instituciones y empresas privadas emiten estatutos, reglamentos, instrucciones, dotación de personal. Todos estos tipos conforman un grupo de documentos organizacionales.Documentos organizativos: un conjunto de documentos interrelacionados que regulan la estructura, las tareas, las funciones de la empresa, la organización de su trabajo, los derechos, deberes y responsabilidades de la gerencia y los especialistas de la empresa.
Carta - un conjunto de reglas que rigen las actividades de las organizaciones, su relación con otras organizaciones y ciudadanos, derechos y obligaciones en el campo del estado o la actividad económica. La carta es un documento complejo, cuya estructura y contenido están determinados por los propios desarrolladores. El texto del estatuto de la empresa en sí se puede dividir en seis secciones con un cierto grado de convencionalismo.
Las principales secciones del texto de la carta:
1. Disposiciones Generales;
2. unidad organizativa;
3. reglamento de actividad;
4. financiera - base material;
5. actividades de información y auditoría;
6. procedimiento de liquidación y responsabilidad por los asuntos de la organización.
Los estatutos generales son aprobados por los órganos supremos el poder del Estado. Los estatutos de las organizaciones públicas son adoptados y aprobados por los congresos de estas organizaciones. Los estatutos de las empresas estatales son aprobados por autoridades superiores.
A continuación ofrecemos los principales detalles incluidos en el formulario de carta:
2. nombre de la organización;
3. nombre del tipo de documento;
4. fecha, número;
5. lugar de publicación;
6. sello de aprobación;
7. texto;
8. firma del jefe.
Las descripciones de puestos ocupan un lugar especial en el complejo de documentos organizacionales de empresas comerciales. Descripción del trabajo: un documento organizativo de validez prolongada o permanente, que define los aspectos científicos, técnicos y financieros de las actividades de los funcionarios.
Con base en la descripción del trabajo, se desarrolla un contrato de trabajo con el empleado. El contrato de trabajo y la descripción del puesto se utilizan para resolver situaciones de conflicto entre el empleador y el empleado. La descripción del trabajo es desarrollada por el jefe de la unidad estructural, acordada con el abogado y aprobada por el director de la empresa.
1. Disposiciones Generales;
2. deberes oficiales;
3. derechos;
4. responsabilidad.
La primera sección indica el campo de actividad del especialista; el procedimiento para su nombramiento y destitución del cargo; requisitos de calificación; subordinación de un especialista; reglamentos La segunda sección enumera los tipos específicos de trabajo realizados por un especialista. La sección tercera establece los derechos necesarios para que un especialista desempeñe las funciones que tiene asignadas. La cuarta sección indica de qué es responsable específicamente el especialista.
Detalles del formulario de descripción del puesto:
1. nombre del ministerio o departamento;
2. nombre de la organización;
3. nombre del tipo de documento;
4. fecha, número;
5. lugar de publicación;
6. título en caso nominativo;
7. sello de aprobación;
8. texto;
9. firma del autor;
10. visas.
La actividad de cada institución, organismo o empresa está determinada por sus reglamentos. El reglamento es un acto jurídico que determina el procedimiento para la formación, las tareas, los deberes, los derechos, las responsabilidades y la organización del trabajo de la empresa en su conjunto o de sus divisiones estructurales. Las disposiciones son individuales y estándar. Individual: estas son las disposiciones sobre todos los departamentos, talleres, unidades de gestión incluidas en el esquema de la estructura organizativa de la gestión empresarial. Típico - estas son las disposiciones sobre los principales talleres de producción, divisiones estructurales.
Los reglamentos se desarrollan bajo la dirección de los jefes de la empresa, por iniciativa de los jefes de las divisiones estructurales. El ejecutor redacta un proyecto de reglamento. El reglamento está firmado por el jefe de la unidad estructural (cuya actividad está regulada), el jefe superior al que está subordinada esta unidad y el promotor.
El proyecto de reglamento se coordina con el departamento legal. Si el borrador presenta objeciones, comentarios, se hacen constar en la segunda copia o en una hoja separada adjunta a la segunda copia del borrador. El proyecto de reglamento se presenta para su aprobación al jefe de la empresa. El reglamento sobre la organización es aprobado por el documento administrativo de la organización superior. La fecha de la disposición es la fecha de aprobación del documento, a menos que se indique otra fecha en el texto.
El reglamento es un documento complejo. La estructura y el contenido de la disposición, por regla general, están determinados por la institución: el desarrollador. Las secciones principales del texto de la disposición:
1. Disposiciones Generales;
2. tareas principales;
3. funciones;
4. derechos;
5. organización del trabajo.
El formulario: una disposición de muestra consta de los detalles:
El nombre del departamento
- Nombre de la organización,
- nombre de la unidad estructural,
- sello de aprobación,
- nombre del tipo de documento - cargo,
- fecha, número,
- lugar de publicación (ciudad),
- título,
- texto,
- firmas,
- sello de acuerdo,
- visas.
La dotación de personal es uno de los principales tipos de documentos organizativos. La plantilla de personal es un documento que fija la composición oficial y numérica de la empresa, indicando el fondo de nómina. La lista de personal se elabora en el membrete de la empresa, se indica una lista de puestos, información sobre el número de unidades de personal, salarios oficiales, asignaciones y una nómina mensual.
La lista de personal está firmada por el subdirector de la empresa, acordada con el jefe de contabilidad, aprobada por el director de la empresa. Los cambios en la plantilla de personal se realizan por orden del jefe de la organización.
De acuerdo con el estatuto de la empresa, se desarrolla su estructura y se determina la dotación de personal, que se fija en el documento correspondiente. Estructura y dotación de personal: un documento organizativo que indica todas las divisiones estructurales de la empresa, los puestos introducidos en la empresa y el número de unidades de personal para cada uno de los puestos. Este documento está redactado en el membrete de la empresa, firmado por el subdirector de la empresa, acordado con el jefe de contabilidad, aprobado por el director de la empresa. Los cambios en la "estructura y dotación de personal" se realizan por orden del jefe de la empresa.
El reglamento interno de trabajo es un documento organizativo que refleja los siguientes aspectos:
1. organización del trabajo de la empresa;
2. deberes mutuos de trabajadores y administración;
3. concesión de vacaciones;
4. adscripción de empleados;
5. modo intraobjeto.
Las reglas se redactan en el membrete de la empresa, se acuerdan mediante discusión en una reunión de empleados de la empresa, están respaldadas por un abogado y aprobadas por el director de la empresa.
Documentos organizativos y legales.
Los documentos organizativos y legales fijan el estatus de la organización como entidad legal, el procedimiento para formalizar la forma organizativa y legal, fijan su estructura organizativa, formas y métodos de gestión, derechos y obligaciones de los funcionarios y el personal. Los documentos organizacionales y legales contienen disposiciones que son estrictamente vinculantes y aplican las normas del derecho civil y administrativo, siendo la base legal para las actividades de la organización. Estos documentos deben pasar el procedimiento de aprobación de la organización matriz, el jefe de la organización o su órgano colegiado de gestión y deben contener el sello de aprobación como parte de los detalles obligatorios.Los documentos organizativos y jurídicos se dividen en documentos constitutivos de una persona jurídica (acuerdo y carta constitutiva) y documentos organizativos (reglamentos sobre divisiones estructurales, órganos colegiados consultivos, dotación de personal, reglamentos de organización, instrucciones sobre actividades que requieren regulación y otros documentos normativos).
Una persona jurídica es una organización que tiene bienes separados en la propiedad, la gestión económica o la gestión operativa y es responsable de sus obligaciones con estos bienes, puede adquirir y ejercer derechos reales y no reales en su propio nombre, asumir las obligaciones asumidas de conformidad con su estatuto, ser actor y demandado en los tribunales.
Una persona jurídica actúa sobre la base de una carta, o un acuerdo constitutivo y una carta, o solo un acuerdo constitutivo. V casos individuales previsto por la ley, una persona jurídica que no sea una organización comercial podrá actuar con base en la disposición general sobre este tipo de organización.
Una entidad legal creada de acuerdo con el Código Civil de la Federación Rusa (en adelante, el Código Civil de la Federación Rusa) (partes uno, dos y tres) por un fundador opera sobre la base de un estatuto aprobado por este fundador, y por varios - sobre la base de una carta y un memorando de asociación.
Los documentos constitutivos de una persona jurídica determinan el nombre de la persona jurídica, su ubicación, el procedimiento para gestionar las actividades de la persona jurídica, el tema y los objetivos de la actividad, y también contienen otra información prevista por la ley para las personas jurídicas de el tipo correspondiente.
Los documentos constitutivos adquieren fuerza legal desde el momento de su registro estatal, y en los casos establecidos por la ley, desde el momento de la notificación del organismo que realiza el registro estatal.
En el acuerdo de fundación, los fundadores se comprometen a crear una persona jurídica, determinar el procedimiento de actividades conjuntas para crearla, las condiciones para transferirle su propiedad y participar en sus actividades. El acuerdo también define las condiciones y el procedimiento para la distribución de ganancias y pérdidas entre los participantes, la gestión de las actividades de una persona jurídica, el retiro de los fundadores (participantes) de su composición.
La escritura de constitución debe especificar:
1) el nombre y ubicación de la entidad legal;
2) estatus legal de una entidad legal;
3) capital autorizado y aportes al mismo;
4) el procedimiento y los términos para realizar aportes al capital autorizado, la responsabilidad de los fundadores (participantes) por violación de la obligación de realizar un aporte;
5) distribución de utilidades entre los fundadores (participantes) de una entidad legal; 6) la composición de los órganos de administración de la persona jurídica;
7) el procedimiento de liquidación, reorganización de una persona jurídica y retiro de su membresía de los fundadores (participantes).
El memorando de asociación está firmado por los fundadores (participantes), se emite a cada fundador (participante) y se conserva una copia en los documentos de la entidad legal establecida.
La escritura de constitución en cuanto a la forma de ejecución es consensual, ya que entra en vigor después de llegar a un acuerdo entre las partes, y de acuerdo a su finalidad en las actividades de gestión, es un documento organizativo.
El procedimiento para concluir, redactar y procesar, entrar en vigor, rescindir y otros aspectos legales del acuerdo constitutivo están regulados por el Código Civil de la Federación Rusa.
Por regla general, la escritura de constitución consta de las siguientes secciones:
1) parte introductoria;
2) el propósito de celebrar el contrato;
3) nombre y forma jurídica organizaciones;
4) objeto de la actividad;
5) ubicación de la organización;
6) obligaciones de los participantes (fundadores) para crear una entidad legal;
7) el procedimiento para la formación de bienes;
8) las condiciones y responsabilidad de los participantes específicos (fundadores) por las obligaciones de la entidad legal establecida;
9) el procedimiento de distribución de utilidades y reembolso de pérdidas;
10) el procedimiento para administrar los asuntos de una persona jurídica;
11) derechos y obligaciones de los participantes (fundadores);
12) responsabilidad por incumplimiento de contrato;
13) condiciones y procedimiento para el retiro de participantes (fundadores) de la organización y admisión de nuevos miembros;
14) procedimiento para la consideración de disputas;
15) el procedimiento de terminación del contrato, reorganización y liquidación de la persona jurídica.
Si es necesario, el acuerdo constitutivo aprueba el estatuto de la organización, que complementa el acuerdo y fija el estado legal y organizacional de la organización.
La escritura de constitución entrará en vigor desde el momento de su firma, salvo disposición en contrario en la propia escritura de constitución.
Si una entidad legal actúa como fundador, entonces el acuerdo en su nombre lo firma el jefe de la organización o una persona dotada de poderes confirmados por un poder notarial.
El acta constitutiva, como documento constitutivo de la organización, es un conjunto de normas establecidas por los fundadores de una entidad jurídica y que regulan su forma jurídica, las relaciones relativas a la gestión interna, y también determinan su forma jurídica. Los requisitos generales para el contenido de la carta están determinados por el Código Civil de la Federación Rusa.
Para el registro de la carta constitutiva se utiliza la siguiente estructura de requisitos: un emblema de la organización; nombre de la compañía; datos de referencia sobre la organización; Título del documento; marca de registro; sello de aprobación. La estructura del texto de la Carta y su contenido está determinada por el desarrollador de la Carta.
El estatuto de la entidad legal creada (organización) debe determinar: el nombre de la organización, su ubicación, el tema y los objetivos de la actividad, el procedimiento para ingresar y salir de la organización, las condiciones para el tamaño y el procedimiento para hacer contribuciones a el capital autorizado, el nombre y propósito de los fondos de la organización a ser creados, los derechos y las obligaciones de los fundadores (participantes) de la organización establecida, la composición y competencia de los órganos de administración y control de la organización, el procedimiento para su toma de decisiones, el procedimiento de reorganización y liquidación de la organización, información sobre las sucursales y oficinas de representación de la organización y otra información.
El texto de la carta consta de secciones con títulos y numeradas en números arábigos y, por regla general, contiene las siguientes secciones:
1. Disposiciones Generales;
2) estatus legal de la Compañía;
3) metas y objetivos de la Compañía;
4) el capital autorizado de la Compañía;
5) reserva y otros fondos de la empresa;
6) derechos y obligaciones de los Integrantes de la Sociedad;
7) órganos de la Sociedad;
8) distribución de las utilidades de la Compañía entre los Fundadores;
9) retiro del Participante de la Compañía;
10) reorganización y liquidación de la Sociedad;
11) registro de la Carta de la Compañía.
La carta también puede incluir otras secciones que reflejen los detalles de las actividades de una entidad comercial.
El estatuto se redacta en una hoja de papel estándar con todos los detalles necesarios del membrete general de la organización, el sello de aprobación, la marca de registro con el organismo gubernamental, firmado por el jefe de la organización y certificado por el sello de la organización y el estado. Autoridad de Registro.
Reglamento: un documento que define el estado de una organización, sus tareas y funciones, derechos, responsabilidades, el procedimiento para las actividades de las organizaciones presupuestarias estatales y municipales sin fines de lucro o regula la organización del trabajo de las divisiones estructurales individuales de otras organizaciones, órganos colegiados y consultivos de dirección, departamentos y servicios, etc.
El reglamento es aprobado por el organismo estatal o el jefe de la organización y se redacta de manera similar a la carta.
El texto del reglamento sobre la organización contiene los siguientes apartados:
1. Disposiciones Generales;
2) tareas principales;
3) funciones;
4) derechos y obligaciones;
5) liderazgo;
6) relaciones;
7) control, verificación y revisión de actividades;
8) reorganización y liquidación.
La sección "Disposiciones generales" da el nombre oficial completo y abreviado de la organización (unidad estructural), el objeto y los motivos de su creación, indicando el nombre, la fecha y el número del acto jurídico correspondiente. Indica por qué la organización (unidad estructural) se guía en sus actividades, y que determinan la naturaleza y direcciones principales de sus actividades, quién está a cargo y subordinado a quién, qué sellos tiene.
En la sección "Tareas principales", se formulan los principales problemas que la organización (unidad estructural) está diseñada para resolver en sus actividades y que determinan la naturaleza y las direcciones principales de sus actividades.
La sección "Funciones" enumera las acciones o tipos de trabajo que la organización (unidad estructural) debe realizar para resolver las tareas que tiene asignadas.
La sección "Derechos y Obligaciones" contiene una lista de los derechos y obligaciones conferidos a una organización (unidad estructural" representada por su titular. Un derecho es una oportunidad legalmente legalizada para prohibir o exigir la realización de cualquier acción. Los derechos se establecen para la medida necesaria para la implementación de las tareas asignadas a la organización. (unidad estructural) funciones (el derecho a emitir documentos administrativos y reglamentarios, llevar a cabo la correspondencia oficial, dar órdenes e instrucciones a las unidades subordinadas, solicitar información, etc.).
Los deberes incluyen las acciones que una organización (unidad estructural) debe realizar para implementar sus funciones.
La sección "Gestión" establece quién administra la organización (unidad estructural), sobre qué principios, quién nombra y destituye al jefe, y también determina el alcance de su competencia.
En la sección “Relaciones” se establece un círculo de organizaciones (divisiones estructurales) y funcionarios con quienes se interactúa a nivel de gestión de información y documental.
El apartado “Control, verificación y auditoría de actividades” establece quién controla, fiscaliza y audita las actividades financieras y económicas, determina su frecuencia o oportunidad, el procedimiento para la presentación de documentos finales e informes.
La sección "Reorganización y liquidación" establece en qué orden y por quién se lleva a cabo la reorganización y liquidación de la organización (unidad estructural).
Los reglamentos sobre la organización (unidad estructural (órganos de dirección colegiados y consultivos)) pueden ser estándar o individuales. Las disposiciones estándar se desarrollan para organizaciones del mismo tipo (divisiones estructurales), y sobre su base para organizaciones específicas y sus divisiones. El reglamento se redacta de la misma manera que la carta.
Reglamento - un acto legal que establece el procedimiento para las actividades de la dirección de la organización, órganos de dirección colegiados o consultivos.
El texto del reglamento consta de secciones con títulos independientes y divididos en párrafos y subpárrafos, numerados con números arábigos. Los reglamentos de un cuerpo colegiado o consultivo determinan el estatus de este cuerpo, el procedimiento para planificar el trabajo, el procedimiento para preparar materiales para consideración en una reunión, someter materiales para consideración, el procedimiento para considerar materiales y tomar decisiones en una reunión, manteniendo acta de la junta, formalización de las decisiones, procedimiento de comunicación de las decisiones a los ejecutores, soporte material-técnico de las reuniones.
El reglamento se redacta en el membrete general de la organización.
Los requisitos obligatorios del reglamento son:
Nombre de la compañía;
- el nombre del órgano colegiado o consultivo de gobierno;
- Tipo de documento;
- fecha, número de documento;
- lugar de compilación;
- sello de aprobación;
- texto;
- firma.
El reglamento es aprobado por el titular de la organización o el titular del órgano colegiado de gobierno.
En proceso de elaboración, el reglamento pasa por la etapa de discusión en reunión de los miembros de un órgano colegiado o consultivo de dirección y es consensuado con los departamentos interesados y el servicio jurídico de la organización.
La plantilla de personal es un documento que determina la estructura de la organización, el número de puestos en divisiones estructurales específicas y la organización en su conjunto, y la remuneración de los empleados de la organización.
La plantilla de personal es compilada y aprobada por el jefe de la organización a partir del 1 de enero de cada año calendario, redactada en hojas estándar de papel A3, tiene los detalles del membrete general de la organización y es aprobada por el jefe de la organización. .
El texto de la plantilla de personal se compila en forma tabular unificada, indicando los códigos y nombres de las unidades estructurales y los puestos, el número de unidades de personal por estado, los salarios oficiales, las asignaciones y la nómina mensual de salarios oficiales.
Una instrucción es un documento que tiene un estatus legal y se emite con el fin de establecer reglas que rijan los aspectos organizacionales, científicos, técnicos, financieros y otros de las actividades de una organización o sus empleados. Las instrucciones se redactan en el membrete general de la organización y son aprobadas por el jefe de la organización o una orden para la organización.
El texto de la instrucción consta de apartados con encabezamientos y subdivididos en párrafos y subapartados, numerados con números arábigos, y se inicia con el apartado “Disposiciones Generales”, en el que se exponen los objetivos y motivos de la emisión del documento, el alcance y demás disposiciones generales. información.
En las siguientes secciones de la instrucción, se indica a qué categoría de especialistas pertenece este puesto, qué tarea realiza el especialista, a quién informa y qué lo guía en sus actividades. Se dan requisitos de calificación para un especialista y requisitos para su nivel educativo, salud, etc., se revelan las funciones principales que realiza un especialista en su puesto, se especifican deberes laborales que aseguran el cumplimiento de las funciones asignadas a un especialista. Se indican los derechos del empleado a la información, material y otros recursos para el desempeño cualitativo de las funciones que se le asignan y qué responsabilidad tiene el especialista por el mal desempeño de las funciones que se le asignan.
Registro de documentos organizativos.
El ORD incluye documentación organizativa. Los documentos organizacionales incluyen los documentos constitutivos de la organización, dotación de personal, reglamentos internos, reglamentos sobre divisiones estructurales, descripciones de puestos.Dependiendo de la forma legal de la organización, los documentos constitutivos incluyen la carta de la organización; en una serie de casos, las organizaciones sin fines de lucro pueden actuar sobre la base de un reglamento general sobre organizaciones del tipo correspondiente.
Los deberes de la administración para organizar el trabajo de los empleados suelen estar especificados en los reglamentos internos o en el reglamento de personal. Los documentos definen la relación jurídica entre el empleado y el empleador, la relación del personal con la dirección de la organización y otras cuestiones.
Si hay varias divisiones estructurales en la organización, se desarrollan disposiciones sobre divisiones estructurales específicas, que determinan su estatus legal, tareas, funciones, derechos, deberes y responsabilidades.
Las descripciones de puestos definen las funciones, derechos y obligaciones de los empleados de la organización.
Sistema de documentos organizativos.
La eficacia de un sistema racional de documentación organizativa.Todo el proceso de gestión está impregnado de información, que es la base para la toma de decisiones y se construye sobre trabajo operativo con los documentos organizativos en los que se fija. Por lo tanto, el soporte organizativo y documental para la gestión de cualquier firma, institución, organización, empresa se considera hoy como la función de servicio más importante de la gestión. La velocidad y la optimización de la elección de una solución, llevándola al contratista, el control oportuno de la ejecución y, en última instancia, el logro de un efecto económico en las actividades de una empresa, organización, empresa dependen de su organización racional.
Dado que los servicios de organización y documentación tienen sus propias tareas específicas, deben ser realizados por un servicio independiente, organizativo y separado, a saber: una unidad estructural. Puede ser una dirección, departamento, departamento, sector, grupo, etc. En instituciones pequeñas, empresas, donde el volumen de documentos procesados es pequeño y la creación de una unidad estructural especial no es práctica, todo el trabajo realizado por el servicio administrativo se asigna al subsecretario.
El servicio de gestión de registros, como unidad estructural independiente que se ocupa de la documentación de la organización, está dirigido por el jefe, quien a su vez depende directamente del jefe de la organización. Combinar el servicio administrativo con otras divisiones, por ejemplo, la entrada de este servicio en el departamento administrativo y económico, es un grave error.
Las tareas principales de dicho servicio son la formulación y el mantenimiento de soporte organizativo y documental para las actividades de gestión de la organización al nivel de los requisitos modernos. El servicio de trabajo de oficina suele encargarse de la organización de un sistema Integrado trabajo de oficina (soporte organizativo y documental de la gestión) en la organización, un procedimiento único para trabajar con documentos, comenzando con su creación (o recepción) y terminando con el archivo (o destrucción).
Esto se logra mediante el desarrollo de un paquete apropiado de documentos organizativos, normativos y metodológicos.
La organización racional del trabajo de oficina comienza con la definición del régimen organizativo y jurídico del servicio, su estructura, funciones, derechos y obligaciones de todos los que intervienen en el soporte documental. Para hacer esto, es necesario desarrollar documentos organizativos y legales: un reglamento sobre el servicio de trabajo de oficina y descripciones de trabajo para cada empleado involucrado en el trabajo de oficina, instrucciones para organizar el trabajo de oficina.
Sin una organización competente del trabajo de oficina en la empresa, la actividad efectiva se vuelve imposible. Las divisiones están atascadas en el papeleo. No hay oportunidad de planificar adecuadamente el trabajo, porque no hay claridad en llevar la documentación organizacional a los empleados de la empresa. El desconocimiento de las normas de tiempo para los tipos de trabajo realizados no permite la correcta distribución del trabajo y la planificación de la jornada laboral.
Por lo tanto, al organizar el trabajo de oficina en su empresa, institución, empresa, debe recordar que el trabajo de oficina de alta calidad requiere conocimientos profesionales.
Requisitos de los documentos organizacionales
De acuerdo con el Decreto de la Norma Estatal de Rusia N 65-st "Sobre la adopción e implementación de la Norma Estatal de la Federación Rusa", GOST R 6.30 "Sistemas de documentación unificados". Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Este GOST, como se indica en su cláusula 1, se aplica a los documentos organizativos y administrativos relacionados con USORD: resoluciones, órdenes, órdenes, decisiones, protocolos, actas, cartas, etc. (en lo sucesivo, documentos) incluidos en la clase 0200000 OKUD.GOST R 6.30 establece: la composición de los detalles de los documentos; requisitos para el registro de detalles de documentos; requisitos para formularios de documentos, incluidos formularios de documentos con una reproducción del emblema estatal de la Federación Rusa. Los esquemas para la ubicación de los detalles de los documentos se dan en el Apéndice A; ejemplos de formularios de documentos - en el Apéndice B.
En el párrafo 2 de GOST R 6.30, se determina que los siguientes detalles se utilizan en la preparación y ejecución de documentos:
01 - emblema nacional Federación Rusa;
02 - emblema del tema de la Federación Rusa;
03 - emblema de la organización o marca registrada (marca de servicio);
04 - código de organización;
05 - OGRN de persona jurídica;
06 - ESTAÑO / KPP;
07 - código de formulario de documento;
08 - nombre de la organización;
09 - datos de referencia sobre la organización;
10 - nombre del tipo de documento;
11 - fecha del documento;
12 - número de registro del documento;
13 - referencia al número de registro y fecha del documento;
14 - lugar de compilación o publicación del documento;
15 - destinatario;
16 - sello de aprobación del documento;
17 - resolución;
18 - título del texto;
19 - marca de control;
20 - texto del documento;
21 - una marca en la presencia de la aplicación;
22 - firma;
23 - sello de aprobación del documento;
24 - Visas de aprobación de documentos;
25 - impresión de impresión;
26 - una marca en la certificación de una copia;
27 - marca sobre el ejecutante;
28 - una marca en la ejecución del documento y su envío al caso;
29 - una marca en la recepción del documento por parte de la organización;
30 - identificador de la copia electrónica del documento.
Cabe señalar que se recomiendan los requisitos de GOST R 6.30.
En consecuencia, muchas entidades legales no usan tales detalles como un escudo de armas. En consecuencia, el incumplimiento de los requisitos de este GOST al redactar un documento organizativo y administrativo, en ausencia de violaciones de otros actos legales, no implica el reconocimiento de dicho documento como inválido.
Norma estatal 6.10.5-87 “Sistemas de documentación unificada (UDS).
Los requisitos para la construcción de un formulario de muestra "se establecen comunes a cualquier documento de gestión correspondiente a los internacionales:
Formatos de papel A3 (297 x 420 mm), A4 (210 x 420 mm), A5 (148 x 210 mm), A6 (105 x 148 mm) con diseño de texto horizontal (horizontal) y vertical (vertical);
- tamaños mínimos permitidos de los campos de servicio: campo de archivo - no menos de 20 mm, otros campos - no menos de 10 mm;
- tamaño de fuente adecuado para papeleo - que corresponde al tamaño de 13,5 - 14 fuente Times New Roman Cyr (más cercano a la fuente de una máquina de escribir de escritorio: 2,6x4,25 mm).
La norma determina que las áreas principales del documento son de arriba a abajo en una hoja de papel: encabezado, contenido y diseño, aunque esta división es bastante arbitraria.
Se establece la composición del detalle, cuya totalidad da fuerza legal a los documentos de gestión y las reglas para su ejecución; en la forma más general: su ubicación en una hoja de papel. Estos detalles incluyen: el nombre de la organización - el compilador (autor) del documento y el código de la organización, el nombre de la forma del documento y su código, fecha, número de documento y firma (de personas responsable por el contenido del documento).
Algunas formas de documentos están establecidas por ley, por lo que los documentos relacionados con la creación de una empresa incluyen un certificado de registro estatal de una entidad legal y un certificado de registro de una entidad legal con la oficina de impuestos. También se establece por ley un número importante de documentos que regulan las cuestiones de personal. Dado que la plantilla de personal no es solo un documento organizacional, sino también un documento contable primario, su forma está unificada (Formulario N T-3) y está incluida en el Álbum de formas unificadas de documentos contables primarios para contabilizar el trabajo y su pago, aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia N 1. En regular, el cronograma establece: unidades estructurales (nombres y códigos), profesiones (puestos), el número de unidades de personal, salario (tarifa), asignaciones, nómina mensual. Otras formas establecidas registros de personal: N T-1 "Orden (instrucción) de contratación de un empleado", N T-1a "Orden (instrucción) de contratación de empleados", N T-2 "Tarjeta personal de un empleado", N T-2GS (MS) " Tarjeta personal de un empleado estatal (municipal), N T-3 "Dotación de personal", N T-4 "Tarjeta de registro de un trabajador científico, científico y pedagógico", N T-5 "Orden (instrucción) sobre la transferencia de un empleado a otro trabajo", N T-5a "Orden (instrucción) sobre el traslado de empleados a otro trabajo", N T-6 "Orden (instrucción) sobre la concesión de licencia al empleado", N T-6a "Orden (instrucción) sobre la provisión de licencia a los empleados", NT -7 "Programa de vacaciones", NT-8 "Orden (orden) sobre la terminación (terminación) de un contrato de trabajo con un empleado (despido)", NT-8a "Orden (orden) sobre la terminación (rescisión) de un contrato de trabajo con empleados (despido) )", N T-9 "Orden (instrucción) sobre el envío de un empleado en un viaje de negocios", N T-9a "Orden (instrucción) sobre el envío de empleados en un viaje de negocios", N T-10 "Comandantes certificado de tiempo completo", N T-10a "Tarea de servicio para enviar en un viaje de negocios e informe sobre su implementación", N T-11 "Orden (orden) sobre la promoción del empleado", N T-11a "Orden (orden) sobre la promoción de los empleados".
La estructura del texto de la carta varía según su variedad. Por ejemplo, el estatuto de una organización incluye: disposiciones generales, metas y objetivos, derechos, actividades, propiedad, administración, reorganización y liquidación. El estatuto de una sociedad anónima contiene secciones: disposiciones generales, capital social, procedimiento operativo, derechos, administración, contabilidad e informes, distribución de ganancias, otros ahorros, terminación de actividades. Los requisitos generales para el procedimiento de preparación, ejecución y contenido del estatuto de una persona jurídica se encuentran en la primera parte del Código Civil de la Federación Rusa. Reglamentos - reglamentos que tienen un carácter de codificación consolidada y determinan el procedimiento de formación, estructura, funciones, competencia, deberes y organización del trabajo del sistema de órganos estatales (por ejemplo, el Reglamento General de Ministerios), un cuerpo (por ejemplo, el Reglamento de la Inspección Estatal de Automóviles), unidad estructural (comisiones, grupos). Los reglamentos podrán regular las actividades de las sucursales, oficinas de representación.
Sistema unificado de documentos organizacionales
La unificación en un sentido teórico amplio se entiende como la reducción óptima del número de elementos en los objetos que componen cualquier complejo o sistema. El objetivo principal de la unificación y estandarización de la documentación de gestión es crear un sistema de documentos que pueda dar un efecto económico. La eficiencia económica de la unificación y estandarización de documentos se logra como resultado de la reducción de los costos de compilación, producción y procesamiento de documentos, su transferencia, procesamiento, almacenamiento y destrucción. Así, la unificación de documentos es un conjunto de tareas para mejorar sus formas y contenido.Los Sistemas Unificados de Documentación (UDS) definen un conjunto de detalles establecidos de acuerdo con las tareas a resolver en un determinado campo de actividad y ubicados en el soporte de información en un orden determinado.
Actualmente, los siguientes DDD operan en el territorio de Rusia:
1) un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
2) un sistema unificado de documentación bancaria;
3) un sistema unificado de documentación contable y de informes;
4) un sistema unificado de informes y documentación estadística;
5) un sistema unificado de documentación laboral;
6) sistema de documentación unificado fondo de pensiones RF;
7) sistema unificado de documentación de comercio exterior.
El DDD está siendo desarrollado por los ministerios y departamentos pertinentes encargados de este trabajo.
La base para construir todos estos sistemas es un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Principal documento normativo que regula el funcionamiento de este sistema es el Estándar Estatal de la Federación Rusa “GOST R 6.30. Sistemas de documentación unificada. Sistema de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación. GOST define la composición de los detalles de los documentos y los requisitos para su ejecución, los requisitos para los formularios de documentos, el idioma y el estilo de la documentación comercial, y es obligatorio para cualquier organización cuando realiza trabajos de oficina.
Simultáneamente a la formación de los DDD, se están desarrollando clasificadores de información técnica, económica y social que brindan un tratamiento automatizado integrado de los datos contenidos en los DDD.
Tipos de documentos organizativos
1. Carta - un conjunto de reglas que rigen las actividades de las organizaciones, su relación con otras organizaciones y ciudadanos, derechos y obligaciones en el campo del estado o la actividad económica.La carta aprueba el órgano supremo de gestión de la institución (empresa).
Entonces, de conformidad con el art. 9 de la Ley Federal "Sobre Empresas Unitarias Estatales y Municipales", el acta constitutiva de una empresa unitaria debe contener:
1. denominaciones sociales completas y abreviadas de la empresa unitaria;
2. indicación de la ubicación de la empresa unitaria;
3. objetivos, objeto, actividades de una empresa unitaria;
4. información sobre el organismo u organismos que ejercen los poderes del propietario de la propiedad de una empresa unitaria;
5. nombre del órgano de la empresa unitaria (titular, director, director general, etc.);
6. el procedimiento para nombrar al jefe de una empresa unitaria, así como el procedimiento para celebrar, modificar y rescindir un contrato de trabajo con él de conformidad con la legislación laboral y otras normas que contengan derecho laboral actos jurídicos normativos;
7. una lista de los fondos creados por una empresa unitaria, el tamaño, el procedimiento para la formación y el uso de estos fondos;
8. otra información proporcionada por la legislación de estos fondos, incluyendo:
- información sobre el tamaño del capital autorizado de una empresa unitaria estatal o municipal, el procedimiento para las fuentes de su formación, así como sobre las instrucciones para el uso de las ganancias;
- información sobre el procedimiento para la distribución y el uso de los ingresos de una empresa estatal.
El estatuto de una empresa unitaria es aprobado por organismos estatales autorizados de la Federación Rusa, organismos estatales de una entidad constituyente de la Federación Rusa u organismos Gobierno local.
La carta se redacta en una hoja estándar con la introducción de los detalles necesarios del formulario general:
11 fecha del documento;
20 texto de la carta;
22 firma.
2. El reglamento es un acto jurídico que determina el procedimiento para la formación, tareas, deberes, derechos, responsabilidades y organización del trabajo de la empresa en su conjunto o de sus divisiones estructurales. (Por ejemplo, el Reglamento General de Ministerios, Reglamento de Contabilidad, etc.) Los reglamentos también forman parte del sistema unificado y tienen una estructura de texto establecida.
Los reglamentos se desarrollan bajo la dirección de los jefes de la empresa, por iniciativa de los jefes de las divisiones estructurales.
El reglamento está firmado por el jefe de la unidad estructural, acordado con el departamento legal, aprobado por el jefe de la empresa.
El reglamento está redactado en el membrete general de la organización y contiene los siguientes detalles:
08 nombre de la organización;
10 nombre del tipo de documento;
11 fecha del documento;
16 sello de aprobación del documento;
18 título del texto;
20 texto del documento;
22 firma;
24 aprobaciones de visas.
El reglamento es un documento complejo. La estructura y el contenido del Reglamento son determinados, por regla general, por la organización-desarrollador.
La estructura del texto del Reglamento de la división (servicio) suele incluir los siguientes apartados:
Disposiciones generales (nombre oficial completo de la subdivisión, procedimiento de nombramiento y remoción del jefe de subdivisión, disponibilidad de sellos);
Tareas principales;
funciones;
Derechos.
Responsabilidad (tipos de medidas disciplinarias, administrativas y, en su caso, responsabilidad penal).
Relaciones (interacciones con otros departamentos y organizaciones).
3. Instrucción - un acto legal emitido o aprobado para establecer reglas que rigen los aspectos organizativos, científicos, técnicos, financieros y otros de las actividades de instituciones, organizaciones, funcionarios. El título de la instrucción debe contener una variedad de temas, objetos y personas a quienes se aplican sus requisitos.
La instrucción es un documento permanente o de largo plazo (hasta que se reemplace por uno nuevo).
El texto de la instrucción es de carácter indicativo y contiene palabras de mando: DEBE, DEBERÍA, NECESARIO, etc.
La instrucción contiene los siguientes detalles:
08 nombre de la organización;
10 nombre del tipo de documento;
11 fecha del documento;
12 número de registro del documento;
14 lugar de compilación o publicación del documento;
16 sello de aprobación del documento;
18 título del texto;
20 texto del documento;
21 puntos sobre la presencia de la aplicación;
22 firma;
27 nota sobre el ejecutante;
30 DNI de la copia electrónica del documento.
Para cada empleado de la empresa, se elabora una descripción del trabajo, un documento que define las tareas, funciones, derechos y obligaciones de un empleado de la empresa. Con base en la descripción del trabajo, se desarrolla un contrato de trabajo con el empleado. El contrato de trabajo y la descripción del puesto se utilizan para resolver situaciones de conflicto entre el empleador y el empleado.
Se está desarrollando la descripción del puesto. servicio de personal, acordado con un abogado y aprobado por el director de la empresa.
Las secciones principales del texto de la descripción del trabajo:
1) disposiciones generales (campo de actividad de un especialista; procedimiento para su nombramiento y destitución del cargo; requisitos de calificación; subordinación de un especialista; documentos reglamentarios;
2) responsabilidades laborales (tipos de trabajo realizado por un especialista);
3) derechos (derechos necesarios para que un especialista cumpla con los deberes que se le asignan);
4) responsabilidad (se indica de qué es responsable específicamente el especialista).
4. Dotación de personal: documento que fija la composición oficial y numérica de la empresa, indicando la nómina.
La lista de personal se elabora en el membrete de la empresa, indicando la lista de puestos, información sobre el número de unidades de personal, salarios oficiales y la nómina mensual.
La forma del documento está determinada por la resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia "Sobre la aprobación de formas unificadas de documentación contable primaria para la contabilidad del trabajo y su pago".
La tabla de personal contiene los siguientes detalles:
08 nombre de la organización;
10 nombre del tipo de documento;
11 fecha del documento;
14 lugar de compilación o publicación del documento;
16 sello de aprobación del documento;
20 texto del documento;
22 firma;
24 documento de aprobación de visa.
La lista de personal está firmada por el jefe adjunto, acordada con el contador jefe, aprobada por el jefe de la empresa. El sello de aprobación está certificado por el sello de la organización. Los cambios en la plantilla de personal se realizan por orden del jefe de la empresa.
5. Estructura y dotación de personal: un documento organizativo que indica todas las divisiones estructurales de la empresa, los puestos introducidos en la empresa y el número de unidades de personal para cada uno de los puestos. Se redacta y firma de la misma forma que la plantilla de personal.
6. Reglamento interno de trabajo - un acto normativo local, que refleja los siguientes temas:
Organización del trabajo de la empresa;
- deberes mutuos de los trabajadores y de la administración;
- concesión de vacaciones;
- adscripción de empleados;
- modo intraobjeto.
No se definen requisitos específicos para el procedimiento de redacción de un documento. En este sentido, la institución tiene derecho a determinar de forma independiente los requisitos pertinentes, en particular, a la composición y diseño de los detalles.
Estructura de los documentos organizacionales
Los documentos organizacionales (a veces llamados documentos organizacionales y legales) son necesarios para crear una organización, establecer su estructura, determinar la dotación de personal y la composición de los empleados por puesto, determinar las funciones de las divisiones estructurales, órganos consultivos, colegiados, establecer un modo de operación, organizar el trabajo y la distribución de funciones entre los empleados, determinar el procedimiento para la reorganización y liquidación de la organización.escritura de constitución;
- estatutos;
- posición en la organización;
- reglamentos sobre las subdivisiones estructurales de los órganos de organización, colegiados y consultivos;
- reglamentos de trabajo, reglamentos internos de trabajo, estatutos del personal;
- estructura y dotación de personal;
- dotación de personal;
- memos.
Carta (¿de quién?) del Politécnico de Moscú;
- reglamento (¿sobre qué?) del Ministerio de Trabajo y desarrollo Social RF;
- la estructura y dotación de personal (¿cuánto?) de la oficina central del Ministerio durante ........ un año.
La fecha de firma de los documentos organizacionales es la fecha ingresada en el formulario en lugar del requisito 08. El documento organizacional es firmado, por regla general, por el jefe de la organización (por ejemplo, la carta) o unidad estructural (por ejemplo, la descripción del puesto). Una característica de los documentos organizacionales es que entran en vigor solo después de su aprobación.
Los documentos organizacionales pueden ser aprobados por el jefe de la organización o unidad estructural estampando el sello de aprobación en el propio documento o mediante un documento administrativo (u otro documento, por ejemplo, las actas de una reunión).
La aprobación de documentos organizacionales por otro documento también puede ser realizada por una organización superior.
Los documentos organizacionales tienen, por regla general, una estructura de texto compleja, que consta de secciones (a veces subsecciones) que tienen sus propios títulos y se dividen en párrafos (subpárrafos) numerados en números arábigos. Los nombres de las secciones para cada tipo de documentos organizacionales son diferentes. Por ejemplo, en las instrucciones, los nombres de las secciones dependen de qué dirección de actividad se cubre en esta instrucción. El contenido del texto de los documentos organizacionales debe cumplir con la legislación vigente, por lo tanto, en este grupo de documentos organizacionales y administrativos, los documentos organizacionales estándar y ejemplares son los más utilizados (por ejemplo, el Reglamento Modelo sobre una institución de educación secundaria especializada), que servir como base para el desarrollo de documentos específicos.
Los especialistas más calificados y los jefes de las divisiones estructurales están involucrados en el desarrollo de documentos específicos en la organización. Los documentos organizativos están sujetos al procedimiento establecido por la organización para su aprobación y verificación del cumplimiento de la legislación aplicable.
La coordinación se lleva a cabo con todos los departamentos y personas interesadas, con el servicio legal (asesor legal), los jefes adjuntos de la organización o uno de los diputados a cargo de un área determinada de las actividades de la organización.
Los documentos organizacionales son válidos hasta que sean cancelados o reemplazados por otros nuevos. Una característica de los documentos organizacionales es que pueden modificarse y complementarse cuando no es necesario volver a trabajar en todo el documento. La frecuencia de cambios y adiciones se debe tanto a cambios en las condiciones de las actividades de la organización como a cambios en legislación actual. En caso de reorganización de la organización, se desarrollan nuevos documentos organizacionales, que son orden establecido acuerdo y aprobación.
El procedimiento para realizar cambios y adiciones y su revisión está determinado por el tipo de documento organizacional. Por ejemplo, los cambios y adiciones al documento organizacional, que es aprobado por el jefe de la organización, la disposición sobre la unidad estructural se realiza por orden de este jefe. Si un documento organizativo, como una carta, ha sido aprobado por una organización superior o decisión cuerpo supremo gestión de la organización ( reunión general accionistas o partícipes, etc.), luego se modifican mediante su aprobación por estos órganos y con la notificación obligatoria de la autoridad de registro estatal.
Los principales documentos organizativos incluyen los documentos fundacionales, la escritura de constitución, la carta o el reglamento.
Las disposiciones generales que definen el nombre del tipo de documento constitutivo, el procedimiento de compilación y el contenido del texto se dan en Código Civil(parte I, cap. 4). Así, una organización que es una persona jurídica “actúa sobre la base de una carta, o un acuerdo constitutivo y una carta, o solo un acuerdo constitutivo. En los casos estipulados por la ley, una entidad legal que no sea una organización comercial puede actuar sobre la base de la disposición general sobre organizaciones de este tipo ”(Artículo 52 del Código Civil de la Federación Rusa).
El texto de los documentos constitutivos debe contener:
El nombre de la persona jurídica con indicación de su forma orgánica y jurídica; los nombres de las organizaciones sin fines de lucro, así como las empresas unitarias y, en los casos previstos por la ley, otras organizaciones comerciales deben contener una indicación de la naturaleza de la actividad de la persona jurídica;
- la ubicación de la persona jurídica, que está determinada por el lugar de su registro estatal, a menos que se disponga lo contrario en los documentos constitutivos de la persona jurídica de conformidad con la ley;
- el objeto y los objetivos de las actividades de una persona jurídica (para empresas unitarias y sin fines de lucro);
- el procedimiento para gestionar las actividades de una persona jurídica; otra información prevista por la ley para las personas jurídicas del tipo correspondiente.
Se concluye el acuerdo constitutivo y sus fundadores (participantes) aprueban la carta.
Una entidad legal creada de acuerdo con el Código Civil de la Federación Rusa por un fundador actúa sobre la base de un estatuto aprobado por este fundador.
En el acuerdo de fundación, los fundadores se comprometen a crear una persona jurídica, determinar el procedimiento de actividades conjuntas para crearla, las condiciones para transferirle su propiedad y participar en sus actividades. El acuerdo define las condiciones y el procedimiento para la distribución de utilidades entre los participantes, la gestión de las actividades de una persona jurídica, el retiro de los fundadores (participantes) de su composición.
La carta es un acto jurídico que determina el procedimiento para la formación, competencia, estructura, funciones, tareas, derechos de una empresa, organización, institución. La carta regula las actividades de las organizaciones, empresas, instituciones, independientemente de la forma de propiedad y el alcance de sus actividades. Sin embargo, la estructura del texto de la carta no puede ser la misma para todas las instituciones, organizaciones y empresas. La estructura del texto del estatuto de una empresa estatal diferirá de la estructura del texto del estatuto de una empresa especial secundaria. institución educativa(SSUZA)
Documentos organizativos y metodológicos
Los documentos organizacionales y metodológicos tienen por objeto regular los procedimientos de personal en una organización, se desarrollan sobre la base del Reglamento Interno de Trabajo.Los reglamentos internos de trabajo reflejan la organización de la empresa, se reflejan los deberes mutuos de los empleados y la administración, la provisión de vacaciones, la adscripción de empleados, el horario de trabajo y otras cuestiones.
Las reglas se redactan en el membrete de la empresa, se acuerdan mediante discusión en una reunión del colectivo laboral, están respaldadas por un abogado y aprobadas por el jefe de la organización.
Al desarrollar un texto este documento es necesario guiarse por el Reglamento laboral interno modelo para trabajadores y empleados de empresas, instituciones, organizaciones, aprobado por el Decreto del Ministerio de Trabajo de la Federación Rusa No. 38-11.
El reglamento interno de trabajo incluye las siguientes secciones:
Provisiones generales;
el procedimiento de admisión y despido de trabajadores y empleados;
deberes básicos de los trabajadores y empleados;
principales responsabilidades de la administración;
tiempo de trabajo y su uso;
recompensas por el éxito en el trabajo;
responsabilidad por violación de la disciplina laboral.
Los documentos organizativos y metodológicos incluyen disposiciones que regulan el desempeño de las funciones de gestión de personal:
Reglamento sobre la formación de una reserva de personal en la organización.
Reglamento sobre la organización de la adaptación de los trabajadores,
Recomendaciones sobre la organización del reclutamiento y selección de personal,
Normas sobre la regulación de las relaciones en el equipo,
Reglamento de salarios e incentivos,
Instrucciones para el cumplimiento de las normas de seguridad y otras.
En muchas estructuras comerciales, junto con el Reglamento Interno de Trabajo, se está desarrollando un Reglamento de Personal. Este es un documento que refleja los temas de desarrollo profesional y social del colectivo laboral, su relación con la administración, empleo garantizado del personal, entre otros. Las recomendaciones de especialistas sobre la composición del Estatuto del Personal, dadas en el trabajo colectivo de abogados de Rusia y Alemania, son de interés.
Provisiones generales;
el concepto de personal;
principios de relación entre la administración y el personal;
programa de desarrollo de personal;
sistema de contacto para la contratación;
personal de desarrollo;
los derechos del personal a elegir formas de organización laboral;
empleo garantizado del personal;
garantías sociales para el personal;
participación del personal en las utilidades;
administración, personal y sindicato;
responsabilidad de la administración y el personal;
normas de conducta empresarial para el personal (Código de Ética Empresarial).
El Reglamento contiene información sobre las tecnologías adoptadas en la organización para el trabajo con el personal. El desarrollo del Reglamento permite realizar política de personal abierto, aumenta la conciencia de los empleados sobre las posibilidades de promoción, formación, planificación de carrera.
Los documentos organizativos y metodológicos permiten unificar las tecnologías del personal y facilitan enormemente el trabajo de los gerentes.
Uno de los nuevos tipos de documentos organizativos y metodológicos de personal es el Reglamento de Procedimientos de Personal. Considere las Regulaciones sobre procedimientos de personal desarrolladas por el Ministerio de Trabajo de Rusia.
El reglamento incluye una página principal, un índice, las bases legislativas en las que se basan los procedimientos de personal, así como las funciones de los Departamentos y una descripción detallada de cada procedimiento.
Como base legislativa el Reglamento utilizó el Código de Leyes del Trabajo y la Ley Federal “Sobre los Fundamentos servicio público Federación Rusa".
Composición de documentos organizativos.
Según el clasificador de documentación de gestión de toda Rusia (OKUD), los documentos organizativos y administrativos se sistematizan de acuerdo con las siguientes funciones:Creación de una organización, empresa;
- reorganización de la organización, empresa;
- liquidación de una organización, empresa;
- privatización del estado y organizaciones municipales, empresas;
- actividad administrativa de la organización, empresa;
- regulación organizativa e informativa de la actividad de una organización, empresa.
Según las funciones enumeradas, el ORD se clasifica en tres grupos:
Documentación organizacional: estatutos, reglamentos, reglas, instrucciones, tablas de personal;
- documentación administrativa - órdenes, instrucciones, resoluciones, decisiones, instrucciones;
- documentación de información y referencia - cartas, telegramas, mensajes telefónicos, faxes, actas, protocolos, informes y memorandos, etc.
Los documentos organizacionales (a veces llamados documentos organizacionales y legales) son necesarios para crear una organización, establecer su estructura, determinar la dotación de personal y la composición de los empleados por puesto, determinar las funciones de las unidades estructurales, órganos consultivos, colegiados, establecer un modo de operación, organizar el trabajo y la distribución de deberes entre los empleados, determinar el procedimiento para la reorganización y liquidación de la organización.
Los documentos organizacionales incluyen:
escritura de constitución;
- estatutos;
- reglamento sobre las divisiones estructurales de los órganos de organización, colegiados y consultivos;
- reglamentos de trabajo, reglamentos internos de trabajo, estatutos del personal;
- dotación de personal;
- instrucciones para determinadas áreas de actividad;
- descripciones de trabajo de los empleados;
- memos.
Cualquier documento organizativo contiene disposiciones que son vinculantes. De hecho, los documentos organizacionales implementan las normas del derecho administrativo y son la base legal para las actividades de la organización.
El documento organizativo se redacta en un formulario común que indica un tipo específico.
El título del texto en los documentos organizacionales debe ser consistente con el nombre del tipo de documento:
Estatuto (¿de quién?) del Colegio Estatal de Comunicaciones, Informática y Gestión de Tyumen;
- instrucción (¿sobre qué?) sobre la documentación de la gestión;
- reglamento (¿sobre qué?) del Consejo de Administración;
- Reglamento (¿de qué?) Reglamento interno de trabajo;
- descripción del trabajo (¿de quién?) contador;
- lista de personal (¿de quién?) del aparato del Comité;
- estructura y dotación de personal (¿qué?) de la oficina central del Ministerio durante ___ año.
La fecha de firma de los documentos organizacionales es la fecha indicada en el formulario. El documento organizativo está firmado, por regla general, por el jefe de la organización. Una característica de los documentos organizativos es que entran en vigor después de su aprobación.
Los documentos organizativos pueden ser aprobados por el jefe de la organización o unidad estructural estampando el sello de aprobación en el propio documento o mediante un documento administrativo. La aprobación de documentos organizacionales por otro documento también puede ser realizada por una organización superior.
Los documentos organizacionales son válidos hasta que sean cancelados o reemplazados por otros nuevos. Una característica de los documentos organizativos es que pueden modificarse y complementarse en el caso de que no sea necesario volver a trabajar en todo el documento.
En caso de reorganización de la organización, se elaboran nuevos documentos organizativos, los cuales pasan por el procedimiento establecido para su coordinación y aprobación.
Los principales documentos organizativos incluyen documentos constitutivos: el memorando de asociación, la carta o el reglamento.
Documentos organizativos aplicar las normas de orden administrativo y ley civil, son la base legal para las actividades de la institución y son estrictamente vinculantes. Estos documentos deben pasar por el procedimiento de aprobación directamente por el titular con el sello de aprobación o un documento administrativo (decreto, decisión, orden o instrucción) o una reunión de un órgano colegiado y son válidos hasta que se aprueben nuevos. En caso de reorganización de las actividades de la institución, se desarrollan nuevos documentos organizativos.
Los documentos organizacionales incluyen: carta, reglamentos; instrucciones, dotación de personal; estructura y dotación de personal; reglamentos; escritura de constitución.
Carta- un acto legal que determina el procedimiento de formación, la competencia de la organización, sus funciones, tareas, procedimiento de trabajo. El contenido de la carta de acuerdo con la legislación de la Federación Rusa debe incluir: el nombre de la institución, organización, empresa, su tipo; ubicación (dirección postal); el tema y propósito de la actividad; el procedimiento para la formación de la propiedad (o capital autorizado, emisión y distribución de acciones, etc.); el procedimiento de distribución de utilidades; el procedimiento para establecer una institución (organización, empresa), el procedimiento para administrar y terminar actividades; órganos de gobierno (estructura organizativa interna).
Dependiendo del tipo de organización (institución), se puede agregar otra información a la carta: para bancos: una lista de operaciones realizadas por el banco y sus funciones; para sociedades anónimas: información sobre la categoría de acciones emitidas, el condiciones para su adquisición, el tamaño de las acciones de cada partícipe, etc.
El texto del acta constitutiva puede contener las siguientes secciones: Disposiciones generales Capital social (fondo autorizado). El orden de la actividad. Control. Contabilidad y reporting, distribución de beneficios. Otros ahorros. Terminación de la actividad.
El estatuto se redacta en un formulario común con los detalles: nombre de la organización: el autor del documento (indicando el ministerio, departamento de la organización matriz); nombre del tipo de documento - CHARTER; fecha; número de registro, lugar de publicación (ciudad); sello de aprobación (si la empresa es privada, indicar por quién está registrada); texto; firma.
Reglamento- actos jurídicos que determinan el procedimiento de formación, estatus legal, derechos, obligaciones, organización del trabajo de una institución, unidad estructural (servicios).
Las provisiones pueden ser estándar e individuales. Las disposiciones modelo se desarrollan para organizaciones del mismo tipo y se utilizan en el desarrollo de organizaciones individuales. Los reglamentos sobre organizaciones, sobre divisiones estructurales, disposiciones sobre órganos colegiados y consultivos, disposiciones sobre órganos temporales (juntas, comisiones, consejos) difieren. La estructura del texto de la disposición y su forma se unifican en USORD. Las disposiciones se redactan en membrete general de la organización indicando los datos: nombre de la organización, unidad estructural, tipo de documento, así como la fecha y sello de aprobación, número de registro, lugar de publicación, título del texto, texto, firma, sello de aprobación o visa de aprobación El texto de la disposición comprende los siguientes apartados: Disposiciones generales; Metas y metas; Funciones; Derechos y obligaciones; Liderazgo; Relaciones con otros departamentos.
Se firma el reglamento funcionarios que son desarrolladores directos (por ejemplo, el jefe de una unidad estructural, subdirector), el servicio legal (abogado) aprueba, el jefe aprueba. El reglamento entra en vigor desde el momento de su aprobación.
Instrucción- un acto legal que contiene reglas que rigen los aspectos organizativos, científicos, técnicos, tecnológicos, financieros y de otro tipo de las actividades de instituciones, organizaciones, empresas (sus divisiones estructurales), funcionarios.
Se emiten instrucciones para aclarar la aplicación de actos legislativos, documentos administrativos para almacenar y mantener documentos (por ejemplo, contabilidad, informes, etc.).
La instrucción se redacta en papel membretado general de la organización y debe contener los datos: nombre de la organización; nombre del tipo de documento; fecha; lugar de publicacion; título del texto; texto; firma; sello de aprobación; sello de aprobación o aprobación de visa. El texto de la instrucción se divide en secciones, que están numeradas con números arábigos, y los desarrolladores determinan el número de secciones. La instrucción es firmada por el jefe de la unidad que la desarrolló, y aprobada por el jefe de la organización o documento administrativo especial Las instrucciones son, por ejemplo, oficiales; sobre seguridad laboral, etc.. Las descripciones de puestos definen las funciones, derechos y obligaciones de los empleados de la organización y se desarrollan para todos los puestos previstos por la plantilla de personal El texto de la descripción de puestos consta de las siguientes secciones: Disposiciones generales; responsabilidades laborales; derechos; Una responsabilidad; Relaciones.
dotación de personal- un documento que confirme la composición oficial y numérica de la empresa, indicando la nómina. El formulario de dotación de personal está unificado por la USORD y se redacta en el membrete general de la organización, indicando los detalles: nombre de la organización; nombre del tipo de documento; fecha; lugar de publicacion; sello de aprobación; texto; aprobación de visas; firma; foca. El texto está redactado en forma de tabla, se indica una lista de puestos, información sobre el número de puestos del personal, los salarios oficiales, las asignaciones y el fondo de nómina mensual.La lista del personal está respaldada por el contador jefe, el abogado firma el jefe del departamento de personal o el jefe adjunto, y el jefe de la organización aprueba, cuya firma está certificada por un sello.
Estructura y dotación de personal- un documento que fija los nombres de todas las unidades estructurales, puestos y el número de unidades de personal para cada puesto de la organización (institución). Se emite en el membrete general de la empresa indicando los detalles: nombre de la organización, nombre del tipo de documento, fecha, lugar de publicación, sello de aprobación, visas de aprobación, firma, sello. El texto tiene forma de tabla. El documento está firmado por el jefe del departamento de personal o el subjefe, aprobado por el jefe de la organización. Coordinelo con el contador jefe y el abogado. La firma del gerente en el sello de aprobación está certificada por un sello.
Reglamento- un documento que establece el procedimiento para las actividades de la dirección de una organización, un órgano colegiado o consultivo. El reglamento para el trabajo de un cuerpo colegiado o consultivo determina: el estatus de un cuerpo colegiado o consultivo, el procedimiento para planificar el trabajo, el procedimiento para preparar materiales para consideración en una reunión; presentación de materiales para consideración, procedimiento para consideración de materiales y toma de decisiones en la reunión; llevar acta de la reunión, registro de las decisiones del cuerpo colegiado o deliberativo; el procedimiento para llevar las decisiones a los ejecutores; apoyo logístico de las reuniones.
Los reglamentos se redactan en papel membretado general de la institución. Datos requeridos: nombre de la institución (organización); tipo de documento, título del texto (nombre del órgano colegiado o deliberativo); fecha; lugar de compilación; sello de aprobación; texto, firma.
Los reglamentos son discutidos en proceso de elaboración en las reuniones del cuerpo colegiado y consensuados con el servicio legal, firmados por el titular de la organización o el titular del cuerpo colegiado, aprobados colectivamente.
escritura de constitución- A partir del 01 de julio de 2009, de conformidad con la Ley Federal del 30 de diciembre de 2008 N° 312-FZ, se modifican las la ley federal de fecha 8 de febrero de 1998 N° 14-FZ “Sobre Sociedades de Responsabilidad Limitada”. En particular, no existe el concepto de "acuerdo constituyente" y en su lugar, los fundadores celebran escribiendo acuerdo sobre el establecimiento de la Compañía (cláusula 5, artículo 11 "Ley de LLC") y aprobar los estatutos de la Compañía. El acuerdo sobre el establecimiento de la Compañía no es un documento constitutivo de la Compañía. El acuerdo sobre la constitución de la Sociedad es contrato de derecho civil carácter multilateral, que se concluye con la elaboración de un documento. Dicho acuerdo debe cumplir con los requisitos generales del Código Civil de la Federación de Rusia para contratos y transacciones (incluidas las reglas sobre los motivos para declarar inválidas las transacciones), y también debe reflejar las características previstas por la Ley de LLC para este acuerdo.
Contenido. Se concluye el acuerdo sobre el establecimiento de la Compañía y sus fundadores (participantes) aprueban el estatuto. Las principales disposiciones sobre el acuerdo sobre el establecimiento y el estatuto de una sociedad de responsabilidad limitada están contenidas en el Artículo 12 de la Ley de LLC. . Se basa en las normas de los artículos 52 y 89 del Código Civil de la Federación Rusa, pero al mismo tiempo establece reglas que reflejan las características específicas de una empresa comercial de este tipo, el capital autorizado de la empresa y otras condiciones establecidas por la legislación sobre sociedades de responsabilidad limitada.En el acuerdo fundacional, los fundadores de la Sociedad se comprometen a crear la Sociedad y determinar el procedimiento de actividades conjuntas para su creación.El acuerdo fundacional también determina: la composición de los fundadores (participantes) de la Sociedad ; el monto del capital autorizado de la Compañía y el tamaño de la participación de cada uno de los fundadores (participantes) de la Compañía; el monto y composición de las contribuciones, el procedimiento y los términos para su introducción en el capital autorizado de la Compañía al momento de su establecimiento; la responsabilidad de los fundadores (participantes) de la Sociedad por incumplimiento de la obligación de hacer aportes.
El acuerdo sobre el establecimiento de la Sociedad se celebra en una forma escrita simple y firmada por todos los fundadores de la Sociedad. El Acuerdo sobre el establecimiento de la Compañía no deja de ser válido después de la creación de la Compañía, ya que trabajo en equipo participantes (fundadores) para la creación de la Compañía es sólo uno de los elementos del complejo objeto de este acuerdo. En tal acuerdo sobre el establecimiento de los principales son las disposiciones sobre su creación que siguen siendo válidas hasta la extinción de la Sociedad.
Documentación
