Los empresarios y empleados de oficina en su trabajo se enfrentan a la necesidad de la correcta ejecución de documentos de varias páginas. Como sabe, las autoridades reguladoras y las organizaciones de alto nivel son exigentes con la ejecución de documentos comerciales y, por lo tanto, a veces surgen dificultades. Averigüemos cómo coser y numerar correctamente los documentos para que cuando se envíen, no surjan preguntas innecesarias.

¿Quién maneja el papeleo?

Parece que no parece haber nada complicado en coser los papeles. Pero en realidad, no todo es tan sencillo. Hay ciertas reglas por las que se hace esto. Si desea hacer una carpeta de periódicos o revistas para usar dentro de su organización, esto es una cosa. Pero si se enfrenta a la tarea de preparar documentos para el archivo o impuestos, o en otro lugar, entonces debe abordar el trabajo con total responsabilidad, de lo contrario corre el riesgo de recuperar los documentos. El motivo del rechazo puede ser un diseño incorrecto.

Hay muchos casos de este tipo. Y todo por el hecho de que no sabemos coser y numerar correctamente los documentos. Es poco probable que se proporcione un diseño de muestra en la oficina de impuestos o en el archivo.

Ahora hay una cantidad suficiente de empresas dedicadas al firmware de documentos. Puede utilizar sus servicios. Ciertamente tienen mucha experiencia. Ofrecerán una amplia gama de fundas. Pero esto no siempre es conveniente. El hecho es que las imprentas pueden verse abrumadas con los pedidos. Y usted, supongo, necesita urgentemente hacer este trabajo. ¿Cómo ser entonces? Solo queda ocuparme de este problema yo mismo.

Además, en condiciones de economía, la gerencia no siempre está dispuesta a pagar costos adicionales y, por lo tanto, este tipo de trabajo recae sobre los hombros de secretarias y contables. Esto significa que es mejor resolverlo una vez usted mismo, para que en el futuro no haya problemas. Este conocimiento puede resultar útil.

Ayuda para principiantes

Nos gustaría señalar que no existen normas uniformes sobre cómo coser documentos. Por cierto, estructuras estatales Tampoco brindan ninguna aclaración al respecto. Esto significa que tendremos que resolverlo nosotros mismos. Seremos ayudados con esto pautas trabajo de oficina (encargo de Rosarkhiv del 23.12.09).

¿Qué se necesita para coser los documentos?

Antes de comenzar el trabajo real, debe prepararse. Necesitará los siguientes materiales:

1. Los propios documentos.
2. Pegamento.
3. Papel.
4. Aguja.
5. Punzón.
6. Perforadora.
7. Hilos especiales.
8. Sello de la empresa.

En general, todo el proceso se puede dividir aproximadamente en tres etapas. El primero es la preparación, el segundo es el firmware en sí, el tercero es la garantía documento terminado.

¿Qué funda deberías elegir?

Hablando de cómo coser documentos, debe recordar un matiz como el diseño de la portada. Por supuesto, la imprenta te ofrecerá hermosas opciones, pero no siempre son necesarias si no se trata de una tesis.

Para una carpeta pequeña, una tapa de papel es suficiente. Si se espera un uso prolongado del archivo (por ejemplo, archivo durante más de 25 años), utilice cartón grueso.

La portada puede ser de tamaño estándar (formato A4) y personalizada. Ya depende del formato de las hojas a encuadernar. La portada debe ajustarse al tamaño del documento.

Paginación

Cuando prepare papeles para coser, asegúrese de numerar las páginas. La numeración es un requisito previo para el registro. "¿Para qué sirve?" - usted pregunta. Para que sea imposible que salga sin que nadie se dé cuenta, retire algunas de las hojas. Este punto es muy importante. Por lo tanto, hablemos de cómo coser y numerar documentos. Aquí hay algunos matices.

Al escribir la numeración, debe recordar las reglas:

1. Las hojas están numeradas, no las páginas.
2. Solo se utilizan números arábigos.
3. La lista de documentos en sí no tiene un número.
4. Si necesita numerar una letra, primero se asigna un número de serie al sobre y solo luego a cada hoja de papel.
5. Si el caso es muy grande (como regla, se entregan al archivo), entonces puede consistir en volúmenes, cada uno de los cuales tendrá su propia numeración.
6. Si hay papeles dentro del archivo, en los que ya se han colocado números, se deben volver a numerar en un solo formato.
7. Si hay hojas anidadas de tamaños grandes (A3), se deben expandir y poner un número en la esquina superior derecha. Luego dobla de nuevo. Estará ribeteado solo en un borde.
8. Sucede que los documentos pequeños (recibos, certificados, etc.) se pegan en hojas. En este caso, a la hoja se le asigna un número, pero en la parte inferior hay una lista de papeles pegados.
9. Cuando los documentos pequeños se pegan solo a la vuelta de la esquina, puede asignar a cada uno de ellos su propio número.
10. Los dibujos, diagramas, fotografías, planos también están numerados.

Para comprender cómo unir y numerar correctamente los documentos (se proporciona una muestra en el artículo), debe considerar paso a paso la secuencia de acciones.

¿Qué pasa si hay errores en la numeración?

Antes de eso, debe asegurarse de la exactitud de la presentación. Observe con especial atención los números de página. Si resulta que faltan algunos de ellos, puede ingresar una numeración de letras adicional. Todas las hojas permanecerán debajo de sus números, y en las que faltan debes escribir el número de la hoja anterior y la letra.

En caso de errores graves, tiene sentido tachar cuidadosamente lo que se escribió y hacer la entrada correcta al lado. Todos los cambios realizados deben reflejarse en la nota de confirmación.

Descripción del documento

Antes de coser los documentos con hilos, es mejor verificar la exactitud de la ejecución de todo el caso. Después de todo, no querría bordarlo más tarde. Como regla general, hay varios paquetes de papeles en su interior. Absolutamente toda la lista debe estar incluida en el inventario. Lo elabora el responsable, indicando la fecha. El inventario no está numerado.

¿Cómo coser documentos con hilos en tres agujeros?

Si todos los documentos están preparados, puede comenzar a coser. Para hacer esto, necesita hilos especiales o puede usar hilo. Por supuesto, no tiene sentido coser algunas hojas con un hilo áspero, puede tomar una normal doblada por la mitad.

Entonces, vayamos directamente a la cuestión de cómo coser documentos con hilos. Las fotos con una descripción detallada servirán como una adición visual al algoritmo de acciones. Para empezar, debe sujetar las hojas para que luego pueda leer fácilmente la información presentada en ellas. Para esto, se perforan agujeros desde el borde izquierdo, aproximadamente a una distancia de un centímetro y medio. Debe haber tres agujeros. Están ubicados uno encima del otro. Las perforaciones se pueden realizar con una perforadora cuando la pila de hojas es pequeña. Para volúmenes gruesos, necesita un punzón. Prepara el hilo, pero no lo hagas demasiado largo, setenta centímetros serán suficientes.

¿Cómo coser documentos correctamente? A continuación se muestra un ejemplo de cómo se realiza el trabajo. Para facilitar la explicación, asignemos números a los agujeros: superior - 1, medio - 2, inferior - 3.

Debe comenzar a coser desde la parte posterior del estuche pasando la aguja a través del orificio 2 hacia el lado frontal. En este caso, un extremo del hilo quedará atrás. Luego, a través de 1 orificio, la aguja se saca nuevamente al lado posterior. En el momento en que la aguja y el extremo libre del hilo están detrás del documento, debe moverse nuevamente hacia la parte frontal y luego hacia la parte posterior.

Prácticamente hemos descubierto cómo adjuntar documentos. Queda poco por hacer. Una vez que todas las sábanas estén sujetas, puede atar los hilos con seguridad a un nudo en la parte posterior del estuche.

Debe estar bien apretado para que luego se pueda sellar con una nota de certificación. Los extremos de los hilos deben dejarse sueltos por debajo de la pegatina.

¿Cómo se certifican los documentos?

Bueno, como puede ver, no hay nada difícil en decidir cómo coser documentos con hilos. Las fotos presentadas a su atención son una confirmación directa de esto. Solo tenemos que certificar las hojas emitidas.

A esto se le llama "firma certificante". Para hacerlo, debes tomar un pequeño trozo de papel de 5 x 6 centímetros y pegarlo en la parte posterior para que cubra el nudo. Los extremos del hilo deben salir por debajo y colgar libremente.

Esta nota debe indicar cuántas páginas se cosieron. Luego se le coloca la firma del director, la fecha y el sello de la organización. En general, la firma de certificación la realiza el director de la empresa o uno de los diputados. El sello en sí se coloca de manera que una parte caiga en la última hoja del paquete y la otra en el billete.

¿Por qué se cosen los documentos?

Ya hemos mencionado que los documentos archivados se entregan al archivo para su almacenamiento, además, en actividades diarias empresas muy a menudo existe la necesidad de sujetar paquetes de hojas. Estos pueden ser contratos e informes a las autoridades fiscales u otras autoridades reguladoras. Por cierto, las autoridades fiscales tienen requisitos muy estrictos al respecto. No se permite una grapadora. Esto se considera una infracción grave.

En general, el Ministerio de Finanzas incluso da sus propias recomendaciones sobre cómo actualizar documentos. Por ejemplo, una carpeta no puede ser muy voluminosa. El tamaño óptimo es de hasta cincuenta páginas. Si hay muchos documentos, es mejor dividirlos en varios casos. Debe haber una numeración continua en números arábigos. Las hojas están cosidas con un hilo grueso, que necesariamente está atado en la parte posterior del documento terminado. Desde arriba, el nudo se sella con una nota de garantía, que debe redactarse de acuerdo con todas las reglas. No olvide que el número de hojas del estuche está pegado en él. Para las autoridades reguladoras, es muy importante tener una firma en una nota de confirmación. Solo el director u otra persona que tenga la autoridad para hacerlo tiene derecho a ponerlo. Todo esto está certificado por un sello. Su impresión debe quedar de manera que capture parte de la hoja y la nota. De hecho, todas estas recomendaciones repiten la información que hemos descrito anteriormente. Consideramos necesario traerlos para que puedas asegurarte de que estás haciendo todo correctamente, de acuerdo con las instrucciones de las autoridades superiores.

La oficina de impuestos establece un requisito inequívoco para la integridad y seguridad no solo de los documentos en sí, sino también de las copias. Además, las fotocopias también se archivan en un paquete separado.

En lugar de un epílogo

Hablamos en el artículo sobre cómo unir correctamente documentos con hilos para archivarlos con el archivo y las autoridades reguladoras. En ocasiones existen disputas sobre el diseño de los archivos, porque no existe ningún documento que dé explicaciones precisas sobre este tema, e incluso con comentarios. Por tanto, hay que centrarse en los estándares adoptados en el trabajo de oficina. Debe recordarse que las agencias gubernamentales a las que envíe los trabajos pueden tener sus propios requisitos para su registro. Por lo tanto, es mejor aclarar siempre dicha información con anticipación para evitar errores y devolver la documentación para su revisión. Después de todo, puede haber matices en todas partes.

Los documentos son papeles que tienen información debidamente registrada y tienen un cierto valor para empresas o instituciones específicas. Para que sus documentos se redacten correctamente, necesita saber mucho, incluso sobre un procedimiento como el grapado de documentos. En el artículo, veremos cómo unir correctamente documentos con hilos para la oficina de impuestos o en el archivo, cuáles son los requisitos para este procedimiento.

¿Por qué necesito grapar documentos?

No existen requisitos e instrucciones exactos con respecto al grapado de papeles, pero al procesar varios documentos en ciertas instituciones, existen reglas que dicen que la presentación de documentos está permitida solo en forma cosida, por ejemplo:

• al archivo, al presentar cualquier documento;
• a la oficina de impuestos, al presentar informes;
• a los tribunales, al transferir casos;
• participar en una licitación para el registro y presentación de trabajos;
• en ejecución registro estatal empresas;
• al banco, al transferir copias certificadas de documentos, etc.

El proceso de costura se puede realizar utilizando las siguientes herramientas:

• hilos, punzones y agujas;
• grapas y grapadora;
• dispositivos mecánicos especiales.

¡Importante! Es necesario grapar documentos que en su volumen estén compuestos por más de una página.

Con una amplia variedad de opciones para coser documentos, algunos lugares requieren papel cosido directamente con hilo, esto se hace por razones de seguridad, ya que es casi imposible reemplazar hojas cosidas con hilo y fijadas con impresión húmeda, a diferencia de otras opciones.

Reglas y requisitos para grapar documentos.

Hoy en día no existe una instrucción única y universal para grapar documentos, pero entre documentos normativos existen documentos que le ayudarán a averiguar qué tipo de papeleo es necesario para la institución.

Normativas	Breve descripción
Auto Rosarkhiv No. 76 de 23 de diciembre de 2009
GOST R51141-98 sobre mantenimiento y archivo de registros	Recomendaciones metodológicas para la elaboración de instrucciones para trabajos de oficina en organismos federales poder Ejecutivo aprobado
Requisitos para la preparación de documentos utilizados para el registro estatal. entidades legales, y individuos como empresarios individuales"Con fecha 26 de febrero de 2004 bajo N-110
Explicaciones metodológicas sobre el procedimiento para completar los formularios de documentos utilizados para el registro estatal de una entidad legal.	En el tercer párrafo del primer artículo, se dice sobre las normas que se requieren al registrar empresas.
Instrucción típica de trabajo de oficina	Normas y reglas para el papeleo.
Instrucción del Banco Central de Rusia	Se han determinado las principales normas de trabajo de oficina en el Banco Central.
Explicaciones metodológicas sobre el procedimiento para cumplimentar determinados formularios de documentos.	Normas que se requieren al registrar empresas.

Registro de documentos para coser en el archivo.

Al preparar la unión de la documentación en el archivo, es necesario preparar un inventario del documento, que consta de las siguientes partes:

• Título del documento;
• la fecha en que se realizó el inventario;
• anotación corta;
• un inventario, que es una tabla con datos sobre el número de serie, fecha y nombre, notas;
• el número de hojas, los números se indican tanto en números como en letras;
• la firma del secretario.

Para que el documento esté listo, es necesario realizar las siguientes operaciones.

¿Cuáles son las características al grapar documentos para el servicio de impuestos?

El Servicio de Impuestos es un organismo serio que requiere informes periódicos y puede verificar de forma independiente la originalidad y corrección de la documentación. Al verificar, el inspector de impuestos a menudo requiere documentos certificados. Todas las copias deben duplicar completamente el original y estar certificadas. Para la certificación, es necesario colocar los detalles en el documento que brindan la validez de los trabajos en el aspecto legal. Además, las copias de los documentos deben estar cosidas, como los originales.

Los documentos de hasta 150 páginas se grapan. La numeración se produce desde la primera hoja en números arábigos. El firmware se realiza en dos o cuatro capas. Los hilos atados deben sujetarse con una hoja en la parte posterior de la pila, que cubre el sitio de costura y el nudo. El tamaño de la pegatina no debe exceder los 5x5 centímetros. La etiqueta contiene la firma de certificación, el número de páginas, así como las iniciales y apellidos del gerente y el sello.

Al enviar documentos al servicio de impuestos, debe adjuntar una carta de presentación, en la que indique qué exactamente y en qué medida proporciona a la autoridad correspondiente.

Coser documentos con hilo

Para entender cómo coser un documento se da a continuación instrucción paso a paso con fotos. El proceso de costura es importante porque la corrección del papeleo depende en gran medida de él. La disciplina de la gestión de documentos incluye el conocimiento asociado con todos los procesos que ocurren con documentos y papeles. Después de un curso en esta disciplina, una persona puede considerarse familiarizada con los matices y abordar con valentía todos los procedimientos administrativos. Un empresario ordinario a menudo se asocia por primera vez con las peculiaridades de mantener documentos. Pero por su cuenta es muy posible comprender y aprender todo lo que necesita.

Entonces, veamos cómo grapar un documento que consta de varias hojas. En primer lugar, necesitamos las siguientes herramientas:

• punzón;
• aguja;
• hilo o cordel de nailon;
• pegamento de papelería;
• una hoja de papel en blanco.

La costura de tres orificios es uno de los tipos de costura más comunes. La tecnología de coser documentos no es una novedad; incluso en la antigüedad, los libros, obras y otros papeles se cosían con aguja e hilo. Hoy en día, el firmware no ha cambiado significativamente, cómo hacerlo, se proporcionan fotos del proceso de costura paso a paso.

Primero, haciendo un agujero. A veces, los agujeros se hacen con una perforadora. En nuestro caso usaremos un punzón. Los agujeros se encuentran a unos 2 centímetros del borde izquierdo. Como podemos ver, la aguja no es simple, sino gruesa y larga, la llamada aguja "gitana". Introducimos un hilo de unos 40 centímetros de largo en esta aguja con anticipación, esto debería ser suficiente para dos puntos, especialmente para que los hilos no se deshilachen durante el almacenamiento. La aguja se martilla desde atrás, dejando los bordes, que luego se conectarán al borde encontrado al final de la costura.

Cosemos el documento desde abajo en el orificio perforado con un punzón en el medio, dejamos el extremo del hilo libre unos 10 centímetros.

Después de pasar la aguja, la llevamos al frente del documento y la insertamos en el orificio superior, enroscándola.

Pasamos el hilo debajo de la parte inferior del documento más allá del orificio del medio y sacamos la aguja por el orificio inferior, empujamos el hilo hacia el frente.

Devolvemos con cuidado la aguja al orificio central desde el que comenzamos a coser.

En la parte posterior, se juntan dos hilos y se ata un nudo doble.

El siguiente punto es pegar una pequeña hoja de papel en el nudo y certificar el documento.

3 errores al grapar documentos

Considere los 3 errores principales que se cometen a menudo al grapar documentos:

• a menudo, el nudo se sella con papel normal; esto es un error. Es necesario pegar el nudo con un papel certificador especial: papel de fumar, para que la presencia del nudo sea visible;
• Proporcionar documentación a un no profesional. Es necesario redactar documentos para una persona que tenga estas habilidades, ya que la documentación ejecutada incorrectamente puede provocar la devolución de papeles;
• use pegamento al pegar la hoja de certificación, que llegó a la mano. En ningún caso no utilice pegamento de oficina, esta condición es obligatoria.

Los documentos están grapados en varias versiones, que difieren en el número de orificios para las páginas de encuadernación, considere las características y tipos a continuación:

Tipo de costura	Distancia entre agujeros	Descripción del procedimiento	Para que documentos
Tres agujeros	3 centímetros	Para empezar, se hace un agujero en el medio y se miden dos agujeros más en ambos lados. A continuación, se da la vuelta al documento y el hilo se enhebra primero por el orificio del medio, dejando la punta del hilo en la primera página, luego en el orificio superior en el inferior y reintroducir el del medio, después de lo cual los extremos del Los hilos están atados y sellados.	documentos al archivo y a la oficina de impuestos.
Cuatro agujeros	1,5 centímetros	Después de perforar los orificios, dé la vuelta al documento, pase el hilo por el orificio inferior, luego el segundo orificio desde la parte inferior, el superior desde la parte superior y obtenga el hilo en la salida del segundo orificio desde el que comenzó. A continuación, anuda y pega.	registro de empresas
Cinco hoyos	1,5 centímetros	Similar al método de cuatro agujeros, enhebrar el hilo con una serpiente.	documentación contable que se almacena por más de 10 años.

También existe la opción de grapar documentos con una aguja y dos. A continuación se muestran instrucciones detalladas.

El firmware se realiza de forma estrictamente simétrica y vertical. Todas las puntadas se hacen de manera uniforme; para esto, los agujeros deben hacerse exactamente debajo de la regla. Esta imagen muestra cómo coser papel de cuatro agujeros. La imagen de arriba muestra la dirección de la aguja desde la parte posterior y frontal de los documentos. El proceso termina en cualquier forma con el hecho de que los hilos están atados en un fuerte nudo doble, los bordes permanecen libres y sellados.

¿Dónde se pueden grapar los documentos?

Grapar documentos es un procedimiento importante y complejo. Si no tiene un especialista en documentos que sepa cómo y qué hacer al respecto, y usted mismo comprende que puede cometer una gran cantidad de errores, siempre existe la oportunidad de recurrir a especialistas. Los especialistas, por regla general, se encuentran en cualquier imprenta o archivo más cercano. Este servicio requerirá que se le pague, pero los empleados de estas instituciones harán el firmware de la documentación de manera precisa, profesional y rápida.

Respuestas a preguntas de actualidad sobre el firmware de documentos.

Pregunta número 1.¿Qué documentos requieren firmware?

Todos los documentos con más de dos hojas de papel requieren grapado

Pregunta número 2.¿Qué pasa con las copias y cuál es la diferencia entre originales cosidos y copias?

Las copias también se grapan, la diferencia es que el nudo no está sellado y el sello no se coloca

Pregunta número 3.¿Por qué no pueden aceptar documentos?

Si sus documentos no están cosidos correctamente, cualquier servicio puede negarse a aceptarlos.

Pregunta número 4.¿Por qué pegar la pegatina y dejar los extremos del hilo?

Este procedimiento se inventó para que se viera que los hilos están atados con precisión en un nudo.

Pregunta número 5.¿Hay algún error al numerar las hojas?

La numeración debe realizarse con cuidado, ya que no se permiten correcciones. En caso de que falten páginas, con el permiso de la institución, se pueden utilizar números con letras.

A pesar de la sencillez de las acciones, el flasheo de documentos es un punto organizativo importante en el que es inaceptable cometer errores. Por eso toda organización debe contar con personas que puedan realizar este proceso. Los documentos que no están encuadernados correctamente pueden causar problemas graves.

Si los documentos no se grapan correctamente

1. La costura incorrecta de los documentos puede convertirse en una razón para negarse a aceptarlos. Y esto es una pérdida de tiempo, esfuerzo y dinero por el desagüe.
2. La costura incorrecta o de baja calidad de los documentos de su organización puede servir como motivo de rechazo. partes interesadas de la cooperación.
3. Si los documentos están mal cosidos, existe una alta probabilidad de que se disuelvan o se sustituyan por completo, lo que en el futuro será muy difícil de probar durante la verificación.

Y estos son solo algunos de los problemas que pueden surgir con el firmware incorrecto de los documentos.

¿Qué documentos deben graparse y por qué?

Los documentos se cosen para que no se pierdan ni cambien. Además, los documentos pasan por el firmware debido al gran flujo de documentación, para no confundirse en los documentos comerciales.

Por lo general, los documentos que se envían a archivos, se envían para cheques o tienen algún valor para su propietario están sujetos a costura.

Documentos que deben graparse:

• archivo
• contabilidad;
• personal;
• Para comprobar.

La excepción son los documentos para el servicio de impuestos. No es necesario unirlos, ya que los funcionarios tributarios tienen que disolverlos repetidamente para escanearlos y otras manipulaciones.

¡Importante! El secretario debe tener en cuenta la precisión y la calidad de las costuras. De lo contrario, cuando los documentos se disuelvan o se pierdan, toda la responsabilidad recaerá sobre sus hombros.

Regulaciones básicas

Como tal, no existen regulaciones para grapar documentos. Solo hay recomendaciones que fueron aprobadas por Rosarkhiv por orden del 23 de diciembre de 2009 N 76 y de GOST R 51141-98 "Trabajo de oficina y negocios de archivo". Y también las instrucciones de documentación emitidas por el Banco Central de Rusia.

Debido a la falta de estándares estrictos para coser documentos, es difícil para un empresario comprender el proceso en sí, porque cada organismo individual requiere el cumplimiento de sus propias reglas.

Preparación de documentos para grapar

Antes de comenzar el trabajo principal, se deben preparar los documentos. El proceso de preparación se lleva a cabo en varias etapas:

1. Diseño de portada.

Las cubiertas de la documentación son de tres tipos:

• Estándar: la cubierta más común es la cubierta regular. Tamaño de la cubierta 229x324 mm, admite hojas estándar (principalmente A4).
• Personalizado: se utiliza si el tamaño del documento es inusual.
• Para almacenamiento a largo plazo: estas cubiertas están hechas de cartón duradero para un almacenamiento más prolongado. Deben ser ajustados y duraderos.

2. Juego completo.

Preparamos un conjunto de documentos. El paquete no debe contener más de 250 hojas. Su grosor no debe superar los 4 cm. Se debe agregar una hoja en blanco al bloque. Se deben quitar todos los clips y alfileres.

3. Numeración.

La numeración de páginas se realiza con un simple lápiz. El número se coloca en la esquina superior derecha. Sin designaciones romanas. El inventario no está incluido en la numeración. Los números de página no deben tocar el texto del documento.

¡Importante! En el proceso de numeración con la portada, no se pone el número "1", numeramos solo desde la segunda hoja con el número "2".

Instrucciones basicas:

• Si aparece una hoja de gran formato en la documentación, debe expandirse y numerarse en la esquina superior derecha y luego doblarse de la misma manera. Está cosido cuidadosamente, por un borde, para que se pueda desenvolver repetidamente.
• En los documentos, las cartas se guardan en sobres. Primero, se numera el sobre, luego todas las letras que contiene.
• Si el volumen de documentación es demasiado grande (más de 250 hojas), se divide en volúmenes, que tienen su propia numeración separada.
• A veces, los documentos contienen ediciones numeradas por separado. También están numerados a pesar de la numeración existente.
• Si hay hojas pegadas en la documentación, este documento debe numerarse como uno. A continuación, se elabora un inventario de las adiciones adjuntas en el lado equivocado de esta hoja.
• Cuando la hoja está completamente ocupada, no hay espacio para la numeración, luego se numeran en la parte posterior del documento.
• Si la numeración es incorrecta, se tacha el número y se pone el correcto, mientras que en el apartado corregido se debe realizar una inscripción de confirmación.

4. Inventario.

Cada documento cosido debe tener su propio inventario, en el que se requiere indicar:

• organización y título del documento;
• fecha de presentación y vida útil;
• anotación detallada (propósito de almacenamiento, contenido, número de páginas y otras notas importantes);
• número de documentos y firma con nombre completo.

¡Nota! Los documentos destinados a uso interno están sujetos a las reglas establecidas por su organización.

Posibles opciones de costura

Hay muchas formas de unir documentación. Todo depende de las herramientas disponibles y los requisitos de la dirección. A continuación se muestran algunas opciones:

• La forma clásica es con aguja e hilo. Por lo general, un pequeño volumen de documentos se grapa con dos, tres o cinco perforaciones. Los hilos están sujetos y la inscripción de certificación está pegada a ellos.
• Con destornillador y cuerda floja. Adecuado para materiales voluminosos.
• Con una perforadora. Similar al método clásico, solo que en lugar de una aguja, un perforador.
• Utilizando una máquina de encuadernación. Este tipo de costura se usa solo en la imprenta.

Materiales necesarios para coser documentos con hilo.

Para coser documentos de la manera clásica, el empleado debe tener consigo:

• agujas (diferentes tamaños), punzón, hilo, cuerda o bramante;
• cubrir;
• hoja de certificación;
• tijeras y pegamento;
• perforadora (si es necesario).

Proceso de grapado de documentos

Quitamos todos los corchetes, sujetapapeles, los numeramos, los colocamos en una pila uniforme y comenzamos a coser:

1. Haga 3 agujeros (perforaciones) en los documentos con una aguja (con un punzón si es necesario). La distancia entre los agujeros es de unos 3 cm, el hilo tiene una longitud de 80 cm.

¡Nota! Los hilos comunes son frágiles, es mejor usar hilos más gruesos y fuertes. Como último recurso, doble el hilo dos o tres veces.

2. Enhebre la aguja desde el lado con costura en el orificio del medio.

3. Luego, introduzca inmediatamente la aguja en el orificio superior.

4. Después de la perforación superior, péguelo de adentro hacia afuera en el orificio inferior.

5. Luego, dejando el agujero inferior, pasamos al del medio. Si necesita coser una gran cantidad de casos, repetimos el proceso de costura varias veces para fortalecer la carpeta.

6. Haga un nudo simple en el lado con costura. Debe haber una cola de hilo de unos ocho centímetros.

7. Sobre el nudo pegamos la hoja de certificación, en la que hacemos la entrada necesaria. Una pegatina con inscripción de garantía suele medir 4x6 cm. La hoja se pega al nudo y parte de los hilos.

¡Nota! Los documentos deben estar certificados por el jefe de la organización o su persona autorizada.

8. Ponemos sello y firma.

¡Importante! Al certificar los documentos cosidos con firma y sello, colóquelos de manera que algunos de ellos queden en la etiqueta y en el archivo certificado. Esto garantizará la seguridad e inviolabilidad de los documentos.

Cómo grapar documentos correctamente (video)

Para un estudio más detallado de las etapas del firmware, se recomienda ver el video, que muestra claramente el proceso de unión de documentos:

Gran volumen de documentos parpadeando

Si un empleado se enfrenta al problema de una gran cantidad de documentos grapados, puede acudir en su ayuda un equipo especial para encuadernar y coser archivos. Si no hay uno disponible, puede usar servicios pagados por costura automática. Pero vale la pena recordar que en este caso información importante puede perderse.

Documentación de firmware usando una máquina (video)

Instrucciones en video sobre el uso de la máquina para coser documentos, con las que puede completar el trabajo en unos minutos:

En términos de papeleo, el papeleo es un proceso bastante complicado. Hasta el día de hoy, hay mucho debate sobre cómo coserlos correctamente, pero no existe una regla única. Si los documentos simplemente se cosen para su almacenamiento, esto no requiere mucho esfuerzo. Pero cuando se trata de documentos importantes, el trabajo debe asumirse con total responsabilidad.

En el trabajo de oficina, existe la regla de que todos los documentos que constan de más de una hoja están sujetos a costura y certificación.

A pesar de la falta de un procedimiento unificado aprobado para este proceso, a menudo en empresas, así como en agencias gubernamentales, se requiere coser todos los documentos generados para archivos, enviarlos a consideración de cualquier autoridad (por ejemplo, al registrar personas jurídicas, empresarios individuales, para participar en licitaciones), etc. ...

Por ello, cualquier dependiente y persona que se enfrente a una gran cantidad de documentación en sus actividades, es importante saber coser correctamente los documentos. Después de todo, esta ocupación es bastante laboriosa y requiere cuidado y precisión.

Para coser documentos, el especialista que lo hará necesitará los siguientes elementos:

• una aguja (punzón, perforadora, taladro), según la cantidad de papel que se necesite coser;
• hilos LSH-21 (o hilo de banco);
• cubierta de la caja 229 × 324 mm (si necesita formar y flashear archivos de almacenamiento);
• adhesivo de papel de 4x8 cm - hoja de certificación;
• tijeras;
• pegamento de papelería.

Trabajo de preparatoria

En todas las instituciones, un especialista se dedica a coser documentos, a quien se transfirieron dichos poderes sobre la base de actos departamentales internos que regulan las reglas para el manejo de documentos (orden del jefe, instrucciones de servicio).

Tal empleado de la organización se llama empleado.

Como regla general, si recibió una educación especial, debe saber exactamente cómo coser ciertos documentos.

Sin embargo, a menudo una persona que no posee un conocimiento exacto completo también puede sentarse en esta posición.

En este caso, debe saber que antes de grapar documentos es necesario lo siguiente:

• Prepara de antemano todas las herramientas que te resultarán útiles a la hora de grapar papeles.
• Doble todos los documentos de acuerdo con sus fechas y números, en el lado derecho y en el orden correcto.
• Antes de grapar, asegúrese de que no haya grapas o grapas en las hojas, y si están adheridas en algún lugar, entonces debe quitarlas. Tal material de papelería extraño interferirá con el proceso de costura y será superfluo durante el almacenamiento posterior de documentos.
• Luego, el paquete de grapas debe doblarse para que cada hoja quede igual que las demás. Si no sigue esto, como resultado de la unión, el paquete se verá descuidado y los bordes de las hojas escapadas se arrugarán. Si hay demasiadas hojas para grapar, se utiliza una herramienta de alineación especial para la alineación.
• Prepare un hilo con una longitud de al menos 70 cm.

Guía paso a paso del firmware

1. Una vez más, debe verificar la numeración y la exactitud de los documentos doblados en un solo paquete.
2. Además, armado con una aguja, un punzón especial u otra herramienta para hacer agujeros en el papel (dependiendo del grosor del paquete), es necesario hacer tres agujeros pasantes verticalmente. La distancia entre ellos no debe ser inferior a 3 cm en relación con el centro de la hoja.
3. Tome un hilo preparado previamente, enróllelo en una aguja para coser documentos.
4. Para mayor comodidad, debe designar los agujeros en el documento de arriba a abajo, como: # 1, # 2 y # 3. El técnico debe comenzar a coser enhebrando la aguja a través del orificio n. ° 2, dejando el extremo del hilo en la parte posterior de la pila de papel. Durante todo el proceso de costura, debe asegurarse de que esta parte del hilo permanezca allí.
5. Luego, en la parte frontal, debe pasar la aguja a través del orificio n. ° 1 y sacarla de la parte posterior.
6. Desde la parte de atrás, vuelva a enhebrar la aguja en el agujero No. 2. Ahora la aguja está nuevamente en el exterior de la hoja.
7. A continuación, debes enhebrar una aguja desde el exterior del papel en el orificio n. ° 3 y sacarla de la parte posterior.
8. Tomando el extremo del hilo que inicialmente se dejó en la parte de atrás y el que salió por el agujero número 3, se deben nivelar, y el exceso de longitud se debe cortar con tijeras.
9. Los extremos de los dos hilos se anudan 2 veces, lo más cerca posible de la parte posterior del documento. Cuanto más encuadernado esté el documento, más conveniente será hojearlo. Además, no se desmenuzará en hojas separadas y se almacenará durante mucho tiempo en forma sujeta.
10. La etapa final de la costura es pegar una pequeña hoja de papel con las inscripciones que la acompañan. Para hacer esto, debe tomar pegamento, una hoja de papel de 2 * 5 cm de tamaño, pegarla en el mismo lugar donde se completó la costura. La sábana debe cubrir completamente el nudo y parcialmente los extremos del hilo. Y los 1-2 cm restantes de hilos deben quedar fuera de la pegatina.
11. En una hoja con una inscripción adjunta, se coloca el sello de la organización, cuya impresión debe capturar tanto a ella como a parte del reverso del documento, que se pegó con una pegatina. Esto evitará la posibilidad de abrir documentos grapados y reemplazar hojas.

Cómo unir correctamente documentos con hilos - foto

Si la pila de documentos no es demasiado gruesa (hasta 5 hojas), los orificios en las hojas se pueden hacer de forma ordenada con la propia aguja de coser. Al mismo tiempo, es importante mantener el documento en buen estado, sin arrugas.

Inscripciones acompañantes

Este es un texto que está escrito en una hoja de papel que mantiene el documento junto desde la parte posterior.

Por regla general, contiene:

• la inscripción "cosida, numerada";
• el número de hojas numeradas, en cifras y palabras;
• cargo y nombre completo persona responsable;
• lugar para la firma y su descifrado.

Puede imprimir la transcripción en una computadora con anticipación, crear calcomanías prefabricadas y reproducirlas, o escribir todo el texto de la inscripción adjunta a mano. Ni lo uno ni lo otro será un error y el documento no perderá su vigencia por ello.

Muestra

Los trabajos más comunes que requieren grapado en la práctica son los documentos que se preparan para su presentación en la oficina de impuestos para el registro de personas jurídicas, empresarios individuales o cambios en el Registro Unificado Estatal de Personas Jurídicas o Registro Unificado Estatal de Personas Jurídicas. Para que sean aceptados y no haya denegación en el registro, los siguientes papeles deben estar certificados en la forma descrita anteriormente.

1. Charter (para organizaciones).
2. Formulario de solicitud oficial.
3. Acta de la reunión general.
4. Otros documentos.

Algunos documentos están grapados y certificados por un notario.

Revista cosida con sello

Por ejemplo, formularios de solicitud para la oficina de impuestos. En este caso, no es necesario engrapar los papeles por su cuenta, ya que todo el proceso de cosido y certificación de los documentos será atendido por un especialista de la notaría.

En el artículo le diremos qué documentos deben coserse y cómo hacerlo correctamente. Muestremos con ejemplos los principales métodos de firmware.

Descarga materiales útiles:

Cómo coser un documento en cuatro agujeros

Haga cuatro orificios con una separación aproximada de 1,5 a 2 cm a lo largo del borde izquierdo del documento apilado. Con este método de costura, enhebre el hilo desde la parte posterior en el tercer agujero y luego proceda de acuerdo con el diagrama a continuación.

Esquema de costura de documentos de cuatro orificios

Ate los extremos del hilo traído hacia la parte posterior con un nudo y selle.

Cómo flashear una carpeta con documentos

Al transferir documentos al archivo, los documentos que son del mismo tipo o acompañan una determinada dirección de las actividades de la empresa se archivan en una carpeta común de acuerdo con la nomenclatura de casos aprobada.

Una carpeta compartida que contenga documentos de una o varias páginas debe tener una tapa dura. El número máximo de hojas de papel que se pueden encuadernar en una carpeta es 250. Ni una perforadora, ni, especialmente, una aguja, pueden perforar una pila de papel tan gruesa, por lo tanto, en tales casos, use un destornillador y un cordel, así como una encuadernación. Los papeles doblados se mantienen unidos con un resorte de plástico o metal, lo que los hace fáciles de bordar cuando sea necesario.

Reglas básicas para coser documentos.

Existen varias reglas básicas para actualizar la documentación con respecto a la numeración de hojas en una carpeta. Si sigue estas reglas, puede estar seguro de que y toda la documentación está estrictamente ordenada.

Reglas básicas para coser documentos:

• no las páginas de la carpeta, pero las hojas están sujetas a numeración;
• si el número de hojas supera las 250, la carpeta debe dividirse en un volumen con numeración separada;
• no necesita numeración;
• los números deben ingresarse en números arábigos en la esquina superior derecha de la página, con sangría del texto;
• si se comete un error en la numeración, se debe tachar el número incorrecto, poner el número correcto y hacer una inscripción de confirmación en la sección corregida;
• en algunos casos (si después del final de la numeración es necesario incluir una hoja adicional en el archivo), se permite la numeración de letras;
• si es necesario incluir una hoja de gran formato en la carpeta, se debe numerar en la esquina superior derecha en el estado desplegado, contraer a formato A4 y coser cuidadosamente con el resto por el borde izquierdo;
• cuando incluyen , primero se numera el sobre y luego las hojas adjuntas;
• los anexos a los casos, redactados como volúmenes separados, se numeran por separado.

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