Aplicar a un empleado acción disciplinaria de cualquier tipo, debe documentar su culpabilidad (párrafo 38 de la Resolución del Pleno La Suprema Corte RF de 17.03.2004 Nº 2 "A solicitud de los tribunales Federación Rusa Código de Trabajo Federación Rusa"). El documento de respaldo, en la mayoría de los casos, es solo el acto. Y no importa cuál de los tres tipos de responsabilidad disciplinaria elegirá el empleador para sancionar al empleado: en cualquier caso, todo comienza con un acto en el que se registra la falta. Consideremos el acto desde el punto de vista del trabajo de oficina: qué tipo de documento es y qué detalles se redactan a la hora de redactarlo, daremos ejemplos.

Actuar como un documento

Según la teoría del trabajo de oficina, el acto es un documento informativo y de referencia, cuya finalidad es documentar el hecho.

En la oficina y otros departamentos, se pueden redactar actas para una variedad de casos. Difícilmente es posible enumerarlos todos y, por tanto, los tipos de actos. Entonces, por ejemplo, solo en los archivos y solo las formas de actos aprobados oficialmente se escriben alrededor de una docena. Además de las reglas de los archivos, hay muchos otros documentos que regulan una variedad de procesos de producción y negocios, que contienen sus propias formas de actos.

El departamento de personal recurre a la redacción de actas principalmente cuando es necesario constatar el hecho de un acto disciplinario por parte de un empleado.

A continuación se muestra un fragmento del documento “Documentación organizativa y administrativa. Requisitos para trámites. Recomendaciones metódicas para la implementación ", aprobadas por Rosarkhiv (en adelante, recomendaciones metodológicas).

Fragmento del documento

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El acto es redactado por varias personas (comisión) y confirma los hechos o hechos establecidos. El texto del acto consta de dos partes: introductoria y principal (determinante).

La parte introductoria del acto indica documento administrativo, a partir del cual se activa un hecho, evento o acción (en el caso nominativo), su número y fecha. Al enumerar las personas que participaron en la elaboración del acto, se indican los nombres de los cargos con la designación de organizaciones, apellidos e iniciales (en el caso nominativo). El primero es el presidente de la comisión. En los casos necesarios, se permite brindar información sobre los documentos de identidad y las facultades de las personas que participaron en la elaboración del acto, y sus domicilios. Los nombres de los miembros de la comisión están ordenados alfabéticamente. Las palabras "Fundación", "Presidente", "Miembros de la Comisión", "Asistidos" se escriben con mayúscula.

La parte principal del acto recoge los hechos establecidos, así como las conclusiones y conclusiones. El texto del acto finaliza con información sobre el número de copias del acto y su ubicación. El número de copias del acta está determinado por el número de interesados ​​o documentos reglamentarios regulando la redacción del acto.

Por ejemplo:

Compilado en 3 copias:

1ra copia - contabilidad;

2º ejemplar - departamento comercial;

3ª copia - comprador.

Estas son las reglas generales para la elaboración de actos, a las que se debe recurrir si no existe un formulario aprobado para el documento que se está elaborando (como, por ejemplo, el formulario de informe de accidente de trabajo, que se aprueba mediante decreto de el Ministerio de Trabajo y desarrollo Social RF de 24.10.2002 No. 73).

Comisión

Reunir una comisión de inmediato para iniciar e investigar infracciones disciplinarias no es del todo correcto. La Comisión es un órgano colegiado asesor bajo la dirección y se crea por orden especial.

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Si la empresa no tiene una comisión permanente, entonces tendrá que crearse de forma espontánea. No habrá violación de esto. Pero a menudo no hay tiempo para crear una comisión por una falta disciplinaria específica. Siempre que cree una comisión, llegará un empleado retrasado y no se registrará su retraso. Una excepción es una comisión para investigar un accidente o si la violación es masiva, por ejemplo, cuando todo un grupo de empleados fue culpable. Pero incluso entonces, resulta que la comisión se crea después de los hechos: al principio eran culpables (lo que debe hacerse de inmediato, de lo contrario no pueden probar su mala conducta más tarde) y solo entonces se crea una comisión de investigación. En ocasiones, la palabra "comisión" se utiliza para referirse a las personas que redactan el acto, pero en realidad no son un órgano deliberante.

Tenga en cuenta que los testigos casuales de un empleado que se presenta borracho al trabajo no son una comisión. El acto es redactado por aquellos empleados de la organización que estuvieron presentes en la infracción, y dado que la infracción rara vez ocurre "en el momento", suele haber tiempo para reunir a los compañeros necesarios para redactar el informe. Así, para elaborar un acta sobre falta disciplinaria es conveniente invitar:

• el jefe del departamento de personal, quien se asegurará de que el documento esté correctamente redactado;
• el superior inmediato del "héroe de la ocasión", quien está obligado a velar por que sus subordinados observen la disciplina laboral;
• algunos de los empleados - testigos directos del incidente.

En este caso, el acto comienza con el cliché del discurso “Nosotros, los abajo firmantes (enumerados con indicación de cargos, profesiones), hemos redactado este acto expresando que ...”.

Si, después de todo, el acto compilado por una comisión especialmente creada que actúa sobre la base de una orden, entonces este acto comienza con las palabras "La Comisión constituida por ... ha redactado este acto declarando que ...". Si la comisión cumple con la orden de la dirección, entonces la frase se amplía: "En cumplimiento de la orden de ... No. ... la comisión formada por ... ha redactado este acta declarando que ...".

Detalles del acto

El hecho de que el acto esté redactado en el departamento de personal no significa que se pueda descuidar el correcto registro de sus datos. Son ellos quienes finalmente dan fuerza legal al documento.

En un entorno de oficina, el acta se redacta con el membrete general de la empresa para los documentos. Contiene los requisitos:

• nombre de la organización: completo, como en el estatuto, y abreviado, si está incluido en el estatuto;
• la fecha del documento (la fecha en que se redactó el acto en nuestro caso) y, si es necesario, la hora (ver Ejemplo 3);
• número de registro del documento;
• lugar de preparación del documento (se permite no indicar si el nombre asentamiento está incluido en el nombre de la organización).

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No existen requisitos para indicar en el acto la dirección exacta del evento en los documentos metodológicos. Por lo general, se indica el lugar exacto si es de fundamental importancia o si el evento que se desencadena tiene lugar fuera de la oficina. Incluso si se registra la ausencia del lugar de trabajo, tiene sentido indicar la dirección exacta si hay un documento donde se fija la dirección exacta del lugar de trabajo del empleado hasta la oficina. Y si lugar de trabajo empleado - LLC "ABV", departamento de ventas, luego en el acto es suficiente indicar el lugar de redacción del documento de acuerdo con GOST. Sin embargo, si especifica la dirección completa, no será un error (consulte los Ejemplos 3 y 4, donde se indica la dirección completa, y el Ejemplo 5, donde solo se indica la ciudad).

En condiciones de "campo", cuando los actos se escriben, a menudo literalmente, "en la rodilla", todos los detalles enumerados del formulario general deberán reproducirse en papel a mano o almacenarse en varios formularios en blanco por adelantado.

Además de los indicados, se emiten los siguientes datos:

• nombre del tipo de documento: ACT;
• título del texto del documento: se trata de información sobre lo que se redacta el acto: sobre una falta disciplinaria, sobre aparecer en el trabajo en estado de ebriedad, sobre llegar tarde al trabajo (ver Ejemplos 3 y 5, donde el título de el texto del acto se indica de diferentes formas, ambas opciones son aceptables);
• el texto del documento. El texto del acto debe indicar el evento de manera coherente. No debe haber ningún juicio de valor en el acto, solo hechos. Por lo tanto, los colegas no pueden juzgar qué tan "fuerte" fue la intoxicación alcohólica del empleado, tales evaluaciones las realiza solo un médico y solo después de las pruebas apropiadas. El segundo ejemplo negativo: en ausencia de un empleado en el lugar de trabajo, escriba la frase "sin buena razón". Si una persona no ha llamado a su jefe con el mensaje de que se retrasará, esto no significa que viole de manera maliciosa y cínica la disciplina laboral. Por lo tanto, tenga cuidado con los adjetivos, indique solo los hechos. El texto está escrito en tercera persona ("el empleado ha aparecido", "el tiempo no ha sido fijado"), en un estilo oficial de discurso comercial, es decir, de forma clara, breve y distintiva;
• firmas de los miembros de la comisión indicando los cargos (profesiones), transcripciones de firmas y fecha de firma.

Por último, si se adjuntan documentos de respaldo al acto, también se puede redactar el "Anexo" requerido, como en el Ejemplo 4. Luego, en el texto después del nombre del documento adjunto, la palabra "adjunto" se escribe entre paréntesis. , y debajo del texto después de la palabra "Adjunto" (o "Adjuntos") indique el número de copias de los documentos adjuntos y el número de hojas de cada uno de ellos.

Acto y empleado

El empleado, respecto del cual se ha redactado el acto, debe estar familiarizado con el documento, del cual se ha convertido en el "héroe". Siempre que, por supuesto, el empleado esté presente durante su preparación y sea capaz de leer y escribir algunas palabras.

Ya se conoce con acto listo, que fue firmado por todos los compiladores.

El empleado multado escribe la nota sobre la familiarización con el acto con su propia mano (véanse también los Ejemplos 3-5).

Ejemplo 1

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Si el empleado se niega a familiarizarse con el acto, los redactores del acto o los miembros de la comisión ponen la marca correspondiente (véase también el Ejemplo 4).

A pesar de que casi todo tipo de acto tiene sus propias reglas de creación y ejecución, existen reglas generales que deben seguirse al redactar los actos.

• - Los actos deben redactarse de forma colectiva (debe haber al menos dos compiladores). Muy a menudo, los actos pueden ser redactados por comisiones especialmente creadas, cuya composición se aprueba mediante documento administrativo del titular de esta organización, una organización superior o un órgano de dirección que ejerce funciones de control, supervisión u otras. Los actos pueden redactarse mediante comisiones permanentes de forma periódica.
• - Lo principal en la elaboración de un acto es determinar el estado real de las cosas y su correcto reflejo en el acto. Si la redacción del acto fue precedida por un trabajo preliminar (verificación, examen, prueba), el acto se elabora sobre la base de los borradores de registros que se mantienen durante el trabajo de la comisión o un grupo de personas y contienen indicadores cuantitativos, información fáctica y datos analíticos.
• - El acto se redacta con el membrete general de la organización o mediante una forma unificada del acto.
• - Los datos obligatorios del acto son: el nombre de la organización, el nombre del tipo de documento (ACT), la fecha y número de registro del documento, el lugar de elaboración, el título del texto, la firma del compiladores (indicando sus puestos y, si es necesario, lugar de trabajo). Algunas formas de actos prevén anotar el tiempo exacto de redacción de un acto en horas y minutos. En el caso de que el acto sea aprobado por el titular, se emite un sello de aprobación. Kuznetsov, S.L. Las tecnologías modernas del soporte de la documentación de la dirección: el libro de texto. manual para universidades [Texto] / S.L. Kuznetsov; ed. TELEVISOR. Kuznetsova. - M.: MEI, 2010 .-- 232 p.
• - El título del acto debe ser coherente gramaticalmente con la palabra "acto", por ejemplo: Acto de auditoría de actividades financieras y económicas, Acto de liquidación de la cooperativa comercial y de compras "Phoenix", Acto de amortización de activos materiales, o se formula utilizando la preposición "o", por ejemplo: Actuar sobre ausencia del lugar de trabajo, Acto de accidente de trabajo.
• - La fecha del acto es la fecha de su redacción. Si la redacción del acto fue precedida de alguna medida (verificación, etc.), el texto del acto indica la fecha o período de tiempo durante el cual se llevó a cabo este evento, por ejemplo: ...
• - El texto del acto consta de dos partes: introductoria y principal (determinante). La parte introductoria del acto indica la base para su elaboración (documento administrativo, documento normativo, acuerdo indicando su fecha y número), se nombra al presidente y miembros de la comisión. La parte principal expone la esencia, naturaleza, métodos y tiempos del trabajo realizado, los hechos establecidos, así como conclusiones, propuestas y conclusiones. El contenido del acto se puede enunciar punto por punto, el material se puede presentar en forma de tabla. En caso necesario, el acto podrá tener una parte final, que son las decisiones, conclusiones o conclusiones de la comisión que redactó el acto.
• - Los actos de inspecciones, encuestas, auditorías y algunos otros tipos de actos no solo registran hechos y eventos establecidos, sino que también contienen conclusiones, recomendaciones y propuestas que constituyen la parte final del acto Fionov, L.R. Documentación de gestión servicio público: libro de texto [Texto] / L.R. Fionova. - Penza: Editorial PSU, 2012 .-- 130 p ..
• - Al final del texto del acto se indica el número de copias redactadas y su ubicación. La cantidad de copias de la ley depende de la cantidad de partes interesadas en recibirla o está determinada por documentos reglamentarios. Después de la marca en el número de copias de la ley, hay una marca en la disponibilidad de los anexos de la ley (si los hubiera).

Por ejemplo:

Compilado en 3 copias:

• 1ra copia - contabilidad,
• 2do ejemplar - departamento comercial,
• 3ª copia - comprador.
• - El contenido de los actos de auditorías y encuestas se acuerda con los funcionarios cuyas actividades se reflejan en el acto. La ley se considera adoptada y entra en vigor una vez que es firmada por todos los miembros de la comisión o por todas las personas que participaron en su elaboración. La persona que no esté de acuerdo con el contenido del acto está obligada a firmarlo con la salvedad de su disconformidad. La opinión disidente de un miembro de la comisión deberá redactarse en hoja aparte y adjuntarse al acta. Después de la palabra "redactado" se indica el nombre de la comisión, cargos, apellidos e iniciales de las personas que redactaron el acto. Cuando se enumeran las personas que confirman un hecho, los nombres de los cargos se indican con la designación de la organización. Los apellidos se indican en el caso nominativo, los nombres y patronímicos no se dan en su totalidad, solo las iniciales. Cuando se enumeran los miembros de la comisión, se indica en primer lugar el presidente. Las palabras "Fundación", "Presidente", "Miembros de la Comisión", "Asistidos" se escriben con mayúscula. Andreeva, V.I. Trabajo de oficina: organización y mantenimiento [Texto] / V.I. Andreeva. - M .: Knorus, 2012.- 256 p.
• - En los casos necesarios, si así lo exigen los documentos reglamentarios, los actos son aprobados por el titular de este o un organismo superior, por orden de ejecución de las actuaciones, que culminó con la redacción del acto.
• - En caso de ser necesario, se permite brindar información sobre los documentos de identidad y las facultades de las personas que integraron el acto, también se pueden indicar direcciones.

Así, los actos, a pesar de los muchos tipos, tienen reglas generales de redacción.

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Actuar - documento redactado por varias personas y que confirma los hechos o hechos establecidos.

En diferentes áreas de actividad surgen situaciones que requieren documentación en forma de acto, lo que determina la existencia de múltiples variedades de actos. Se diferencian tanto en el propósito como en el contenido.Estos pueden ser actos:

aceptación y entrega (obras, equipos, valores materiales, documentos);

encuestas (condiciones de seguridad, seguridad contra incendios, condiciones de trabajo, preparación de objetos);

pruebas (muestras, sistemas, tecnologías);

aceptación y entrega (valores materiales, documentos);

recepción y transmisión (casos, Dinero y otros valores);

revisión, inventario;

investigación de accidentes, accidentes;

liquidación de la organización, etc.

Ciertos tipos de actos tienen sus propias peculiaridades de redacción y diseño, para muchas variedades existen formas unificadas aprobadas por regulaciones y obligatorio para su uso en un campo de actividad específico. Por tanto, cuando surge una situación que requiere la preparación de un acto, es necesario en primer lugar averiguar si existe un formulario aprobado del acto para documentar esta situación. También debe tenerse en cuenta que junto con las formas unificadas de actos, muchos ministerios (departamentos) han aprobado reglas e instrucciones especiales sobre el procedimiento para la elaboración de actos.

Normas generales para la elaboración de actos.

Con toda la variedad de actos en cuanto a su finalidad y contenido, existen una serie de reglas generales que deben cumplirse en la elaboración de los actos.

- Los actos se redactan de forma colectiva (debe haber al menos dos compiladores). A menudo, los actos son redactados por comisiones especialmente creadas, cuya composición es aprobada por un documento administrativo del director de una determinada organización, una organización superior o un órgano de dirección que ejerce funciones de control, supervisión u otras. Los actos pueden redactarse mediante comisiones permanentes de forma periódica.

- Lo principal en la elaboración de un acto es determinar el estado real de las cosas y su correcto reflejo en el acto. Si la redacción del acto fue precedida por un trabajo preliminar (verificación, examen, prueba), el acto se elabora sobre la base de los borradores de registros que se mantienen durante el trabajo de la comisión o un grupo de personas y contienen indicadores cuantitativos, información fáctica y datos analíticos.

- El acto se redacta con el membrete general de la organización o mediante una forma unificada del acto.

- Los datos obligatorios del acto son: el nombre de la organización, el nombre del tipo de documento (ACT), la fecha y número de registro del documento, el lugar de elaboración, el título del texto, la firma del compiladores (indicando sus puestos y, si es necesario, lugar de trabajo). Algunas formas de actos prevén anotar el tiempo exacto de redacción de un acto en horas y minutos. En el caso de que el acto sea aprobado por el titular, se emite un sello de aprobación.

- El título del acto debe ser coherente gramaticalmente con la palabra "acto", por ejemplo: El acto de controlar las actividades financieras y económicas, el Acto de liquidación de la cooperativa comercial y de compras "Phoenix", el Acto de amortización de activos materiales, o formulado usando la preposición "o", por ejemplo: Ley de Ausencia del Trabajo, Ley de Accidentes de Trabajo.

- La fecha del acto es la fecha de su redacción. Si la redacción del acto estuvo precedida de alguna medida (verificación, etc.), el texto del acto indica la fecha o período de tiempo durante el cual se realizó este evento, por ejemplo: En el período comprendido entre el 15 de septiembre de 2003 y el 18 de septiembre de 2003, la comisión realizó una inspección del almacenamiento de bienes materiales en ...

- El texto del acto consta de dos partes: introductoria y principal (determinante). La parte introductoria del acto indica las bases para su elaboración (documento administrativo, documento normativo, acuerdo indicando su fecha y número), se nombra al presidente y miembros de la comisión. La parte principal expone la esencia, naturaleza, métodos y tiempos del trabajo realizado, los hechos establecidos, así como conclusiones, propuestas y conclusiones. El contenido del acto se puede enunciar punto por punto, el material se puede presentar en forma de tabla.

- Los actos de inspecciones, relevamientos, auditorías y algunos otros tipos de actos no solo registran hechos y hechos establecidos, sino que también contienen conclusiones, recomendaciones y propuestas que constituyen la parte final del acto.

- Al final del texto del acto se indica el número de copias redactadas y su ubicación. La cantidad de copias de la ley depende de la cantidad de partes interesadas en recibirla o está determinada por documentos reglamentarios. Después de la marca en el número de copias de la ley, hay una marca en la disponibilidad de anexos de la ley (si los hubiera).

- El contenido de los actos de auditorías y encuestas se acuerda con los funcionarios cuyas actividades se reflejan en el acto. La ley se considera adoptada y entra en vigor una vez que es firmada por todos los miembros de la comisión o por todas las personas que participaron en su elaboración. La persona que no esté de acuerdo con el contenido del acto está obligada a firmarlo con la salvedad de su disconformidad. La opinión disidente de un miembro de la comisión deberá redactarse en hoja aparte y adjuntarse al acta.

- En los casos necesarios, si así lo exigen los documentos reglamentarios, los actos son aprobados por el titular de este o un organismo superior, por orden de ejecución de las actuaciones, que culminó con la redacción del acto.

Un acto es un documento que confirma algún hecho establecido, un hecho que ha ocurrido o una acción que ha tenido lugar. Varias personas lo componen.
Según su contenido y finalidad, todos los actos se pueden dividir en varios tipos:
- actos recepción y transmisión(obras, objetos, valores materiales, documentos, estuches);
- inspección (estado de seguridad, seguridad contra incendios, condiciones de trabajo, resultados de rendimiento);
- pruebas (muestras, sistemas, tecnologías);
- revisiones, inventario;
- investigación de accidentes, accidentes;
- infracciones (disciplina laboral e incumplimiento de la normativa laboral interna);
- sobre la negativa a firmar, lo que indica que está familiarizado con el pedido;
- sobre la negativa a dar explicaciones sobre el hecho de la violación de la disciplina;
- liquidación de organizaciones, etc.
Es imposible enumerar todo tipo de actos, hay muchos de ellos. En casi cualquier situación, puede redactar un acto y, si está correctamente redactado y ejecutado, será un documento completo.

¿Cómo redactar un acta correctamente?

Si bien puede haber una gran variedad de tipos de actos, sin embargo, independientemente del tipo de acto, existen reglas uniformes que deben ser conocidas y seguidas para poder redactar correctamente cualquier acto.

• Todo acto es redactado y firmado por varias personas (dos o más).
• El acto consta de:
  - la parte introductoria, que indica el nombre del documento (por ejemplo, el acto de aceptación-transferencia ...), la fecha y lugar de redacción del acto, el número de registro del acto y, en su caso, el sello de aprobación del acto por el jefe de la organización;
  - la parte determinante del acto, que incluye: el propio texto, la lista de anexos (si los hubiera), una indicación del número de copias, las firmas de todos los redactores del acto, la firma del representante de la organización o la persona respecto de la cual se redactó el acta (en caso de negativa a firmar el acta, una marca especial).
• La fecha del acto es la fecha de su redacción. Si se realizó algún trabajo antes de redactar el acta
  (inventario, pruebas de equipos, etc.), entonces este período debe indicarse en el texto.
• El texto del acto está escrito en nombre del constituyente. Primero, el componente nombra su apellido, nombre, cargo, todos los presentes (además, los nombres de quienes firmaron el acta están ordenados alfabéticamente), y luego describe los hechos ocurridos. El texto del acto debe reflejar el desarrollo real de la situación o los hechos ocurridos, en virtud de los cuales se redacta el acto. Al final, se pueden incluir las conclusiones y propuestas de los firmantes.
• Se permite presentar el material en forma tabular, dividir el texto en párrafos y párrafos.
• El número de copias del acta debe ser igual al número de partes interesadas. Si es necesario indicar la ubicación de las copias, esto se hace después del texto principal.
• Si hay adjuntos al acto, se hace una nota al respecto frente a las firmas de los redactores del acto.
• El acta debe estar firmada por todos los que participaron en su elaboración. Si alguien no está de acuerdo con su contenido, entonces, de acuerdo con las reglas, aún debe firmar el acta, pero con una nota de que hay comentarios, y los comentarios en sí deben expresarse en forma libre en una hoja separada y adjuntarse al acta. .
• El acto debe estar familiarizado con la firma de todas aquellas personas cuyos intereses afecte. Debajo de las firmas de los redactores del acta, se coloca la marca "Conocidos del acta":

Si el acto debe ser aprobado por el director, el sello de aprobación se coloca en la esquina superior derecha de la primera hoja del acto.

En sentido amplio, un acto se entiende como una categoría de documentos que tienen valor normativo (fuerza legal) y se redactan según las reglas establecidas. Este término es muy utilizado en el ámbito jurídico para referirse a decisiones, acciones, órdenes. Sin embargo, este está lejos de ser el único ámbito de actividad en el que es necesario redactar un acta. La forma del documento se usa ampliamente en áreas contables, financieras y otras.

Especificidad del concepto

Como se mencionó anteriormente, el concepto de "acto" se utiliza en el ámbito jurídico. En esta área, el término actúa no como una designación de una especie, sino como una definición genérica de un grupo de documentos. Por ejemplo, el significado incluye la Constitución, Resoluciones del Gobierno y otros órganos estatales, regionales, Gobierno municipal... En el campo de las relaciones civiles, también se utiliza este grupo de documentos. Por ejemplo, los actos confirman ciertos eventos: muerte, nacimiento, matrimonio, cambio de apellido, nombre, adopción. De acuerdo con esto, los ciudadanos reciben certificados basados ​​en sus solicitudes. Los actos también se utilizan en la práctica internacional. Son acuerdos, convenciones, contratos, etc.

Actividades organizativas y administrativas

En su marco, a menudo se lleva a cabo redacción de actos, contratos y otros documentos. Los responsables de esto pueden ser varias personas (como parte de una comisión especial) o un sujeto, dotado de poderes. Por regla general, se debe a la necesidad de arreglar tal o cual evento o hecho. En algunos casos, la ejecución del documento la realiza un inspector o auditor. Por ejemplo, durante la investigación de un accidente industrial, se puede elaborar un documento en base a los resultados de las pruebas de un nuevo producto o muestra, luego de su aceptación y transferencia, estableciendo una lista de papeles a destruir, etc.

Matices

Debido a que la redacción del acto se lleva a cabo al fijar diversos aspectos de las actividades de los funcionarios y empresas, documentando acciones y eventos en diferentes industrias, no existe una forma universal única. La ejecución del documento se realiza teniendo en cuenta circunstancias específicas. Para algunas situaciones, se proporcionan formularios uniformes. Se consideran típicos y no pueden ser modificados por una organización o un funcionario.

El procedimiento para la elaboración de actos.

A pesar de que los documentos se utilizan en diferentes áreas y pueden tener sus propias particularidades, se les imponen una serie de requisitos generales. Las normas de elaboración de un acto obligan al responsable del registro a incluir en el formulario los siguientes datos:

1. El nombre de la organización matriz (si corresponde).
2. El nombre de la empresa donde se redacta el documento.
3. El nombre del tipo de formulario (en este caso "Act"). Dependiendo del evento o hecho, agréguelo al nombre. Breve descripción... Por ejemplo, puede llevarse a cabo, hacerse cargo, etc.
4. Lugar de registro.
5. Texto.
6. Una indicación de la presencia de la aplicación (si la hubiera).
7. Firma y fecha de registro.
8. Índice de registro.

En algunos casos, el documento debe contener otros detalles. Por ejemplo, implica la inclusión en forma de información sobre las personas verificantes, sus firmas, marcas de familiarización. Algunos documentos deben tener el sello de aprobación o acuerdo, el sello de la empresa o del responsable.

Detalles de diseño

Elaboración de un acto(en ausencia de un formulario unificado) se realiza en la hoja A4. El título es una breve descripción de los hechos o hechos registrados. La legislación no le impone requisitos estrictos. Al diseñar, debe controlar la coherencia de las palabras. Se permite formular el título utilizando un sustantivo verbal y la preposición "o". Por ejemplo, se pueden redactar actos sobre / sobre:

1. Pérdida y destrucción de certificados y pases.
2. Investigación de un accidente laboral.
3. Racionamiento laboral.
4. Equipamiento de instituciones educativas.

En otros casos, el título puede formatearse usando un sustantivo verbal en el caso genitivo. Por ejemplo, se pueden redactar actos de aceptación de obra, expedición de documentación, verificación del cumplimiento de la preparación de medidas de diseño y estimación, etc.

Introducción

Como regla general, el acto incluye partes introductorias y estatutarias. El primero indica:

1. Los motivos por los que se lleva a cabo. Aquí están los detalles del documento administrativo o reglamentario, se dan las instrucciones verbales del jefe. Un objetivo planificado también puede servir como base.
2. La composición de la comisión. En esta parte es necesario indicar los títulos de los cargos, los nombres del presidente y de los miembros del grupo de trabajo. En algunos casos, la comisión puede incluir representantes de empresas de terceros. En este caso, junto a la indicación del cargo, se prescriben en nombre del cual actúan.

En líneas separadas en la parte introductoria se indican los nombres de los sujetos que participaron en la preparación del acto. Las palabras "Miembros de la Comisión", "Fundación", "Presidente", "Asistido", etc. están escritas con mayúscula desde el principio del margen izquierdo del formulario y permanecen abiertas.

La parte determinante

Establece las tareas y objetivos de la documentación, la naturaleza y descripción de las actividades realizadas, los métodos, el tiempo dedicado a ello. La parte comprobatoria también registra los hechos que se establecieron en el proceso de realización de las actividades previstas. Si es necesario documentar varios eventos, entonces el texto se divide en el número apropiado de párrafos. De ser necesario, de acuerdo con los hechos establecidos, se presentan conclusiones, así como propuestas para los hechos revelados. Si se dan en forma administrativa, el acto deberá contener una indicación de los plazos para el cumplimiento de las instrucciones establecidas. Si tal documento es elaborado por una persona autorizada de una organización de terceros (por ejemplo, un organismo de control), se proporciona al jefe de la empresa auditada para su revisión contra firma.

Adicionalmente

Al final de la parte comprobatoria se indica el número de copias del acta. Su número está determinado por necesidad práctica o documentos reglamentarios. Por ejemplo, la redacción de una ley sobre la emisión de casos para uso temporal se lleva a cabo en 2 copias, sobre el no descubrimiento de materiales cuyas rutas de búsqueda se han agotado, en empresas obligadas a transferir documentos para el almacenamiento estatal, en 2 , sin transferir - en una muestra de 1 m. Si es necesario diseñar aplicaciones, se coloca un enlace a ellas en el documento.

Firma

El autógrafo es firmado por el compilador y las personas que participaron en la ejecución de la escritura. Si la comisión estaba arreglando los hechos, entonces la variable "firma" debería indicar no las posiciones de sus miembros, sino la distribución de sus responsabilidades dentro del grupo de trabajo. El presidente firma primero. A continuación, los miembros de la comisión firman por orden alfabético. Si alguien tiene comentarios sobre el diseño del documento, le ponen la marca correspondiente. Directamente, las conclusiones en sí mismas se exponen en un formulario separado. Si los comentarios son pequeños, pueden incorporarse al acto. Finalmente, se pone fecha. El plazo de redacción del acta puede ser diferente. La legislación no contiene reglas generales a este respecto. Algunos documentos se redactan directamente en el momento de revelar los hechos. Se necesitan varios días para redactar otros actos. Sin embargo, el documento contiene la fecha calendario en la que se completó el registro.

Declaración

Para algunos tipos de actos, es obligatorio. La aprobación la lleva a cabo el liderazgo de esta o una organización superior, cuyo documento administrativo se convirtió en la base del papeleo. Se requiere un sello apropiado en los actos que prescriben la realización de determinadas acciones. Está pegada en la primera hoja, en la esquina de la derecha. Normalmente, el cuello tiene este aspecto: "Aprobar". Se coloca una firma junto a esta palabra. oficial.

Provisiones finales

Como apoyos adicionales, que le da al documento un efecto legal, es el sello. Para algunos actos es obligatorio, para otros se recomienda. Sin embargo, en la práctica, la impresión suele estar presente en casi todos los formularios emitidos por una empresa. Su presencia le permite evitar diversos problemas, incluidos los asociados con la autenticación del documento. El sello certifica actos de aceptación de trabajos realizados, objetos terminados por construcción, etc. En documentos que deben ser aprobados por un funcionario superior, la impresión se coloca en el sello de la firma. La legislación obliga a las personas que participaron en el registro a familiarizarse con el acto. Al mismo tiempo, colocan sus cuadros junto a la marca correspondiente, su decodificación y fecha.

conclusiones

La redacción del acto, por tanto, se realiza de acuerdo con lo establecido reglas generales trabajo de oficina. En la Federación de Rusia, están vigentes las normas estatales, que establecen una lista de detalles que deben estar presentes en todos los documentos oficiales. Se colocan marcas adicionales, líneas, inscripciones, sellos en función de las particularidades del evento a registrar, las características de la industria y el alcance de la organización. Por regla general, la empresa dispone de un servicio de mantenimiento de registros. Sus empleados están autorizados a realizar trámites, recepción y despacho de papeles, comprobando la veracidad de su ejecución. La redacción de actas, sin embargo, no es prerrogativa exclusiva del Servicio Interno. Las organizaciones de terceros también pueden emitir dichos documentos. Por ejemplo, puede ser una inspección fiscal o de control. Mientras tanto, independientemente de quién redacte exactamente los actos, los documentos deben cumplir requerimientos generales establecido por las normas. En ausencia de cualquiera de los detalles requeridos, el documento se considerará inválido, inaplicable.

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