Передача дел по акту. Акт приема-передачи дел

Ответьте пожалуйста подробно, так же просьба отправить все бланки, которые понадобятся для решения этих вопросов. 1. Как перенять дела при смене ген.директора, чтобы ответственность за прошлый период была на старом директоре. 2. Как передать дела, чтобы ответственность при смене директора за весь период была на новом директоре.

Ответ

Ответ на вопрос:

Передача дел при смене руководителя включает:

Передача документов

Передаче документов подлежат и те, которые находятся в производстве, и те, которые хранятся в архиве. Непосредственно документы и научно-справочные материалы передаются по Акту приема-передачи. При передаче документов важно четко и правильно указывать количество дел, число документов. В обязательном порядке надлежит выделять сведения о сроке хранения дел (временное, постоянное). Также следует разделять материалы по категориям, в частности:

  • уставные документы;
  • документация бухгалтерского учета;
  • документы о расходах;
  • документы о задолженностях;
  • документы о банковских счетах и операциях;
  • документы об условиях учета и хранения наличных денег и ценных бумаг;
  • документы об использовании фондов;
  • документы о состоянии дисциплины (финансовой, бюджетной, кассовой, штатной и т. д.);
  • документы по договорным отношениям (соглашения, контракты);
  • документы о транспортных средствах, недвижимости, иных материальных ценностях;
  • документы, касающиеся проверок, ревизий, инвентаризаций;
  • иные документы.

Все о Испытательном сроке для руководителя вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Форма акта приема-передачи законодательством не определяется, поэтому в данном плане она должна быть определена внутренними документами по делопроизводству организации.

Передача материальных ценностей

Данная процедура изначально предусматривает проведение инвентаризации. Все материальные ценности передаются по описи.

Передача документов и материальных ценностей может быть оформлена одним Актом приема-передачи. Акт утверждается органом (лицом), принявшим решение о смене руководителя. В нем должно быть указано место и дата составления, должна присутствовать ссылка на нормативно-правовые акты, уставные документы, положения, должностные инструкции, в соответствии с которыми составляется документ и происходит передача. В Акте указываются все участвующие лица, он подписывается прежним и новым руководителем, а также участвующими лицами и лицом, составившим документ. В Акте необходимо указать выявленные нарушения, недостатки и недостачи, а также прочие моменты, установленные в ходе приема-передачи. В случае обнаружения данных негативных фактов, прежнему руководителю предлагается дать объяснения. Объяснения, а также согласие или несогласие с выявленными нарушениями отражаются в Акте.

Образец акта:


УТВЕРЖДАЮ
_____________
(председатель общего собрания либо иного
органа, принявшего решение о смене директора;

Подпись: ____________________________________
М.П.
"____"____________20___г.

Акт приема-передачи дел при смене генерального директора

Г._____________________ "____"_____________200__г.
(место составления акта)
Акт приема-передачи дел при смене генерального директора составлен в
соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Налоговым
кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "Об обществах с
ограниченной ответственностью", Федеральным законом "Об акционерных
обществах", Федеральным законом "О государственной регистрации
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей",

(указываются учредительные документы организации, например, устав,
учредительный договор)
должностной инструкцией руководителя

____________________________________
(наименование организации)
от "_____"______________ 20____г.
Акт приема-передачи дел при смене генерального директора составлен
________________________________________________________________________,
(Ф.И.О. лица,
________________________________________________________________________.
которому поручено составление акта приема-передачи дел руководителя)
Основание смены генерального директора организации:

(протокол общего собрания либо иного органа,
__________________________________________ от "_____"____________20____г.
решение собственника имущества организации) (наименование организации)

Дата расторжения трудового (гражданско-правового) договора с
генеральным директором ________________________________________: "______"
(наименование организации)
________________ 20____г.
Присутствовали:
1.__________________________________________________________________
(должности, инициалы, фамилии)
2.__________________________________________________________________
3._________________________________________________________________.
Передаются:
. учредительные документы организации: _____________________________
(например, устав, учредительный договор организации)
. печати и штампы организации.
Передаются документы, содержащие сведения:
1. О расходах организации __________________________________________
_________________________________________________________________________
2. О задолженности организации, в том числе по кредитам и по уплате
налогов:
_________________________________________________________________________
3. О состоянии документации по бухгалтерскому учету: _______________
_________________________________________________________________________
4. О банковских счетах организации: ________________________________
_________________________________________________________________________
5. Об условиях хранения и учета наличных денежных средств, ценных
бумаг: __________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6. Об использовании фонда оплаты труда и иных фондов организации:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
7. О состоянии финансово-бюджетной, кассовой и штатной дисциплины
организации на основании данных по балансу на "______" ______________
20____г.: ________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8. О заключенных договорах (контрактах, соглашениях): ______________
_________________________________________________________________________
9. О недвижимом имуществе, транспортных средствах организации ______
_________________________________________________________________________
10. О запасах сырья, готовой продукции, топлива (ГСМ), иных

_________________________________________________________________________
11. О результатах проведения последней инвентаризации
товарно-материальных ценностей __________________________________________
12. О результатах документальной ревизии: __________________________
_________________________________________________________________________
13. О техническом состоянии средств (фондов), средств технического
контроля, ПЭВМ: _________________________________________________________
14. О состоянии и подготовке кадров: _______________________________
_________________________________________________________________________
15. О юридических лицах, учрежденных организацией: _________________
_________________________________________________________________________
16. О филиалах и представительствах организации: ___________________
_________________________________________________________________________
При приеме-передачи дел были установлены следующие факты:
1. Недостача денежных средств в сумме ______________________________
2. Отсутствие следующих документов _________________________________
3. Отсутствие следующих товарно-материальных ценностей ____________
4. Отсутствие следующих печатей и штампов __________________________
5. Недостатки в следующих документах ______________________________
Другие нарушения ___________________________________________________
Я,_________________________________________________________________,
(Ф.И.О. генерального директора, сдающего дела)
не согласен со следующим положениями данного акта приемо-передачи: ____
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(подпись генерального директора, сдающего дела) (инициалы, фамилия)
Настоящий акт приемо-передачи составлен в двух экземплярах, один из
которых представляется на утверждение ___________________________________
(председатель общего собрания либо иного органа, принявшего решение
о смене ген. директора,
________________________________________________________________________,
собственник имущества организации)
а другой остается у передающего дела.
Подписи:
Генеральный директор, сдающий дела: ________________________________
________________________________
(Ф.И.О.)
Генеральный директор, принимающий дела: ____________________________
____________________________
(Ф.И.О.)
Составитель акта приемо-передачи дел
Генерального директора организации: ________________________________
________________________________
(Ф.И.О.)
Присутствующие лица:
1. _________________________________________________________________
(должности, Ф.И.О., подписи)
2. _________________________________________________________________
3. _________________________________________________________________

Если в организации функции руководителя организации исполняет только один директор, то конкретный порядок передачи дел на случай смены руководителя работодатель может закрепить в своих учредительных документах, должностной инструкции руководителя или его (ст. , ТК РФ). Так, например, в раздел «Права и обязанности работника» трудового договора с руководителем организации может быть включен пункт следующего содержания: «В случае расторжения трудового договора (как по соглашению сторон, так и в одностороннем порядке) руководитель обязан в течение десяти рабочих дней после расторжения с ним трудового договора передать дела вновь назначенному руководителю (либо лицу, исполняющему его обязанности) в порядке, установленном учредителем организации».

Ответственность любого работника организации, в том числе и руководителя, связана с существованием трудовых отношений. Каждый руководитель несет ответственность за те действия, которые он совершил в период, когда занимал должность руководителя. Заметим, что любые соглашения, составленные при оформлении смены руководителя и передаче дел, предусматривающие возложение всей ответственности за ранее совершенные действия на нового руководителя, юридической силы не имеют.

Подробности в материалах Системы Кадры:

  1. Ответ: Возможно ли при принятии нового руководителя совмещение его работы с увольняющимся руководителем для передачи дел

Это невозможно, если в организации назначен один директор. Ответ на данный вопрос зависит от того, сколько в организации назначено руководителей организации.

В обязанности руководителя входит руководство организацией, в том числе он выполняет функции ее единоличного исполнительного органа (). Если в организации функции руководителя организации исполняет только один директор, то конкретный порядок передачи дел на случай смены руководителя работодатель может закрепить в своих учредительных документах, должностной инструкции руководителя или его (ст. , ТК РФ). Так, например, в раздел «Права и обязанности работника» трудового договора с руководителем организации может быть включен пункт следующего содержания: «В случае расторжения трудового договора (как по соглашению сторон, так и в одностороннем порядке) руководитель обязан в течение десяти рабочих дней после расторжения с ним трудового договора передать дела вновь назначенному руководителю (либо лицу, исполняющему его обязанности) в порядке, установленном учредителем организации».

В случае если в организации , то передать дела вновь принятому директору сможет другой действующий директор, который продолжит работать в организации. Поскольку при назначении нескольких директоров организация самостоятельно определяет в своем уставе или ином внутреннем документе порядок их действий - совместно или независимо друг от друга, а также их конкретные полномочия. Такие правила предусмотрены в статьи 53 Гражданского кодекса РФ. Таким образом, в соответствующем документе организация может также прописать порядок передачи дел одним из текущих директоров на случай увольнения другого директора.

Иван Шкловец ,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2.Формы: Трудовой договор с генеральным директором

Непубличное акционерное общество «Альфа»

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 15-ТД

г. Москва 21.09.2016

Непубличное акционерное общество «Альфа» в лице председателя совета директоров

Кондратьева Александра Сергеевича, действующего на основании решения общего собрания

акционеров (протокол от 15.09.2016 № 7), именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной

стороны, и Львов Александр Владимирович, именуемый в дальнейшем «Работник»,

назначаемый на должность генерального директора Непубличного акционерного общества

«Альфа», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий трудовой договор регулирует отношения между Работодателем и Работником,

связанные с исполнением последним обязанностей генерального директора Непубличного

акционерного общества «Альфа», расположенного по адресу: 125008, г. Москва,

ул. Михалковская, д. 20.

1.2. Работодатель предоставляет Работнику работу в должности генерального директора

Непубличного акционерного общества «Альфа».

1.3. Настоящий трудовой договор вступает в силу со дня допущения Работника к работе,

определяемого пунктом 1.4 договора.

1.4. Условия труда на рабочем месте Работника оптимальные - вредные и опасные факторы не

1.5. Работник приступает к исполнению трудовых обязанностей, предусмотренных настоящим

трудовым договором, со дня издания приказа о вступлении в должность.

1.6. Работнику устанавливается срок испытания продолжительностью три месяца с целью

проверки соответствия Работника поручаемой работе.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА

2.1. Работник самостоятельно решает все вопросы деятельности организации в соответствии с

законодательством РФ, уставом АО «Альфа», настоящим трудовым договором, за исключением

вопросов, отнесенных законодательством РФ к ведению иных органов.

2.2. Работник имеет право:

2.2.1. Действовать без доверенности от имени организации.

2.2.2. Выдавать доверенности, в том числе руководителям филиалов и представительств

организации, совершать иные юридически значимые действия.

2.2.3. Открывать (закрывать) счета организации в кредитных организациях.

2.2.4. Осуществлять в установленном порядке прием на работу других работников организации,

заключать, изменять и прекращать трудовые договоры с ними.

2.2.5. Распределять обязанности между заместителями, а в случае необходимости делегировать

им свои права.

2.2.6. В установленном порядке утверждать структуру и штатное расписание организации,

издавать локальные нормативные акты, обязательные для всех работников организации,

утверждать положения о структурных подразделениях, филиалах и представительствах

организации.

2.2.7. Утверждать нормативно-технические инструкции, инструкции по охране труда и

пожарной безопасности.

2.2.8. Привлекать других работников организации к дисциплинарной и материальной

ответственности в соответствии с действующим законодательством РФ.

2.2.9. Решать иные вопросы, отнесенные законодательством РФ, уставом организации и

настоящим трудовым договором к компетенции Работника.

2.2.10. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со

своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.

2.2.11. На предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков.

2.2.12. На повышение квалификации в порядке, установленном трудовым законодательством и

нормативно-правовыми актами Работодателя.

Работник имеет иные права, предусмотренные трудовым законодательством РФ, настоящим

трудовым договором и должностной инструкцией.

2.3. Работник обязан:

2.3.1. При исполнении должностных обязанностей руководствоваться законодательством РФ,

нормативно-правовыми актами Работодателя, уставом организации и настоящим трудовым

договором.

2.3.2. Обеспечивать организацию административно-хозяйственной, финансовой и иной

деятельности организации.

2.3.3. Планировать деятельность организации.

2.3.4. Обеспечивать целевое и эффективное использование денежных средств организации.

2.3.5. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение всех договоров и обязательств

организации.

2.3.6. Обеспечивать для других сотрудников организации условия труда, соответствующие

Требованиям охраны труда, и социальные гарантии в соответствии с законодательством РФ.

2.3.7. Обеспечивать соблюдение законодательства РФ при выполнении финансово-

хозяйственных операций, в том числе по своевременной уплате в полном объеме всех

установленных законодательством РФ налогов, сборов, и предоставление отчетности о работе

организации в порядке и сроки, установленные законодательством РФ.

2.3.8. Обеспечивать своевременную выплату заработной платы, пособий и иных выплат другим

сотрудникам организации.

2.3.9. Не разглашать сведения, составляющие государственную или служебную тайну, ставшие

известными ему в связи с исполнением своих должностных обязанностей.

2.3.10. Представлять Работодателю проекты ежегодного, поквартального планов деятельности

организации и отчет об их исполнении.

2.3.11. Обеспечивать выполнение всех плановых показателей деятельности организации.

2.3.12. Соблюдать действующие в организации Правила трудового распорядка.

2.3.13. Своевременно информировать Работодателя о начале проведения проверок деятельности

организации контрольными и правоохранительными органами и их результатах, а также о

случаях привлечения сотрудников организации к уголовной ответственности.

2.3.14. При расторжении настоящего трудового договора осуществлять передачу дел

организации вновь назначенному руководителю организации.

2.3.15. В случае изменения персональных данных представлять соответствующие документы

Работодателю.

2.3.16. Выполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством РФ и уставом

организации.

Работник обязан выполнять другие обязанности, предусмотренные трудовым

законодательством РФ, настоящим трудовым договором и должностной инструкцией.

3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ

3.1. Работодатель имеет право:

3.1.1. Требовать от Работника добросовестного исполнения обязанностей по настоящему

трудовому договору и иных обязанностей, предусмотренных законодательством РФ и уставом

организации.

3.1.2. Принимать локальные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью

Работника, в том числе Правила трудового распорядка, требования по охране труда и

обеспечению безопасности труда, решения о направлении Работника в служебные

командировки.

3.1.3. Привлекать Работника к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке,

установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами.

3.1.4. Поощрять Работника за добросовестный эффективный труд.

Работодатель имеет иные права, предусмотренные трудовым законодательством РФ, настоящим

трудовым договором.

3.2. Работодатель обязан:

3.2.1. Предоставить Работнику работу, обусловленную настоящим трудовым договором.

3.2.2. Обеспечить безопасность и условия труда Работника, соответствующие нормативным

требованиям охраны труда.

3.2.3. Обеспечивать Работника оборудованием, инструментами, технической документацией и

иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей.

3.2.4. Выплачивать в полном размере причитающуюся работнику заработную плату в

установленные сроки.

3.2.5. Осуществлять обработку и обеспечивать защиту персональных данных Работника в

Соответствии с законодательством РФ.

3.2.6. Знакомить Работника под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами,

непосредственно связанными с его трудовой деятельностью.

3.2.7. Уведомлять Работника об изменении определенных сторонами условий настоящего

трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, в

письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено Трудовым

кодексом РФ.

Работодатель исполняет иные обязанности, предусмотренные трудовым законодательством и

иными нормативно-правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным

договором, соглашениями, локальными нормативными актами и настоящим трудовым

договором.

4. ОПЛАТА ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫЕ ГАРАНТИИ

4.1. За выполнение трудовых обязанностей, предусмотренных настоящим трудовым договором,

Работнику устанавливается должностной оклад в размере 90 000 (Девяносто тысяч) руб. в

В случае если средняя заработная плата работников основного персонала организации за

календарный год увеличилась, то должностной оклад Работника по решению Работодателя

увеличение средней заработной платы работников основного персонала организации. Размер

увеличения должностного оклада Работника определяется Работодателем.

4.2. Выплаты компенсационного характера производятся Работнику в соответствии с

законодательством РФ.

4.3. На основе показателей эффективности работы организации и условий стимулирования,

установленных Работодателем, Работнику выплачиваются премии (ежеквартальные,

ежегодные) в размере, определяемом Работодателем, за счет средств, предусмотренных на

оплату труда работников организации.

4.4. Выплата заработной платы Работнику производится в сроки и порядке, установленные

коллективным договором, Правилами трудового распорядка, иными локальными

нормативными актами Работодателя.

4.5. Заработная плата выплачивается Работнику одновременно с выплатой заработной платы

всем другим работникам организации.

4.6. На Работника распространяются льготы, гарантии и компенсации, установленные

законодательством РФ и локальными нормативными актами Работодателя.

5. РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

5.1. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 (сорок)

часов. Выходными днями являются суббота и воскресенье.

5.2. Работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск

продолжительностью 28 календарных дней.

5.3. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в сроки, согласованные с

Работодателем.

6. СОЦИАЛЬНОЕ СТРАХОВАНИЕ

6.1. Работник подлежит обязательному социальному страхованию в связи с трудовой

Деятельностью. Виды и условия обязательного социального страхования работника связи с

трудовой деятельностью осуществляются Работодателем в соответствии с

законодательством РФ.

7. ИНЫЕ УСЛОВИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

7.1. Работник обязуется в течение срока действия настоящего трудового договора и после его

прекращения в течение пяти лет не разглашать охраняемую законом коммерческую тайну,

ставшую известной Работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

С перечнем информации, составляющей охраняемую законом коммерческую тайну, Работник

должен быть ознакомлен под роспись.

7.2. В случае нарушения порядка использования и неправомерного разглашения информации,

указанной в пункте 7.1 настоящего трудового договора, соответствующая виновная сторона

договора обязана возместить другой стороне причиненный ущерб.

8. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

8.1. Работодатель и Работник несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее

исполнение взятых на себя обязанностей и обязательств, установленных настоящим трудовым

договором, локальными нормативными актами Работодателя, законодательством РФ.

8.2. За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее

исполнение Работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, к Работнику

могут быть применены дисциплинарные взыскания, предусмотренные статьей 192 Трудового

кодекса РФ.

8.3. Работодатель и Работник могут быть привлечены к материальной и иным видам

юридической ответственности в случаях и в порядке, предусмотренных трудовым

законодательством и иными федеральными законами.

9. СРОК ДЕЙСТВИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

9.1. Настоящий трудовой договор заключен на срок пять лет.

10. ИЗМЕНЕНИЕ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА

10.1. Каждая из сторон настоящего трудового договора вправе ставить перед другой стороной

вопрос о его дополнении или ином изменении трудового договора, которые по соглашению

сторон оформляются дополнительным соглашением, являющимся неотъемлемой частью

трудового договора.

10.2. Изменения и дополнения могут быть внесены в настоящий трудовой договор по

соглашению сторон также в следующих случаях:

а) при изменении законодательства РФ в части, затрагивающей права, обязанности и интересы

сторон, а также при изменении локальных нормативных актов Работодателя;

б) в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

10.3. При изменении Работодателем условий настоящего трудового договора (за исключением

трудовой функции) по причинам, связанным с изменением организационных или

технологических условий труда, Работодатель обязан уведомить об этом Работника в

письменной форме не позднее чем за два месяца до их изменения (ст. 74 ТК РФ).

О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или

штата работников организации Работодатель обязан предупредить Работника персонально и под

Роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

10.4. Настоящий трудовой договор прекращается только по основаниям, установленным

Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.

При расторжении трудового договора Работнику предоставляются гарантии и компенсации,

предусмотренные главой 27 Трудового кодекса РФ, а также другими нормами Трудового

кодекса РФ и иных федеральных законов.

11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

11.1. Трудовые споры и разногласия сторон по вопросам соблюдения условий настоящего

трудового договора разрешаются по соглашению сторон, а в случае недостижения соглашения

рассматриваются комиссией по трудовым спорам и (или) судом в порядке, установленном

законодательством РФ.

11.2. В части, не предусмотренной настоящим трудовым договором, стороны руководствуются

законодательством РФ.

11.3. Настоящий трудовой договор заключен в двух экземплярах, имеющих одинаковую

юридическую силу. Один экземпляр хранится Работодателем в личном деле Работника,

второй - у Работника.

12. АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН

Работодатель:

Непубличное акционерное общество

«Альфа» (АО «Альфа»)

Адрес: 125008, г. Москва, ул. Михалковская, д. 20

ИНН 7708123456, КПП 770801001

Р/с 40702810400000001111 в АКБ «Надежный»

К/с 30101810400000000222

БИК 044583222

А.С. Кондратьев

Работник:

Львов Александр Владимирович

Паспорт серии 45 01 № 120351

Выдан РОВД «Северное Тушино»

Г. Москвы, код подразделения 772-023,

21.07.2001

Адрес регистрации: 125514, г. Москва, бул.

Яна Райниса, д. 3, кв. 17

А.В. Львов

Экземпляр трудового

Договора получил(а)

А.В. Львов

3. Формы: Акт приема-передачи дел при смене сотрудника

АКТ № 2

приема-передачи дел

г. Москва 15.06.2012

В соответствии с приказом директора от 14 июня 2012 г. 25 комиссия в составе: главного бухгалтера А.С. Глебовой, директора по персоналу Е.В. Пригожевой, менеджера А.С. Кондратьева, в присутствии менеджера по персоналу И.А. Игнатьевой и специалиста по кадрам Е.В. Ивановой, произвела прием-передачу дел по состоянию на 15 июня 2012 г. от менеджера по персоналу И.А. Игнатьевой, уволенной приказом от 15 июня 2012 г. № 23-к, специалисту по кадрам Е.В. Ивановой, назначенной приказом от 15 июня 2012 г. В дела входят следующие документы:

При приеме-передаче дел установлено:

1. Трудовая книжка О.И. Афанасьева (серия АТ-IV № 5858599) находится в ветхом состоянии.

2. В трудовой книжке В.П. Балабанова (серия АТ-V № 2992992) отсутствует запись о переводе на другую работу.

3. Отсутствуют табели учета рабочего времени за период с 01.02.2011 до 01.10.2011.

Приложение:

1. Перечень дел работников организации «Альфа» на двух листах.

2. Перечень трудовых книжек организации «Альфа» на двух листах.

Подписи сторон:

Сдала:
Менеджер по персоналу И.А. Игнатьева
15.06.2012
Приняла:
Специалист по кадрам Е.В. Иванова
15.06.2012
Председатель комиссии:
Главный бухгалтер А.С. Глебова
15.06.2012
Члены комиссии:
Директор по персоналу Е.В. Пригожева
15.06.2012
Менеджер А.С. Кондратьев
15.06.2012

Оформите документ на бланке организации

Оформите данный акт для фиксации факта передачи дел

Акт составьте в день фактической передачи дел

В графе «Наименование»

В графе «Примечание»

В графе «Количество»

Укажите дополнительные примечания

Внесите перечень приложений к акту

Документ должны подписать все члены комиссии,

Документ должен содержать расшифровку подписи

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры


Актуальные кадровые изменения


  • Проверяющие из ГИТ уже работают по новому регламенту. Узнайте в журнале «Кадровое дело», что за права появились у работодателей и кадровиков с 22 октября и за какие ошибки наказать вас больше не смогут.

  • В Трудовом кодексе о должностной инструкции нет ни единого упоминания. Но кадровикам этот необязательный документ просто необходим. В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальную должностную инструкцию для кадровика с учетом требований профстандарта.

  • Проверьте ваши ПВТР на актуальность. Из-за изменений 2019 года положения вашего документа могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Какие правила убрать из ПВТР, а что добавить - читайте в журнале «Кадровое дело».

  • В журнале «Кадровое дело» вы найдете актуальный план, как составить безопасный график отпусков на 2020 год. В статье все новшества в законах и практике, которые теперь надо учитывать. Для вас - готовые решения ситуаций, с которыми при подготовке графика сталкиваются четыре компании из пяти.

  • Готовьтесь, Минтруд снова меняет Трудовой кодекс. Всего поправок шесть. Узнайте, как поправки отразятся на вашей работе и что сделать уже сейчас, чтобы изменения не застали врасплох, узнаете из статьи.

Закон не регулирует прием-передачу дел. Каждый работодатель проводит в 2018 году ее по своему усмотрению с учетом порядка, который сложился на практике. В статье рассказывается, как составить акт приема-передачи дел.

Из статьи вы узнаете:

Как составить и оформить акт приема-передачи дел

Хорошо принимать дела у предшественника, который пояснит, при каких обстоятельствах оформляли кадровые документы, и поможет составить акт приема передачи дел главного бухгалтера. Но нередко в первый день работы секретарь остается перед ворохом бумаг один на один, потому что прежний сотрудник уже уволился. Кто-то решает начать с аудита. Кто-то в панике исправляет ошибки в первых попавшихся документах, а потом несет ответственность за чужие недочеты. Расскажем, как правильно принять дела в первый рабочий день, если передать их вам никто не может.

Что нужно сделать в первую очередь

В первый день работы соберите все имеющиеся папки и документы по кадрам на текущий год.

Составьте акт передачи дел по кадровому учету на дату вашего первого рабочего дня (образец ниже).

В акте приема-передачи дел директором отразите наименование документов, период времени, который они охватывают, количество, а также сведения об отсутствии или повреждении документов. Можете оставить ваши замечания по содержанию и оформлению.

Когда будете составлять опись, обратите внимание, правильно ли оформлены документы и содержат ли они информацию, которую требует трудовое законодательство. Обязательно проверьте наличие всех обязательных локальных актов приема-передачи дел, установленных Трудовым кодексом и иными законами.

Как проверить кадровую документацию и исправить ошибки

Как говорилось выше, проверьте, есть ли в кадровой службе обязательные документы. Прежде всего, это правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР), трудовые договоры, график отпусков, приказы по личному составу и др. Чтобы не держать список документов в голове, воспользуйтесь нашим чек-листом (образец ниже).

Просмотрите локальные акты приема-передачи дел главного бухгалтера и образец, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудников. В них должны быть подписи работников, что они ознакомились с содержанием документа (ст. 22 ТК РФ).

Составьте опись не только бумажных, но и электронных документов, если в компании принят электронный документооборот. Узнайте, трудятся ли в компании дистанционные сотрудники. Изучите договоры с ними. В них обязательно должен быть прописан дистанционный характер работы (ст. 312.1 ТК РФ). Если с удаленными сотрудниками обмениваются электронными документами, проверьте наличие усиленной квалифицированной электронной подписи.

На что обратить внимание при составлении акта

Ошибки в документах

Если вы нашли ошибки или выявили, что отсутствует необходимый документ , отметьте это в акте приема передачи дел при смене руководителя. Не стоит составлять и утверждать документы прошлой датой или датой приема первого работника. Такими действиями вы фальсифицируете данные. При ознакомлении с документами не сможете собрать подписи уволенных работников, да и действующие сотрудники могут отказаться подписывать документ задним числом. Поэтому новые документы и все исправления в старых оформляйте текущей датой. При этом указывайте реальные даты начала работы, переводов и т. д.

ПРИМЕР

Компания начала свою деятельность 13 января 2017 года и с этого же дня приняла на работу 10 человек. Все они продолжают работать. Кадровик при трудоустройстве 3 февраля 2018 года приняла дела и обнаружила, что с работниками не заключили трудовые договоры. Кадровик составила их и указала текущую дату заключения - 3 февраля 2018 года. Но в тексте договора отразила дату фактического начала работы сотрудников - 13 января 2017 года.

Регистрация и хранение документов. Посмотрите, как принято регистрировать документы в компании. Если это делают в электронной форме, не поленитесь завести журналы регистрации в бумажном виде и обязательно предусмотрите в них графу для подписей работников. При проверке инспекции труда журнал поможет доказать, что документ действительно существует, его не составили задним числом и выдали сотруднику. Ведь кадровик ведет журналы регистрации последовательно с начала года, прошивает и нумерует.

Чтобы понять, как хранится кадровая документация, проверьте номенклатуру дел. Если она отсутствует, это сигнал, что систему хранения не продумали и не организовали должным образом. Поэтому, после того как примете дела, обязательно разработайте номенклатуру дел, обеспечьте сохранность всех кадровых документов, чтобы защитить их от утраты и повреждений. Тем более такое требование устанавливает закон (Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Как принять трудовые книжки

Сначала проверьте, оформили ли приказ, которым руководитель назначает вас ответственным за ведение трудовых книжек. Если этого не сделали, подготовьте приказ и подпишите его у руководителя организации. Сделайте это, даже если обязанность работать с трудовыми книжками прописали в вашей должностной инструкции. Затем приступайте к приему трудовых книжек работников.

Посмотрите, где хранятся трудовые книжки. Это должен быть несгораемый сейф. Сверьте количество книжек со списком работников организации, а также выясните, внесены ли все необходимые записи на текущую дату. Проделанную работу удобно оформить отдельным актом приема-передачи личных дел (образец ниже). В нем укажите Ф.И.О. владельца трудовой книжки, ее серию и номер, а также ваши комментарии об отсутствии, повреждении, содержании и оформлении документа .

Проверьте книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируют трудовые книжки, которые впервые оформили в организации или получили от сотрудников при приеме на работу. Книга должна иметь твердую обложку, быть пронумерована и прошнурована, заверена подписью руководителя организации и скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Акт приема-передачи дел и должности составляют, если уходит, например, руководитель отдела, который заведует документами и вещами, исчезновение которых повлечет большие неприятности для организации. Это могут быть печати, трудовые книжки работников, конфиденциальные документы и т. д. Если нужно передать дела между рядовыми работниками, то, составлять акт или нет, решается индивидуально.

Для организации приема-передачи дел в организации специальным приказом создают комиссию (образец ниже). Комиссия составляет акт передачи дел при увольнении работника. Строгой формы этого документа нет, здесь дан один из вариантов оформления (образец ниже). Члены комиссии не только передадут дела другому сотруднику, но и будут свидетелями того, что он их принял и несет за них ответственность. Если работник заболел, то дела обычно принимает его заместитель.

Образец. Приказ о создании комиссии и установлении порядка приема-передачи дел

Образец. Акт приема-передачи дел, документов, материальных ценностей

Если вас беспокоит этическая сторона вопроса, то волноваться не нужно: вы не вторгаетесь в личное пространство другого человека и не касаетесь личных вещей. Компьютер, стол, шкаф с документами, сейф - имущество не заболевшего работника, а работодателя, и расположены они на территории работодателя.

Всегда предусматривайте вероятность того, что кто-то из сотрудников завтра может не прийти на работу. Подготовьте несколько экземпляров ключей от сейфа - они должны храниться у конкретных сотрудников. Нельзя допустить ситуацию, когда организация лишается печати из-за того, что та лежит в сейфе, а ключ от него находится только у одного человека и он носит его с собой, а с сегодняшнего дня этот сотрудник в отпуске или заболел.

Открыть документ в галерее:





Текст документа:

УТВЕРЖДАЮ (наименование организации) __________________________________ (председатель общего собрания либо органа, принявшего решение о смене директора, собственник имущества организации) __________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ __________ 20__ г. Акт приема-передачи дел при смене генерального директора (руководителя организации) составлен в соответствии с Законом Республики Беларусь от 09.12.1992 N 2020-XII "О хозяйственных обществах", п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4, ___________________________________________ (указываются __________________________________________________________________________, учредительные документы организации) должностной инструкцией руководителя ______________________________________ (наименование организации) от "_____"______________ 20____г. Акт приема-передачи документов и дел при смене генерального директора (руководителя) составлен комиссией (третьим лицом) ________________________ (Ф.И.О. лица, которому __________________________________________________________________________. поручено составление акта приема-передачи документов и дел руководителя) Председатель комиссии _________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Члены комиссии: 1. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 2. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Присутствовали: 1. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 2. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия 3. ____________________________________________________________________ должность, инициалы, фамилия Основание: смена генерального директора (руководителя) организации. Дата расторжения трудового (гражданско-правового) договора с генеральным директором ____________________________________________________________: (наименование организации) "______" ________________ 20____г. Передаются: Учредительные документы организации: _________________________________. Печати и штампы организации. Передаются документы, содержащие сведения: 1. О расходах организации: ___________________________________________ 2. О задолженности организации, в том числе по кредитам и по уплате налогов: __________________________________________________________________ 3. О состоянии документации по бухгалтерскому учету: __________________ ___________________________________________________________________________ 4. О банковских счетах организации: ___________________________________ ___________________________________________________________________________ 5. Об условиях хранения и учета наличных денежных средств, ценных бумаг: ____________________________________________________________________ 6. Об использовании фонда оплаты труда и иных фондов организации: ___________________________________________________________________________ 7. О состоянии финансово-бюджетной, кассовой и штатной дисциплины организации на основании данных по балансу на "______" ______________ 20____г.: _________________________________________________________________ 8. О заключенных договорах (контрактах, соглашениях): _________________ ___________________________________________________________________________ 9. О недвижимом имуществе, транспортных средствах организации _________ ___________________________________________________________________________ 10. О запасах сырья, готовой продукции, топлива (ГСМ), иных товарно-материальных ценностей ____________________________________________ 11. О результатах проведения последней инвентаризации товарно- материальных ценностей ____________________________________________________ 12. О результатах документальной ревизии: _____________________________ ___________________________________________________________________________ 13. О техническом состоянии средств (фондов), средств технического контроля, ПЭВМ: ___________________________________________________________ 14. О состоянии и подготовке кадров: __________________________________ ___________________________________________________________________________ 15. О юридических лицах, учрежденных организацией: ____________________ ___________________________________________________________________________ 16. О филиалах и представительствах организации: ______________________ ___________________________________________________________________________ При приеме-сдаче дел были установлены следующие факты: 1. Недостача денежных средств в сумме _____________________________________ 2. Отсутствие следующих документов ________________________________________ 3. Отсутствие следующих товарно-материальных ценностей ____________________ 4. Отсутствие следующих печатей и штампов _________________________________ 5. Недостатки в следующих документах ______________________________________ Другие нарушения __________________________________________________________ Я, ___________________________________________________________________, (Ф.И.О. генерального директора, сдающего дела) не согласен со следующим положениями данного приемо-сдаточного акта: ______ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (подпись генерального директора, сдающего дела) (инициалы, фамилия) Настоящий приемо-сдаточный акт составлен в двух экземплярах, один из которых представляется на утверждение _____________________________________ (председатель общего собрания либо __________________________________________________________________________, иного органа, принявшего решение о смене ген. директора, собственник имущества организации) а другой остается у передающего дела. Приложение: 1. ____________________________________________________________ 2. ____________________________________________________________ Дела сдал Генеральный директор (руководитель организации), сдающий дела _________ _______________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Дела принял Генеральный директор (руководитель организации), принимающий дела _________ ________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Составитель акта о приеме-сдаче дел Генерального директора (руководителя) организации: _________ _______________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Председатель комиссии _________ ________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Члены комиссии: _________ ________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) _________ ________________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Присутствующие лица: 1. _________________________________________________________________ (должности, Ф.И.О., подписи) 2. _________________________________________________________________ (должности, Ф.И.О., подписи) 3. _________________________________________________________________ (должности, Ф.И.О., подписи)

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

ФАЙЛЫ

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

  • обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
  • оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
  • разделить зоны ответственности;
  • стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Процесс передачи дел

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

  • причину и сроки выполнения приема-передачи;
  • лицо, ответственное за процедуру;
  • состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
  • срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

  1. Составление приказа.
  2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
  3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
  4. Передача.
  5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:

  • регистрации приказа, изданного для передачи дел;
  • полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
  • проверки ведения учета;
  • выполнения непосредствено передачи дел;
  • составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

Что указывается в акте передачи?

Пример документа.

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

В акте обязательно указывается:

  • наименование компании;
  • вид и название документа;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

  • системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
  • учета движения денежных потоков;
  • учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
  • учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
  • отчетов, переданных в налоговую службу;
  • расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
  • состояния амортизации имущества и др.

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

Регистрация ИП